No meio empresarial é comum haver dificuldade para executar o que foi planejado e é nesse ponto que se pode revelar as vantagens do OKR. A propósito, existe um estudo americano que aponta que apenas 13% das empresas colocam em prática aquilo que planejaram. Planejamento é essencial, mas é a execução que traz o resultado de fato. Logo, a maioria das empresas não colhe os bons frutos que um planejamento deveria dar.
Buscando alternativas para solucionar esse problema, os gestores migram entre métodos e ferramentas, e quando percebem, os planos se perderam. Como resultado, ficam reféns das oscilações do mercado tendo que, na maioria das vezes, represar investimentos a fim de garantir caixa para os períodos de baixa. Para essas empresas, existe um método que dá mais agilidade no planejamento e execução de suas estratégias. Estamos falando do OKR (Objectives and Key Results que significa Objetivos e Resultados-chave) e vamos explicar o que é e como implementá-lo para a sua empresa ter mais resultados
O que é OKR?
É uma metodologia de gestão criada para que todos, dentro de uma empresa, trabalhem por um objetivo comum, definido pelos seus gestores. Nos OKRs, nós temos dois principais componentes:
- objetivos (O): declaração concisa de onde a empresa quer chegar. Um bom objetivo precisa estar descrito com grande quantidade de detalhes;
- resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo.
Uma característica dos OKRs é que não existe uma inflexibilidade quanto a padrões de execução, ou seja, não importa muito como vai ser feito desde que o objetivo e as metas sejam atingidos. As equipes e os departamentos podem definir e executar suas tarefas da maneira que mais se adequar à sua realidade.
O OKR funciona no Google desde que a empresa tinha 40 funcionários, em 1999. Hoje, contando com 60.000 funcionários em várias partes do mundo, ainda é usado pela empresa. É uma prova que funciona para pequenas e médias empresas, bem como em grandes corporações.
Qual a diferença entre OKRs e as metodologias tradicionais?
A principal diferença entre o OKR e metodologias como Balanced Scorecard, ApO (Administração por Objetivos), entre outras, é não ser tão “engessada”. Ou seja, ela é muito mais ágil para ser implementada, uma vez que exige menos esforço de assimilação. De certa forma, ela vem ao encontro de outra metodologia, a Ágil, cuja filosofia por trás das suas técnicas é praticamente idêntica: poucos comandos, menos burocracia e metas mais “direto ao ponto”. Não por acaso, quando uma empresa adota OKR, ela acaba por trabalhar com planejamento para períodos mais curtos. No máximo, um trimestre é tempo mais que suficiente para se trabalhar com essa metodologia
Por que usar OKRs?
Muitas empresas conseguem fazer bons planos, mas pecam ou não conseguem uma execução adequada. Não vendo os resultados pretendidos, qualquer forma de planejamento é abandonada, resultando, muitas vezes, no fechamento da empresa. Segundo o SEBRAE, a falta de Planejamento é a causa número 1 do fracasso dos negócios no Brasil.
Os motivos são óbvios. Sem planejamento, os funcionários ficam desmotivados porque não entendem seu papel e importância dentro da empresa, começam a surgir problemas de qualidade e produtividade, rejeição de produtos e reclamação de clientes. Enfim, um desastre total.
Em outros casos, a estratégia está muito bem pensada na cabeça de alguns gestores, que conseguem, por algum tempo, levar os negócios adiante com relativo sucesso. Nesses casos, a comunicação da estratégia se dá de forma direta quando a equipe é pequena e o contato com os gestores é constante.
Contudo, quando o crescimento for rápido, aproveitando uma oscilação positiva do mercado, é que a necessidade de um modelo de gestão mais ágil fica muito evidente e os problemas começam a surgir.
O modelo de gestão por OKRs dá mais agilidade à empresa e é muito mais flexível, porque não tem as regras e métodos de gestão mais tradicionais. As organizações podem adaptar a metodologia de acordo com a sua realidade, permitindo maior colaboração de toda a equipe.
Quais as outras vantagens do OKR?
- Metas com prazos mais curtos, que permitem que algum erro ou mudanças bruscas no mercado possam ser facilmente readequadas à estratégia da empresa;
- muito mais simples que as demais metodologias, gerando um alto engajamento da equipe;
- prioriza a transparência, sendo necessário que todos os funcionários possam ver e acompanhar os objetivos e os resultados-chave sendo realizados;
- os OKRs fazem com que a cultura da realização de objetivos e orientação a dados esteja enraizada na empresa, formando um time de alta performance;
- os OKRs priorizam medir e aprender com os resultados e não a forma e o esforço para realizar uma atividade.
Quais as desvantagens em usar esse modelo?
- Em empresas com cultura organizacional vertical, o processo de mudança pode ser mais lento e exigir até a reformulação do quadro de colaboradores;
- adotar OKR significa trabalhar em um ritmo mais intenso, já que nele as revisões de metas são constantes, o que pode ser um problema para certas empresas;
- caso a companhia não tenha metas claramente definidas, a OKR pode não apresentar resultados, já que se trata de um método extremamente objetivo;
- embora possa ser implementada em empresas mais conservadoras, via de regra, a metodologia OKR se ajusta melhor a negócios com pegada mais moderna.
Como implementar OKRs na sua empresa?
Devido à sua simplicidade e flexibilidade, a maneira de implantar pode se adequar ao modelo de negócios da empresa e sua cultura de gestão atual. Os passos a seguir são apenas algumas orientações e não regras. Avalie o que cabe para a sua empresa.
Prepare o terreno
É importante que o time entenda os conceitos do método com o qual vão começar a trabalhar e medir seus resultados para tirar todas as vantagens do OKR. Tenha certeza de que todos assimilaram como são definidos os objetivos e métricas. Vai ocorrer uma mudança brusca porque é importante trabalhar com objetivos ambiciosos e com resultados-chave que tirem todos de suas zonas de conforto. Então, prepare o terreno para evitar turbulências no início do processo
Defina objetivos
Promova a participação de todos na definição de objetivos que estejam relacionados às metas estratégicas da empresa. Apresente entre 3 a 5 metas ambiciosas e deixe bem claro como elas se relacionam com os objetivos da empresa.
Identifique os resultados
Dê menos atenção às tarefas que precisam ser realizadas e mais aos resultados que a equipe deve alcançar. Cada objetivo pode ter mais de um Key Result (Resultado-chave). Não é uma regra, mas no início, procure identificar até 3 resultados-chave por objetivo. É muito importante nessa fase envolver toda a empresa, pois é possível que uma equipe ou setor dependa da ação de outro departamento, ou profissional, da empresa para atingir seu objetivo.
Vá sempre além da zona de conforto
Faça uma análise minuciosa de todos os objetivos e Key Results de cada um deles. Não aceite objetivos que não tirem toda a empresa da zona de conforto. Não custa repetir, os gestores e toda a equipe precisam entrar em acordo sobre metas ambiciosas, que provoquem grandes mudanças de atitudes, mas também grandes resultados. Todos têm muito a ganhar com esses novos desafios.
Defina o sistema de pontuação
A pontuação é muito importante, pois é por meio dela que todos identificarão os resultados que alcançarão em cada Key Result. Tenha cuidado para que o sistema de pontuação não seja muito rigoroso e a equipe perceba que jamais atingirá os objetivos.
Por outro lado, se for muito fácil alcançar pontuações altas, pode significar objetivos pouco ambiciosos ou um sistema de pontuação muito próximo da zona de conforto. O Google usa uma escala de 0,0 a 0,1, esperando-se que se chegue a 0,6 ou 0,7 para que se atinja as metas.
De que forma essa metodologia se estrutura?
Por ser uma metodologia até simples, a OKR pode ser estruturada em um esquema bastante fácil de compreender. Veja quais são os elementos que a compõem.
Missão
Breve descritivo da visão de futuro da empresa, seus propósitos e como eles podem ser alcançados.
Metas intermediárias
Consistem em uma espécie de conexão entre a missão da empresa e a OKR em si. Exemplo: a missão de uma startup de tecnologia é fazer as pessoas se comunicarem, logo, uma meta intermediária nesse sentido é desenvolver tecnologias que facilitem a comunicação.
Planejamento OKR
Conhecidas a missão e as metas intermediárias, enfim, pode ser esboçada a metodologia OKR: nela, as metas e os resultados esperados são definidos de baixo para cima, ou seja, todos os escalões da empresa devem ser envolvidos no processo.
Revisão de status
Também conhecido como OKR Weekly, trata-se da sincronização dos objetivos e dos resultados alcançados em reuniões rápidas de, no máximo, 15 minutos. Todas essas etapas devem ser implementadas e supervisionadas pelo chamado OKR Coach, profissional que conhece a metodologia e tem experiência para coordenar seus ciclos do início ao fim.
Como a OKR pode impactar nos resultados da empresa?
Pelo que você viu até aqui, bons motivos não faltam para adotar a OKR. Afinal, ela serve justamente para clarear o nem sempre compreendido planejamento estratégico. É como se fosse uma versão “mastigada” dele, o que ajuda a criar mais envolvimento por parte do pessoal da linha de frente. Como se trabalha com poucas metas e estas, por sua vez, são desmembradas em partes menores, fica muito mais fácil entender os objetivos em questão.
Não por acaso, como você viu anteriormente, ela foi adotada pelo Google, vindo a apresentar resultados consistentes em relativamente pouco tempo. Portanto, a metodologia OKR pode gerar impactos mais positivos, servindo como uma espécie de ponte para levar a empresa de um ponto A a um B sem susto.
Enfim, o método OKR obedece a estrutura: onde queremos chegar (Objetivos) e com que ferramentas vamos medir o que realizamos (Key Results — Resultados-chave) para garantir que possamos chegar onde queremos.
É melhor que outros métodos? Depende. Cada negócio tem suas particularidades e se adequa melhor a uma ou outra metodologia. Caso você opte por testar, lembre-se: faça sua equipe participar do processo, só assim a sua empresa vai extrair as vantagens do OKR e ter os melhores resultados.
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