Gestão Orçamentária em períodos de Crise, segundo Especialista
Em Dezembro de 2019 lançamos o módulo de Gestão Orçamentária do Scoreplan. Foram pelo menos 6 meses de trabalho; entre levantamentos, estudos e desenvolvimento efetivamente. Esse módulo crescer e se tornou uma Solução da Plataforma Scoreplan, repleto de funcionalidades e possibildiades.
A iniciativa surgiu quando formalizamos uma parceria de negócios com o Consultor Mauro Dávila, que acumula mais de 10 anos de experiência na área de Controladoria.
Na ocasião o Mauro nos relatou sobre as dificuldades que ele enfrentava nas empresas, devido ao fato de a maioria fazer Gestão Orçamentária através de planilhas; o que era maçante para os profissionais e acabava elevando o nível de dificuldade na continuidade do trabalho.
“Existiam ferramentas, mas a um custo altíssimo, inviável para pequenas e médias empresas” – Mauro Dávila
Não tem como fazer Gestão Estratégica sem considerar a variável financeira, que na verdade é uma das mais importantes – se não a mais. Foi a partir dessa constatação que resolvemos incluir o módulo de Gestão Orçamentária no Scoreplan; com o objetivo de torná-lo mais completo e entregar ao mercado uma ferramenta com custo-benefício superior.
Com sua larga experiência na implementação do Orçamento Empresarial (Budget), o Mauro esteve ao nosso lado durante todo o processo de desenvolvimento, e ainda agora. Considerando o momento atual e a importância de uma boa gestão das finanças empresariais, tivemos uma conversa bastante pertinente com ele, que rendeu insights valiosos! Veja abaixo:
Primeira Parte da conversa sobre Gestão Orçamentária
Scoreplan: dentro do contexto de Gestão Orçamentária, e considerando as empresas em que você já atuou, existe uma barreira (problema) comum a todas elas? Como resolveu/resolver?
Mauro:
“Primeiro problema: a (falta de) cultura de planejamento financeiro. Isto se resolve trazendo profissionais com expertise para a empresa ou, contratando consultorias especializadas. Segundo problema: a falta de uma ferramenta para suportar o processo de planejamento, que é algo naturalmente lento e pesado, e é imprescindível torná-lo dinâmico, leve e flexível – para que possamos lidar melhor com situações como esta que estamos vivendo.”
Scoreplan: nesse teu tempo de experiência, atuando na área de Gestão Orçamentária em empresas de diversos portes e segmentos, houve algum momento chave – crítico – que você possa nos contar, em que a Gestão Orçamentária fez total diferença, e como foi isso?
Mauro:
“Para um profissional da área de Controladoria e Finanças a Gestão Orçamentária é crítica, sempre. Não consigo imaginar uma empresa iniciar um novo exercício sem um Orçamento elaborado, porém estas empresas existem, e são muitas, e é nosso papel, como consultores e provedores de soluções de tecnologia, trabalhar, fornecendo capacitação e ferramentas para mudar esta cultura. Quanto ao cenário atual nunca houve algo parecido.”
Segunda Parte da conversa sobre Gestão Orçamentária
Scoreplan: percebemos que nesse momento delicado os gestores estão muito preocupados e focados em “apagar o incêndio”, ou seja, manter o equilíbrio do fluxo de Caixa. E estão esquecendo de ampliar os horizontes e perceber que existem processos e ferramentas indiretamente ligados a isso que ajudariam não só a resolver o problema, mas também a se preparar melhor para os desafios futuros – como é o caso da Gestão Orçamentária. O que você diria a estes gestores?
Mauro:
“Um orçamento precisa ser bem estruturado; com canais de venda, centros de custo, responsabilidades… isso precisa ser muito bem pensado. Logo, as empresas que ainda não tem uma Gestão Orçamentária bem implementada, tem a sensação de que nesse momento resta apenas correr atrás de um fluxo de caixa viável.
Minha dica é: assim que for possível – e que a situação melhorar um pouco, esses gestores pensem em estruturar esse processo para ter a ferramenta disponível quando precisarem projetar os diferentes cenários em função de possíveis mudanças drásticas (ou nem tanto) no mercado, além do obrigatório acompanhamento do previsto x realizado, mensalmente.
Dá trabalho para construir o primeiro, mas depois será uma ferramenta de uso natural e contínuo. E, mesmo que a situação “normalize” nos próximos meses, o cenário de instabilidade permanecerá, por muitos meses ainda, até pela situação política/econômica que vive nosso país.
As empresas que já tem um orçamento elaborado, tem a ferramenta necessária para projetar novos cenários e seus possíveis resultados (Ebitda, Lucro) com prováveis reduções de receitas e obrigatória redução de custos.”
Terceira Parte da conversa sobre Gestão Orçamentária
Scoreplan: dentro do contexto de Gestão Orçamentária, quais são os principais processos e ferramentas que podem ajudar as empresas nesse momento, e como exatamente irão ajudar?
Mauro:
“O Orçamento (Budget), associado ao Fluxo de Caixa, são ferramentas fundamentais neste momento. O primeiro passo é, em cima de um orçamento já elaborado, replanejar para algo viável, porque, com raras exceções, os orçamentos que foram montados para 2020, possivelmente 2021 e talvez 2022, foram para o ralo.
Então comece projetando os cenários com redução de receita e custos compatíveis, identificando possíveis oportunidades de novos produtos e/ou mercados e chegando a uma projeção de resultado factível para depois elaborar o fluxo de caixa a partir do orçamento montado. Finalmente; fazer o acompanhamento mensal obrigatório do previsto x realizado e possíveis (e prováveis) correções de rumo.
Na prática, o que eu estou vendo é muitas empresas reduzindo custos, através da prática de demissão de funcionários, sem ter a mínima noção do quanto isso irá contribuir para melhorar o resultado, porque não tem a cultura ou não tem conhecimento das ferramentas que permitem tomar as decisões com segurança, através da projeção de resultado financeiro das suas ações. Inclusive a prática da simples demissão aumenta os custos no curto prazo, por causa das indenizações, quando poderia ser mais interessante, financeiramente, optar pelas práticas de flexibilização de jornada de trabalho e remuneração que foram permitidas.”
Quarta, e última, parte da conversa sobre Gestão Orçamentária
Scoreplan: além de uma vasta experiência com Gestão Orçamentária, você atuou por muitos anos na área de tecnologia. Na sua opinião, como a tecnologia pode facilitar todo esse processo e o quanto isso é importante?
Mauro:
“Exato. Eu vivenciei os “dois mundos”. Primeiro, o da Tecnologia, mas muitas vezes sem saber exatamente o que as empresas precisavam/esperavam de um provedor de tecnologia. Depois vivi o mundo do profissional de Controladoria e Finanças mas sem soluções de tecnologia disponíveis, a um custo viável para uma empresa pequena ou média, que permitisse tornar o processo de orçamento dinâmico e, porque não, fácil de fazer. Em função exatamente disso, estou muito focado no projeto de viabilizar uma solução de tecnologia para permitir o processo de orçamento de forma ágil e dinâmica, e a um custo compatível para pequenas e médias empresas também.
Agora, estamos vendo surgirem ferramentas tecnologicamente muito atualizadas (em nuvem), a um custo compatível para qualquer tamanho de empresa, mas ainda não será um processo fácil, como comentei no início; pois caberá a nós, consultores e provedores de tecnologia, promover esta transformação nas empresas.”
