Acrônimo de Responsible, Accountable, Consulted e Informed, uma Matriz RACI nada mais é do que um tipo de matriz de atribuição de responsabilidades que é usada para delegar tarefas, atividades, marcos ou decisões aos membros de uma equipe de projeto.
Cada membro da equipe é designado com um papel na hierarquia RACI, o que facilita, por exemplo, o esclarecimento das expectativas sobre níveis de participação, além de organizar melhor os processos e torná-los mais controláveis e mensuráveis.
Também pode ser descrita como uma ferramenta que auxilia na implementação e no correto funcionamento de uma sequência lógica de atividades empresariais. É usada principalmente para alinhar os elementos humanos dos processos de negócios.
Sobre isso vamos conversar neste artigo. Continue lendo para entender, com exemplos práticos, como usar e que benefícios obter com uma Matriz RACI!
Como funciona a Matriz RACI, na prática?
É interessante pensar na Matriz RACI como uma documentação explícita mantida como uma referência pronta para ser usada em diferentes estágios de atividades e processos.
Assim, cada letra representa um responsável (ou grupo de responsáveis) e, ao mesmo tempo, designa as suas atribuições:
- Responsible: a pessoa designada para concluir o trabalho. Pode se referir aos trabalhadores individuais que executam a tarefa determinada ou pode se referir ao sistema caso a tarefa seja automatizada;
- Accountable: a pessoa responsável ??por supervisionar e garantir que o trabalho seja realizado. Pode ser o gerente imediato ou um funcionário chave que o auxilia;
- Consulted: refere-se aos assuntos que precisam ser consultados no momento de uma exceção. Existe a possibilidade de que um cenário imprevisto surja em um processo. As pessoas designadas para essa tarefa irão pensar e sugerir quaisquer desvios do procedimento operacional padrão, por exemplo;
- Informed: dentro deste espectro estão as pessoas que têm algum interesse no desempenho de uma determinada tarefa. Pode ser um gerenciador tentando controlar a execução da tarefa em questão, por exemplo. Mas também pode se referir a um sinal de entrada para outro processo.
Como usar a Matriz RACI?
Aqui estão algumas recomendações básicas para a utilização da Matriz RACI:
Apenas uma pessoa responsável
É essencial que a apenas uma pessoa seja atribuída às funções de “responsible e accountable”. Ter mais de uma pessoa responsável pela mesma tarefa aumenta a ambiguidade e as chances do trabalho não ser executado. Também pode levar à duplicação de tarefas e ao desperdício de esforços e recursos.
Logicamente, se a pessoa designada for incompetente, todo o processo poderá ser perdido. É preciso designar alguém experiente no método para encabeçar o projeto.
O responsável é o centro
As funções “consultar” ou “informar” não são obrigatórias para todas as atividades. É possível que algumas atividades não precisem delas. Mas os papéis de responsabilidade devem ser atribuídos.
Mesmo que seja utilizado um sistema para executar tarefas automaticamente, alguém deve ser responsabilizado para verificar o andamento dos processos.
Boa comunicação com o consultor
Deve haver um canal de comunicação bidirecional com o consultor. Esta comunicação é em si uma tarefa e deve ser explicitamente listada para que as próprias pessoas responsáveis pelo desdobramento do projeto estejam sempre a par do que acontece.
Portanto, é preciso garantir que um acompanhamento adequado seja feito e que haja um atraso mínimo para concluir a comunicação.
Informar as partes interessadas
Este é um canal de comunicação unidirecional. Geralmente, é um sinal para que algum outro processo comece ou uma métrica de controle para garantir o bom funcionamento do processo.
Geralmente isso é automatizado, mas precisa de prestação de contas como outras tarefas automatizadas ou não.
Como criar uma Matriz RACI de uma maneira simples e objetiva?
A Matriz RACI básica pode ser criada em um formato de tabela no Word ou Excel com as colunas verticais que representam o recurso humano (por nome ou posição do trabalho) e as linhas horizontais representando as atividades, tarefas ou entregáveis.
Neste modelo, as funções podem ser mantidas pela mesma pessoa, especialmente quando a equipe é pequena.
É interessante também incluir um código de cores das funções para permitir que o gerente de projetos avalie rapidamente o equilíbrio nas atribuições em várias tarefas.
Existem sistemas com Matriz RACI incorporada?
Por fim, é também importante saber que a Matriz RACI pode ser utilizada de maneira totalmente tecnológica, em sistemas que incorporam seus princípios e facilitam a implementação de maneira totalmente digital.
Ao contar com o Scoreplan, por exemplo, você já conta com esse método para apoiar todo o seu processo de Planejamento Estratégico, ou da simples criação dos seus Planos de Ação!
Você já utiliza a Matriz Raci em seus projetos e planos de ação? Gostou da nossa explicação? Deixe seu comentário!