Dashboard de indicadores: 8 dicas para montar um na sua empresa
Má gestão de recursos e falta de planejamento são, segundo uma pesquisa da Boa Vista, a principal causa de falência das empresas no Brasil. Para evitar isso, o dashboard de indicadores é uma das muitas ferramentas que podem ser usadas para manter um negócio nos trilhos.
Por outro lado, embora a maioria dos gestores até tenha uma ideia do que seja e da sua utilidade, uma parcela expressiva desconhece como montar um e torná-lo efetivo.
Se você não quer fazer parte desse grupo, avance na leitura e saiba como construir dashboards que serão verdadeiros “oráculos” em sua empresa.
O que é um dashboard de indicadores e para que serve?
Dashboard é o termo, em inglês, cuja tradução é painel de controle. Basicamente, ele serve para o monitoramento de indicadores e métricas, tendo em vista objetivos de negócios ou mesmo para aferir uma audiência. Por exemplo, considere que suas vendas no mês passado ficaram aquém do que se esperava.
O efeito disso é facilmente percebido. Afinal, com menos recursos, vai faltar dinheiro para honrar compromissos ou para investir. Nesse sentido, um painel de controle é o que vai dar a dimensão do estrago ou do lucro ao longo de um certo período. Ele deve trazer informações relevantes para que você saiba o quê, como e quando fazer algo a respeito das questões que apresenta.
Quais as vantagens da sua construção?
O objetivo de um avião comercial ao levantar voo é sempre chegar ao destino no tempo previsto ou, se possível, até mesmo antes. Isso sem abrir mão da segurança e do conforto dos passageiros e, claro, da equipe de profissionais a bordo.
Um dashboard de indicadores está para sua empresa como o painel de instrumentos está para o piloto de um avião. É por ele que você saberá se sua empresa está na rota certa para chegar a um ponto previamente traçado. É por isso que, ao construir um, você passa a ter uma série de vantagens competitivas.
Veja quais são!
Otimização da coleta de dados e relatórios
Voltando ao exemplo do segundo tópico, vamos supor que você quer conhecer a dimensão do prejuízo que sua empresa teve no último mês. Nesse momento, descobre que ela não tem um repositório de dados ou qualquer outra fonte de onde tirar informação sobre suas vendas.
Com um dashboard de indicadores, você poderá definir esses repositórios e estruturar os dados de modo que eles passem a ser apresentados como informações relevantes, no caso do exemplo acima; com X % de prejuízo da empresa em determinado período se comparado com o faturamento.
Assim, terá a base para entender o que se passa e, assim, tomar melhores decisões.
Otimização de tempo e recursos
Não se pode esquecer que, hoje, dados são o que o petróleo um dia representou para o desenvolvimento mundial. Tendo um painel que permita geri-los e codificá-los, você ganha um recurso valioso e, acima de tudo, tempo.
Não menos importante, o controle dos resultados também permite que a empresa disponha seus recursos de forma mais inteligente.
Tomada de decisões mais acertadas
Uma empresa na qual seus líderes e gestores decidem sem base nos seus principais indicadores de desempenho é, sobretudo, uma empresa cega. A partir de um dashboard que permita consultar e estruturar dados, você ganha visão sobre suas atividades, podendo decidir com segurança e rapidez.
Redução dos riscos da operação
Outro ponto essencial a ser observado é a gestão de riscos. Afinal, empresas estão imersas em ambientes que, muitas das vezes, podem ser bastante hostis. Decisões governamentais, mudanças nas leis, impostos e os próprios concorrentes são ameaças e, por isso, exigem muita atenção para não causar mais estragos que o normal. Ao contar com mecanismos de controle, você não só evita esses riscos como ganha eficiência operacional e, assim, protege seu negócio do imponderável.
Como montar um dashboard que funciona?
As dicas que daremos a seguir podem ser aplicadas em plataformas gratuitas como Google Data Studio ou mesmo uma planilha do Excel.
Portanto, se você não tem o conhecimento necessário para trabalhar com essas ferramentas, recomendamos que domine, pelo menos, o básico delas antes de prosseguir, ok? Então, vamos ver como montar um painel em seus aspectos elementares.
1. Escolha dos dados a apresentar
O primeiro item a ser analisado na montagem de um dashboard de indicadores é que tipo de dados ele vai apresentar. Se você pretende monitorar suas vendas, por exemplo, poderá incluir informações como:
- valor do ticket médio;
- número de oportunidades criadas por vendedor;
- Life Time Value (LTV);
- Retorno sobre Investimento (ROI).
O importante aqui é que os KPIs selecionados sejam relevantes para a empresa considerando seus objetivos estratégicos, ou seja, aqueles que guiam o negócio como um todo.
2. Defina o tipo de dashboard
Voltemos ao exemplo do avião, considerando que os voos que ele realiza são parte das operações de uma empresa, no caso, sua companhia aérea.
No nível estratégico, essa companhia tem como objetivo prestar o melhor serviço no menor tempo possível.
Para isso, na parte tática, ela precisa contar com aeronaves modernas e que sejam capazes de chegar ao destino nos tempos previstos.
Já na ponta do processo, suas operações devem ser orientadas para que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
Então, os pilotos devem ser treinados para voar rápido e em segurança, bem como a tripulação para prestar o melhor atendimento.
Dessa forma, os dashboards deverão ser definidos tendo em vista esses três níveis de gestão da empresa, como veremos a seguir.
Estratégico
Um dashboard estratégico é todo aquele que pode ser usado para controlar o andamento da estratégia de uma empresa.
Nossa companhia aérea, por exemplo, pode usar como KPIs indicadores como tempo médio de chegada para cada aeronave, separado por percurso. Isso pode ser feito comparando com a performance da concorrência, dependendo dos dados disponíveis.
Tático
No nível tático, um exemplo de indicador que poderia ser mostrado nesse dashboard seria a velocidade média que cada avião registra.
Portanto, a ideia aqui é que seja mostrado se a empresa está no rumo para chegar aos seus objetivos estratégicos de forma mais direta.
Operacional
Finalmente, em um dashboard operacional, são medidos os desempenhos das pessoas, as atividades de linha de frente e como o plano de ação está sendo executado.
Continuando no exemplo da companhia aérea, um KPI que poderia ser utilizado aqui é o número de refeições servidas a bordo e a quantidade de horas de voo de cada piloto.
3. Selecione os gráficos apropriados
Dashboards são, essencialmente, ferramentas visuais. Por isso, ao trabalhar com dados, é preciso escolher de que forma eles serão apresentados. Nesse caso, se os seus relatórios não vão sair do seu PC ou celular, você pode optar por histogramas ou gráficos de barras. Entretanto, se você fará apresentações, então gráficos do tipo pizza são indicados por serem mais facilmente visualizados.
4. Configure alertas
Como vimos, painéis de controle não são apenas para serem consultados uma vez por mês. Sendo assim, defina critérios para que seus dashboards sinalizem visualmente sempre que um indicador estiver fora ou dentro dos padrões esperados. Por exemplo: se as vendas estão abaixo das metas, podem ser indicadas em vermelho.
5. Faça revisões
Seja qual for o modelo de dashboard de indicadores que você montar, não deixe de revisá-lo periodicamente. Isso porque os próprios indicadores podem se tornar obsoletos com o tempo, considerando que os objetivos da empresa também mudam. Lembre-se: a perfeição não existe, mas deve ser sempre a meta.
6. Fique atento à escolha das cores
A psicologia das cores vale para a análise de desempenho como vale para ações de marketing e vendas.
Sendo assim, ao montar seu dashboard, procure ser criterioso na escolha das cores, de maneira que elas expressem de forma coerente os KPIs que estão medindo.
Vale destacar, ainda, que a opção verde/vermelho tem sido preterida por outras cores que ofereçam maior contraste, conforme os princípios da visualização de dados inclusiva para daltônicos.
7. Padronize o painel
Para cumprir com seus objetivos, um dashboard precisa ser de leitura clara e, para isso, seus dados devem estar dispostos conforme um padrão.
Uma maneira de fazer isso é hierarquizar os KPIs, conforme atributos como:
- relevância estratégica;
- custos gerados;
- receitas geradas;
- data/período.
8. Conte com um sistema de controle
A verdade é que seria humanamente impossível manter o controle sobre todos os seus indicadores chave de performance manualmente.
Por isso — e tendo em vista que estamos em plena Transformação Digital — o melhor a se fazer é automatizar as rotinas de coleta, tratamento e análise de dados com um sistema de controle. Vamos ver como fazer isso na sequência. Continue acompanhando!
Dica Extra
Dependendo do tamanho da sua empresa ou da complexidade do seu negócio, criar e gerir esses dashboards através de planilhas ou mesmo através de uma plataforma mais especializada mas pouco ou nada integrada as demais demandas estratégicas da empresa, pode se tornar um processo complexo e moroso.
Neste caso, contar com o apoio de um sistema especializado em gestão estratégica pode ser a solução; com o Scoreplan as Dashboards de acompanhamento são geradas automaticamente a partir das definições que você fizer. Além disso, é possível integrar com o planejamento estratégico da empresa e com outras fontes de dados externas, como por exemplo um sistema de ERP.
Sejam quais forem seus objetivos estratégicos, táticos e operacionais, com o Scoreplan você passa a ter muito mais controle sobre seus KPIs mais importantes.
Use-o para montar um dashboard de indicadores campeão e eleve a competitividade da sua empresa a um novo patamar!
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