Orçamento de RH: guia de como fazer e quais ferramentas utilizar
A gestão orçamentária do setor de Recursos Humanos é uma das mais importantes de uma empresa. Afinal, a utilização de recursos e a gestão de pessoas são as principais bases de qualquer organização.
Além disso, essa área também é a responsável por lidar com questões delicadas — que podem significar prejuízos judiciais para seu negócio.
Nesse artigo, reunimos um guia de como fazer um orçamento de RH e quais ferramentas utilizar na hora de elaborá-lo. Também, trouxemos conselhos fundamentais de um dos especialistas da Scoreplan. Continue a leitura e aproveite o conteúdo!
Fundamentos do orçamento de RH
Os fundamentos do orçamento de RH consistem na organização de todas as despesas e investimentos que o setor terá nos próximos meses. Esse planejamento vale tanto para o funcionamento efetivo das atividades, quanto relacionados à gestão de pessoas da empresa.
Além de nortear as ações e verbas, ele permite a identificação e corte de gastos desnecessários. Assim, é possível otimizar os fatores orçamentários do departamento, ao mesmo tempo em que há a destinação de cada recurso de forma estratégica.
Outro benefício do orçamento de RH é que, com base nesse planejamento, fica mais fácil determinar quando serão feitos os investimentos necessários, sem causar grandes prejuízos ao faturamento da empresa.
Como consequência, o lucro do negócio sofre menos impacto, o que garante bons retornos aos seus administradores e investidores, bem como uma estabilidade do negócio.
O orçamento de RH também proporciona os seguintes benefícios à gestão de pessoas:
- Redução de gastos;
- Utilização objetiva e estratégica de recursos;
- Projeção de novas metas de produtividade;
- Conformidade com as Leis Trabalhista;
- Previsibilidade financeira para cobertura das despesas;
- Tomada de decisões baseada em dados;
- Maior transparência nos processos financeiros;
- Priorização e manutenção dos recursos;
- Facilidade no alcance de metas e objetivos.
Importância do orçamento de RH
A gestão de pessoas é uma estratégia que vai muito além de recrutar novos funcionários e avaliar o desempenho dos colaboradores. Na verdade, esse setor também deve lidar com a elaboração do orçamento de RH.
Afinal, esses colaboradores devem ser remunerados por suas atividades, o que, a depender do modelo de contratação, também significa custos com encargos trabalhistas, os quais devem ser gerenciados corretamente.
Caso contrário, a empresa fica sujeita a processos judiciais trabalhistas, que podem significar perdas maiores do que se as despesas tivessem sido pagas corretamente.
Então, além de lidar com pessoas, o setor de Recursos Humanos também cuida de dinheiro, cuja destinação deve ser devidamente planejada em um orçamento.
Além de evitar problemas na justiça pelo pagamento incorreto de direitos trabalhistas, essa organização também oferece uma visão clara e ampla de todos os custos de uma empresa.
Dessa forma, os gestores conseguem visualizar quais são as demandas que precisam de mais recursos financeiros e facilitam a tomada de decisões quanto a possíveis cortes e outros assuntos relacionados.
Desafios do planejamento de orçamento de RH
Para garantir uma organização eficiente dos recursos, você deverá superar alguns desafios do planejamento de orçamento de RH. Entre eles, a dificuldade de implantação das avaliações de desempenho.
Afinal, para executar essa tarefa você precisará lidar com dados e cenários muito incertos, desde uma possível mudança do mercado até o pedido de demissão de funcionários.
Fora a incerteza e a falta de informações precisas, o setor ainda deve se preocupar em definir as prioridades orçamentais, de forma que elas recebam os recursos necessários para suas devidas operações.
E claro: os profissionais ainda deverão focar em suprir as necessidades do setor, que demanda bastante atenção o que, em muitos casos, não conta com suporte externo.
Quando elaborar o orçamento de RH?
Se a sua empresa ainda não possui um planejamento orçamentário para o RH, a resposta é direta: o mais rápido possível.
Agora, se o seu negócio já tem um orçamento de RH, o ideal é esperar pelo próximo ano contábil para elaborar o próximo.
Porém, isso não significa que você não possa modificar o atual planejamento! Na verdade, você deve fazer isso, não apenas para colocar em prática as dicas aprendidas nesse artigo, como também para adequá-lo à realidade atual do mercado.
6 Passos para Elaboração do Orçamento de RH
Como vimos, o planejamento financeiro é um documento crucial para o sucesso do setor da empresa. Portanto, para garantir que todas as informações estejam inseridas nele, você deve seguir alguns passos para elaboração do orçamento de RH.
Nesse contexto, os colaboradores terão acesso a um documento completo, com tudo que precisam para que os objetivos e benefícios dessa estratégia sejam alcançados.
Para te ajudar nesse processo de elaboração do orçamento de RH, reunimos abaixo os passos que você deve seguir:
1. Análise histórica
A análise histórica dos balanços patrimoniais e orçamentos anteriores do setor é o primeiro passo para elaborar o novo documento. Por meio desse estudo, você consegue identificar padrões e variações relacionados às despesas anteriores e compreender quais tópicos não podem faltar no planejamento atual.
Além disso, esse passo inicial é fundamental para você identificar os gastos desnecessários do setor e realizar os devidos cortes.
2. Estimativa de custos futuros
Após compreender o histórico do orçamento de RH da empresa, você deve começar a elaborar uma estimativa de custos futuros.
Para isso, considere todas as despesas desse setor, como:
- Contratações planejadas;
- Capacitações;
- Benefícios;
- Encargos trabalhistas;
- Salários;
- Horas extras;
- Promoções de profissionais.
Durante esse processo, seja o mais minucioso possível e utilize os históricos analisados para não esquecer de incluir nenhum custo.
3. Previsão de eventos especiais
Além dos custos conhecidos pelo setor, considere também a previsão de eventos especiais como fusões, aquisições e reestruturações.
Dessa maneira, será mais fácil incluir gastos que fogem do planejamento, evitando surpresas no orçamento e no lucro da empresa. Ainda, essa organização garante que o setor tenha os recursos necessários para suprir todas as despesas fixas, sobretudo as da gestão de pessoal.
4. Alocação de recursos para programas de RH
A alocação de recursos para programas de RH é outro passo fundamental durante a elaboração de orçamentos do setor. Ele deve considerar custos com treinamentos, recrutamento e programas de bem-estar.
Inclusive, garantir recursos para esses programas é essencial para a empresa executar as estratégias que proporcionam benefícios para todo negócio.
Afinal, com uma equipe treinada e capacitada, a qualidade, a eficiência e a produtividade das atividades realizadas são altas. Assim, é possível entregar um serviço ou produto melhor aos clientes, impactando também na satisfação e fidelização deles.
5. Previsão de cenários
Como o orçamento de RH é basicamente uma previsão de cenários futuros para uma empresa, você deve estruturá-lo durante a elaboração do seu planejamento financeiro.
Nesse caso, você deve ser tanto realista, como também otimista e pessimista.
Ou seja, primeiro, você deve se concentrar em criar um cenário mais próximo da sua realidade atual, considerando o histórico de outros orçamentos do negócio para aquela mesma época do ano.
Contudo, como o mercado apresenta instabilidades, você também deve criar cenários fora dessa realidade. Então, comece com o lado negativo, projetando, por exemplo, a perda dos maiores clientes da empresa.
Em seguida, crie cenários positivos. Por exemplo, um em que o negócio fecha um contrato duas vezes maior que o melhor cliente atual.
Essas previsões são importantes, pois, além de imaginar os possíveis cenários, você também tem maior clareza para organizar o orçamento de RH com base nos recursos disponíveis. A partir disso, ainda que a situação não seja igual àquela projetada, ainda assim os gestores terão uma ideia de como proceder em suas decisões.
6. Ajustes e revisões periódicas
Ainda que essa não seja uma etapa necessariamente do processo de elaboração do orçamento de RH, ela também é fundamental para o sucesso dessa estratégia.
Por meio dos ajustes e revisões periódicas ao longo do ano, é possível garantir a eficiência do planejamento a longo prazo. Até porque, por mais que suas previsões sejam compatíveis com a realidade, nunca sabemos o que está por vir.
Então, para garantir que o orçamento de RH esteja realmente em conformidade com o cenário da empresa, você deve revisá-lo. Esses ajustes devem ser feitos, periodicamente, a cada três meses ou em casos de mudanças que impactam o negócio.
Ferramentas úteis para orçamento de RH
A tecnologia é a principal aliada das empresas. Então, para elaborar o orçamento de RH, escolha a ferramenta que melhor se adapta às suas necessidades.
Com isso, você não apenas facilita a elaboração e controle desse planejamento, como também reduz os erros causados por falhas humanas.
A Scoreplan é uma das principais ferramentas para orçamento de RH disponíveis no mercado. Ela permite o planejamento, execução, acompanhamento e análise dos resultados de cada etapa do Planejamento Orçamentário, além de oferecer outras funcionalidades importantes para os gestores.
Benefícios de utilizar ferramentas digitais no processo
As ferramentas digitais oferecem uma série de benefícios no processo de elaboração de orçamento de RH. Entre elas, podemos citar a automação eficiente, garantia de precisão, análise de dados avançada, simulações de cenários, acompanhamento em tempo real e colaboração remota.
Além disso, ao simplificar processos e fornecer informações valiosas, essas soluções capacitam as organizações a tomar decisões informadas e estratégicas, impulsionando o sucesso empresarial.
Veja abaixo quais são os principais benefícios do orçamento de RH:
Diminuição do tempo de execução
O uso de sistemas de software ou automação de processos pode acelerar a execução de tarefas. As máquinas conseguem realizar tarefas repetitivas de maneira muito mais rápida do que os seres humanos, resultando em um tempo de execução mais curto para projetos e atividades.
Redução da quantidade de erros
A redução da quantidade de erros é um dos principais benefícios da automação e da melhoria de processos. Esse benefício não apenas aumenta a qualidade do trabalho realizado, mas também economiza tempo, recursos e minimiza os riscos associados a erros humanos.
Assim, é possível garantir um ambiente de trabalho mais eficiente e confiável.
Menor necessidade de retrabalho
A menor necessidade de retrabalho é um benefício significativo, intimamente relacionado à automação e à melhoria de processos. Esse benefício se refere à redução da quantidade de trabalho adicional para corrigir erros, realizar ajustes ou refazer tarefas devido a problemas identificados em um estágio posterior do processo.
Aumento da produtividade do setor
A automação e a eficiência nos processos levam a um aumento da produtividade em um setor, pois há menos tempo gasto em tarefas manuais e correções. Dessa forma, os funcionários podem se concentrar em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado.
Acesso facilitado às informações orçamentárias
Sistemas de software e automação podem fornecer acesso rápido e fácil às informações orçamentárias. Isso permite que os gestores e tomadores de decisão acessem dados financeiros relevantes sempre que precisarem, facilitando o monitoramento e o planejamento financeiro.
Análise de Dados Avançada
As ferramentas digitais podem processar grandes volumes de dados de RH e apresentá-los de maneira compreensível. Nesse contexto, os gestores podem tomar decisões baseadas em dados e identificar tendências e insights valiosos.
Compartilhamento mais rápido das revisões realizadas
Quando as revisões e atualizações são feitas em documentos ou projetos, a automação permite o compartilhamento instantâneo dessas revisões com as partes interessadas. Isso agiliza o processo de revisão e colaboração.
Integração com os dados financeiros de outros setores da empresa
A integração de sistemas e dados financeiros de diferentes setores da empresa melhora a visibilidade e a coordenação das finanças em toda a organização. Isso torna a gestão financeira eficaz e permite que a empresa tome decisões mais informadas com base em uma compreensão holística da sua situação financeira.
Inclusive, com a Scoreplan, além desses benefícios acima, você ainda garante:
- Planejamento de cenários;
- Integração com ERP;
- Visão multimoedas;
- Otimização do fluxo de caixa;
- Integração do planejamento estratégico e orçamentário.
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Erros comuns ao elaborar um orçamento de RH e como evitá-los com dicas práticas
Além das vantagens, você deve ter na ponta da língua quais são os erros comuns ao elaborar um orçamento de RH e como é possível evitá-los de forma prática.
Através desse conhecimento, sua empresa conseguirá obter excelentes resultados e ainda evitar o retrabalho ou perda de recursos, especialmente devido ao direcionamento eficaz dos valores.
Para que você tenha acesso a informações confiáveis e que realmente ajudem o setor durante a elaboração do orçamento de RH, conversamos com um dos especialistas da Scoreplan.
Veja abaixo as perguntas feitas por nós e as soluções trazidas por ele para você colocar em prática:
1. Quais são os componentes essenciais de um orçamento de RH que muitas empresas negligenciam?
Um bom orçamento de RH exige a utilização de muitos componentes. Mas, nem todas as empresas se atentam às suas aplicações e acabam tendo lacunas em seu planejamento orçamentário.
Os componentes mais negligenciados são:
- A montagem do orçamento com base nos dados planejados e com base nos orçamentos realizados no ano anterior;
- A atenção aos encargos e benefícios trabalhistas, pois, normalmente, esses fatores não são planejados, mas são incluídos e impactam muito no pacote de contas das despesas com pessoal;
- A realização de uma análise do orçamento de receita. Se houver um aumento considerável na receita, provavelmente deverá forçar um aumento do quadro de funcionários.
2. Como a tecnologia impacta a maneira como os orçamentos de RH são criados e gerenciados?
Na maioria das empresas, o orçamento é montado no Excel. Porém, um software para o planejamento e acompanhamento orçamentário é essencial para garantir maior sucesso dessa estratégia.
Com a Scoreplan, temos confiabilidade nos dados, sem medo de excluir uma coluna ou uma célula do Excel e perder todas as informações e fórmulas das planilhas.
Sem falar que a automação dos processos garante ganho de tempo na execução e possibilita maior atenção às tarefas analíticas e menos operacionais.
3. Quais são as melhores práticas para lidar com custos imprevistos no orçamento de RH?
Os custos imprevistos no orçamento de RH são comuns de acontecer, e sua empresa deve estar preparada para eles. Um grande exemplo é a não previsão de desligamento de um funcionário antigo, o que gera um estouro de verba, prejudicando o orçamento de todo ano do setor e da empresa.
Nesse caso, a melhor prática é o remanejamento de recursos para não estourar o orçamento total. Além disso, sua empresa pode realizar um planejamento para que o novo cenário que o negócio se encontra seja analisado, bem como os impactos que causará no orçamento geral da organização.
4. Quais ferramentas você recomendaria para empresas de pequeno, médio e grande porte no que se refere ao orçamento de RH?
A ferramenta mais utilizada pelas empresas é o Excel, pela sua flexibilidade as empresas podem adequar a ferramenta de acordo com a empresa.
Porém, o Excel não consegue oferecer muitas das facilidades que os softwares especializados ofertam,. Aqui, reitero a dificuldade dos profissionais em efetuar o processo manual e trabalhoso de preenchimento das planilhas.
Então, tanto para as pequenas e médias, quanto para as grandes empresas, o recomendável é o uso de um sistema que auxilie o gerenciamento do orçamento.
Dessa forma, é possível obter maior agilidade durante a elaboração do orçamento de RH das empresas, com premissas cadastradas, integração com ERP, confiabilidade dos dados e facilidade na geração de cenários.
Todos esses benefícios e funcionalidades elevam a gestão orçamentária da empresa para um nível mais estratégico, sem perda de tempo com o operacional.
5. Quais métricas são cruciais para monitorar quando se trata de orçamentação de RH?
A principal métrica que deve ser observada no orçamento de RH são as contas de remuneração, como os salários, horas extras e adicionais noturnos.
Isso porque essas contas impactam em inúmeros encargos e benefícios, que são alterados proporcionalmente conforme o aumento e diminuição das contas de remuneração.
Ainda, você deve acompanhar de perto essas despesas, pois elas afetam o orçamento geral da empresa, não apenas do setor de RH.
6. Como lidar com variações significativas no orçamento de RH, como eventos inesperados ou crises?
As variações devem ser previstas ao máximo, porém, muitas vezes o período anual acaba sendo muito extenso para conseguirmos prever todas as possibilidades.
No caso de eventos inesperados, crises ou demais acontecimentos que impactam diretamente nos gastos projetados, o ideal é revisar o planejamento e trazer os números planejados no passado para a realidade que a empresa está vivendo.
Dessa forma, com esse replanejamento, é possível ficarmos cientes dos novos gastos que estão por vir e também remanejar outras despesas. Ou, até mesmo incrementar a receita para que o objetivo da empresa seja alcançado ao final do período.
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Percebeu o quão importante é o orçamento de RH?
Além de organizar as despesas do setor de gestão de pessoas, esse planejamento garante uma visão mais assertiva do negócio, bem como ajuda a evitar processos judiciais devido ao pagamento incorreto de encargos trabalhistas.
Para elaborar um orçamento de RH estratégico e eficiente, sua empresa também deve possuir um sistema orçamentário inteligente e completo, como o Scoreplan!
Em uma única solução, você terá acesso a estratégias, indicadores, projetos, ações, riscos e orçamentos, garantindo uma ampla visão dos planejamentos do seu negócio.
Por meio da nossa plataforma, você consegue planejar, executar, analisar e gerir resultados do Planejamento Estratégico e do Planejamento Orçamentário de forma intuitiva e prática. Sem falar na integração com outros sistemas!
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