Planejamento estratégico: como ter sucesso nos seus planos de ação

A qualidade do planejamento estratégico tem ligação direta com o êxito dos planos de ação. Mas, para isso, você precisa entender o significado e importância de cada um, como eles funcionam e se interligam e como você pode utilizá-los para melhorar a gestão da sua empresa.

E, neste artigo, te mostramos tudo o que você precisa saber sobre o assunto, como:

• o que é o planejamento estratégico;
• o que são planos de ação e a sua importância;
• o passo a passo para criar planos de ação eficientes;
• os desafios mais comuns encontrados em planos de ação e como superá-los.

Confira!

O que é planejamento estratégico? 

O planejamento estratégico é um processo fundamental para o sucesso de qualquer organização. Ele funciona como um roteiro que define a direção da empresa, em que auxilia na identificação dos objetivos de longo prazo e estabelece as estratégias para alcançá-los. É um guia que ajuda empreendimentos a navegar pelo cenário complexo e em constante mudança dos negócios. 

Essa abordagem sistemática e holística envolve a análise criteriosa do ambiente interno e externo da marca, o estabelecimento de metas de longo prazo e a formulação de estratégias para atingi-las. E a sua importância é comprovada em dados, visto que a falta de planejamento é a principal razão de falência das empresas. 

Veja mais sobre os elementos que o compõem!

6 elementos que compõem o planejamento estratégico

Para criar um planejamento estratégico preciso e atingível, é fundamental considerar 6 elementos essenciais. Cada um deles desempenha um papel importante na criação para o sucesso empresarial a longo prazo. Entenda mais sobre eles a seguir:

1. Missão, visão e valores 

A missão, visão e valores são imprescindíveis dentro de um planejamento estratégico e desenvolvimento de planos de ação. A missão é a declaração que define o propósito fundamental da organização, descrevendo o que ela faz, para quem e por quê. 

Já a visão representa a imagem futura que a marca deseja alcançar, orientando suas aspirações de longo prazo. Os valores indicam os princípios e crenças que norteiam o comportamento e as decisões do negócio, em que estabelece a cultura e a ética empresarial.

2. Análise SWOT 

A análise SWOT é uma ferramenta que ajuda a avaliar o ambiente interno e externo da organização. Ela identifica as Forças (Strengths) e Fraquezas (Weaknesses) internas, bem como as Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats) externas. 

Essa análise ajuda a identificar os pontos fortes a serem explorados, as áreas de melhoria, as oportunidades e os riscos a serem mitigados. Ela colabora para que os administradores estabeleçam um ponto de partida mais sólido, o que garante uma gestão de projetos mais eficiente e uma tomada de ação mais eficaz.

3. Objetivos e metas 

Outro elemento que compõe os planejamentos estratégicos são os objetivos de longo prazo. Para estabelecê-los, é essencial ter em mente que eles devem ser claros, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido — seguindo os critérios SMART. 

Já as metas, por sua vez, devem ser específicas, para quantificar o progresso em direção ao propósito final.

4. Estratégias e táticas

As estratégias são planos que traçam como a organização utilizará seus recursos e capacidades para atingir os objetivos de longo prazo. Já as táticas são ações específicas e detalhadas que compõem a implementação das estratégias.

Ambas estão diretamente relacionadas e são cruciais para traduzir o planejamento em ações concretas.

5. Planos de ação

Os planos de ação estratégicos são elementos fundamentais para o planejamento anual. Afinal, ele detalha como as estratégias e táticas serão implementadas, ou seja, são ferramentas práticas que orientam a equipe na execução das atividades.

6. Indicadores de desempenho

Os KPIs são métricas que ajudam a medir o progresso em direção aos objetivos e metas. Eles fornecem uma maneira objetiva de avaliar o desempenho da organização e determinar se as estratégias estão funcionando como esperado. 

Esses indicadores podem abranger diversas áreas, como finanças, vendas, satisfação do cliente e eficiência operacional. 

O que são planos de ação e qual a sua importância?

Após relembrar o que é um planejamento estratégico e seus elementos, você está preparado para se aprofundar em um dos principais componentes dele: os planos de ação. 

Esses documentos são importantes para a organização, já que “quebram” as estratégias em tarefas específicas. 

Eles incluem:

• Descrição da atividade, explicando o que precisa ser feito em termos específicos;
• Quem será responsável por realizar determinada ação;
• Os prazos estabelecidos;
• Os recursos necessários para completar uma tarefa como pessoal, orçamentário e materiais;
• Os indicadores de progresso utilizados;
• Informações sobre como será feito o acompanhamento dos avanços.

Leia também: 5W2H para a concretização do Plano de Ação da sua empresa: um passo a passo

Mais do que colaborar para a organização geral do projeto, os planos de ação são valiosos por auxiliarem as equipes responsáveis a se concentrar em atividades específicas e prioritárias. Isso evita dispersão de esforços e garante que os recursos sejam alocados em pontos mais importantes.

Eles também facilitam a comunicação eficaz da equipe e garantem que todos estejam alinhados às tarefas e objetivos. Além disso, fornecem informações detalhadas sobre a evolução de um projeto, o que permite uma tomada de decisão baseada em dados concretos.

Quais os principais tipos de planos de ação?

Os planos de ação são ferramentas versáteis, que podem ser adaptadas para atender diferentes necessidades organizacionais. Tudo irá depender do contexto e dos objetivos específicos da empresa. 

Entre os principais tipos, é possível citar:

• Estratégicos: ligados ao planejamento da organização;
• Operacionais: se concentram na implementação de atividades do dia a dia do negócio;
• Marketing: responsáveis por estabelecer as formas de promoção de produtos ou serviços;
• Recursos Humanos: focam em atividades relacionadas à gestão de pessoas, como treinamento, desenvolvimento, retenção e gerenciamento de pessoal. 
• Sustentabilidade: abordam iniciativas relacionadas à responsabilidade social corporativa e à redução do impacto ambiental;
• Contingência: estabelecem procedimentos e ações específicas a serem tomadas para garantir a continuidade das operações em tempos de adversidade;
• Melhoria contínua: projetados para identificar e abordar ineficiências nos processos organizacionais e buscar soluções.

Passo a passo para criar planos de ação eficientes

O passo a passo para criar planos de ação eficientes envolve uma série de etapas importantes. Mais do que isso, exige uma abordagem estruturada e cuidadosa para garantir que suas metas e objetivos sejam alcançados com sucesso. 

Descubra abaixo como fazer isso em passos estratégicos:

1º passo — Determinação de objetivos

Da mesma forma que os objetivos do planejamento, as metas do plano de ação devem ser criadas com base nos critérios SMART. Afinal, eles ajudam a criar alvos mensuráveis e claros, tornando a trajetória para o sucesso muito mais tranquila.

Mais do que isso, eles ajudam a equipe a concentrar seus esforços nas tarefas e ações que são mais relevantes para atingi-los. Isso evita a dispersão de recursos em atividades não essenciais. Ainda, quando as pessoas entendem como seu trabalho contribui para alcançar metas maiores, elas se sentem mais conectadas à missão da empresa.

Com propósitos claros, fica ainda mais fácil acompanhar e avaliar o progresso ao longo do tempo — ponto ideal para saber se está no caminho certo.

2º passo — Identificação de stakeholders

A identificação de stakeholders é o segundo passo crítico a ser realizado. Os stakeholders são indivíduos ou grupos com interesse, influência ou que afetam de alguma forma os objetivos da organização. 

Essa etapa é fundamental porque a colaboração e o engajamento dessas figuras têm um papel significativo no sucesso da implementação dos planos de ação. Você pode começar listando todos os indivíduos, grupos ou companhias que podem ser afetados pelos objetivos e ações definidos no planejamento. Isso inclui:

• clientes;
• funcionários;
• parceiros comerciais;
• agentes públicos;
• investidores.

A seguir, avalie o nível de interesse e influência de cada um em relação aos propósitos do seu negócio. Isso ajudará a priorizar aqueles que merecem mais atenção e comunicação direta. 

Tenha em mente que quanto maior a sua compreensão das necessidades, expectativas e preocupações de cada stakeholder, melhor você entenderá o que é importante para eles e mais eficaz será sua gestão de relacionamento.

3º passo — Definição de prioridades

Este passo é fundamental para garantir que os recursos da organização sejam direcionados para as áreas e atividades mais importantes e estratégicas. Para determinar as prioridades, comece avaliando a importância e o impacto de cada objetivo e ação relacionados à missão e às metas da empresa. 

Determine se há prazos ou circunstâncias específicas que tornam algumas ações mais urgentes do que outras. Mas, lembre-se de que as prioridades podem mudar ao longo do tempo. Por esse motivo, esteja aberto a ajustar suas prioridades, se necessário, para alcançar os objetivos.

4º passo — Enumeração dos recursos necessários

A listagem dos recursos necessários para executar as ações planejadas é imprescindível para a preparação adequada de um plano de ação. Então, comece avaliando a equipe que será necessária para implementar as ações planejadas. Isso inclui identificar as habilidades, experiências e competências necessárias para cada tarefa.

A seguir, atribua responsabilidades com base nas habilidades e competências de cada membro da equipe. Garanta que todos compreendam claramente suas funções e responsabilidades.

Considere, ainda, o orçamento financeiro necessário para executar as ações planejadas. Faça uma estimativa de custos relacionados a despesas operacionais, investimentos em tecnologia, marketing, pessoal adicional e qualquer outro gasto relevante. Assim, você evita desalinhamentos com as metas financeiras da organização.

Se preciso, busque parcerias ou colaborações com outras organizações, fornecedores ou stakeholders para apoiar a implementação das ações.

5º passo — Criação do cronograma

O cronograma é uma parte essencial de qualquer plano de ação, pois estabelece a linha do tempo para a execução das atividades planejadas. Para criá-lo, é preciso estabelecer uma sequência lógica, dado que algumas tarefas podem depender da conclusão de outras. Por isso, é importante identificar essas dependências para evitar atrasos.

Para criar um cronograma eficiente, é fundamental utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos e planos de ação, que ajudem a monitorar as tarefas. Se a plataforma conseguir fazer o mapeamento do planejamento estratégico de todas as áreas da empresa, como a Scoreplan, ela se torna ainda mais importante. 

Essa solução intuitiva e completa simplifica o dia a dia dos gestores ao centralizar estratégias, indicadores, projetos, ações, riscos e orçamentos em um só lugar. Dessa forma, você consegue ter uma visão ampla do negócio em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.  

6º passo — Implementação, monitoramento e ajustes

O passo final do processo de criação de um plano de ação eficiente envolve etapas. São elas: a implementação das atividades, o monitoramento constante do progresso e a disposição para fazer ajustes quando necessário. 

A  implementação das atividades consiste na realização das tarefas planejadas, a alocação de recursos, a designação de responsáveis e a execução das tarefas de acordo com o cronograma estabelecido. Para o monitoramento do progresso, é interessante acompanhar os relatórios de status e atualizações periódicas.

Esses instrumentos fornecem uma visão clara do andamento das atividades, indicando o que está indo bem e onde podem surgir problemas. Por fim, se os indicadores de progresso revelarem desvios significativos em relação aos objetivos ou se novas informações surgirem, é necessário estar preparado para adaptar os planos de ação e fazer ajustes.

Os ajustes podem incluir a revisão do cronograma, a realocação de recursos, a mudança de abordagem estratégica ou a redefinição de metas. O objetivo desse passo final é garantir que a organização permaneça ágil e capaz de responder a mudanças no ambiente empresarial.

Vale lembrar que a comunicação é uma parte essencial do passo final. É importante manter todos os membros da equipe atualizados sobre o progresso, os desafios e as mudanças nos planos de ação. Com isso, você mantém todos alinhados e engajados no processo.

4 desafios comuns encontrados nos planos de ação e como superá-los 

A gestão do plano de ação pode apresentar desafios, mas existem algumas formas de superá-los. Eles podem variar desde a resistência à mudança por parte dos colaboradores até a alocação insuficiente de recursos. Ainda, a falta de acompanhamento adequado e a rigidez dos planos em um ambiente empresarial em constante evolução também aparecem como desafios.

Neste tópico, exploraremos quatro dos “problemas” mais comuns e oferecemos estratégias para deixá-los para trás. Confira:

Resistência à mudança 

A resistência à mudança é um dos desafios mais comuns enfrentados ao implementar novos planos de ação. Isso ocorre porque as pessoas costumam ter uma tendência natural a resistir ao desconhecido e às alterações nas rotinas estabelecidas. No entanto, superar essa resistência é crucial para o sucesso da implementação dos planos de ação. 

Para isso, é fundamental investir em uma comunicação eficiente. Explique claramente por que a mudança é necessária e como ela beneficiará a organização e seus membros. Também, envolva a equipe desde o início, forneça treinamento e suporte e ouça suas preocupações para reduzir a resistência à mudança.

Falta de flexibilidade

Às vezes, os planos de ação são muito rígidos e não consideram mudanças ou imprevistos que podem ocorrer no ambiente empresarial. Isso pode resultar em ideias obsoletas que não se adaptam às novas circunstâncias.

Para evitar esse obstáculo, é preciso garantir que exista um entendimento geral de que o cenário corporativo é dinâmico. É necessário, também, estar preparado para ajustar suas estratégias e táticas conforme necessário. 

Nessa perspectiva, mantenha um processo de revisão contínua e esteja aberto às transformações quando elas forem justificadas. Caso elas ocorram, comunique-as de forma transparente a toda a equipe e explique as razões por trás das mudanças, da mesma forma que o impacto esperado.

E, se puder aprender com experiências passadas, melhor ainda! Analise o que funcionou e o que não funcionou em planos anteriores e use esse conhecimento para melhorar a flexibilidade dos projetos futuros.

Falta de recursos

A falta de recursos é um desafio recorrente que muitas organizações enfrentam ao criar e implementar planos de ação. Essa escassez pode se manifestar de várias maneiras, incluindo:

• Falta de pessoal qualificado, dificultando a execução das tarefas;
• Orçamento insuficiente ou limitado;
• Recursos materiais inadequados, especialmente em empresas de grande porte nas quais há uma competição acirrada entre diferentes departamentos ou projetos. 

Para deixar essa situação para trás, o ideal é identificar as tarefas e ações mais críticas para o sucesso do plano de ação e priorizá-las. Concentre-se em utilizar os insumos nas áreas de maior impacto. Avalie, ainda, se materiais de outros projetos ou áreas da organização podem ser realocados temporariamente para apoiar o plano de ação. 

Vale ainda buscar parcerias, investir na capacitação e no desenvolvimento da equipe existente ou explorar fontes alternativas de financiamento. Afinal, superar a falta de recursos pode exigir criatividade, além da capacidade de tomar decisões informadas sobre como alocar os recursos disponíveis da maneira mais eficaz possível.

Falta de avaliação e acompanhamento

A falta de avaliação e acompanhamento adequados se caracterizam entre os desafios mais críticos enfrentados na implementação de planos de ação. Embora eles possam ser cuidadosamente elaborados, a ausência de um sistema de acompanhamento pode resultar em uma perda de direção e eficácia ao longo do tempo. 

Assim, implemente um sistema de monitoramento regular, com reuniões para revisão do status das atividades. Essas reuniões devem ser agendadas e incluir atualizações de todos os responsáveis pelas ações.

Mantenha a equipe informada sobre o progresso das atividades e encoraje a aprendizagem contínua e a melhoria ao longo do processo. Além disso, outra ação essencial é contar com um software de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso das atividades, atribuir tarefas e manter registros atualizados.

Como já visto, uma solução como a Scoreplan pode desempenhar um papel significativo na simplificação desse processo, tornando-o mais eficaz. A plataforma se concentra em simplificar o gerenciamento de planos de ação e estratégias, ao oferecer:

• Centralização de todas as informações;
• Atribuição clara de responsabilidades a cada membro da equipe;
• Monitoramento do progresso das atividades em tempo real, com indicadores-chave rastreados automaticamente; 
• Alertas e notificações automáticas;
• Relatórios detalhados, que podem ser usados para avaliar o desempenho, identificar áreas de melhoria e apoiar a tomada de decisões informadas.

Em resumo, os desafios são normais, mas podem ser superados com planejamento cuidadoso, comunicação eficaz, alocação de recursos apropriados e uma abordagem flexível. Ao enfrentar esses desafios de forma proativa, sua organização estará mais preparada para alcançar seus objetivos e superar obstáculos no caminho para o sucesso.

Sabendo que a importância de um plano de ação bem estruturado não pode ser subestimada, você está preparado para implementá-los com eficácia!

Considere o passo a passo que aprendeu neste artigo e lembre-se de que a execução eficaz é um componente crítico para o sucesso organizacional. E, para se aprofundar e entender mais sobre planejamento estratégico e tudo o que gira em torno dele, baixe nosso Pack de Planejamento Estratégico.