O acompanhamento orçamentário é a principal iniciativa para analisar eventuais discrepâncias no budget e traçar, se necessário, planos de ação para correção dos desvios. Ele serve, ainda, para orientar sobre como fazer ajustes conforme o previsto e de acordo com o tipo de técnica orçamentária escolhida pela empresa.
Vamos ver então como funciona e que motivos você tem para colocá-lo em prática? Continue a leitura deste post!
O que é o acompanhamento orçamentário?
Basicamente, acompanhar a evolução de um orçamento implica monitorar comparativamente seus três tipos, no seguinte arranjo:
- planejado x histórico: o orçamento de um ano é comparado com o do ano anterior;
- realizado x histórico: semelhante ao primeiro, mas focado no que já foi realizado;
- planejado x realizado: serve para indicar se as metas orçamentárias estão sendo atingidas.
Que razões uma empresa tem para fazê-lo?
Não seria muito inteligente fazer um planejamento orçamentário e não analisar o contexto de sua execução ao longo do período planejado, certo? Afinal, planejar não é o mesmo que engessar. Muito pelo contrário, o planejamento é um instrumento dinâmico, sujeito às influências externas e, sendo assim, ele precisa ser constantemente revisto.
Além de manter uma empresa nos trilhos em relação às suas finanças, ele traz outras vantagens que merecem ser consideradas. Conheça algumas, a seguir!
1. Apoia a tomada de decisão
Quando se acompanha, por exemplo, o orçamento planejado x realizado, você se habilita a tomar decisões com base no que os números mostram. Se as metas são atingidas, pode ser hora de expandir mas, se do contrário elas não estão sendo alcançadas, então é preciso recuar.
Acompanhar o orçamento, portanto, ajuda você a saber em que parte o orçamento está sendo cumprido ou não para, a partir disso, saber se precisa cortar ou investir.
2. Mantém as equipes engajadas
Quando se tem conhecimento sobre o destino dos recursos, faz muito mais sentido para os profissionais envolvidos dimensionar suas próprias atividades. Dessa forma, acompanhar o orçamento é uma boa maneira de criar motivação e engajar equipes.
3. Desenvolve uma visão panorâmica da empresa
Um plano de negócios serve para posicionar uma empresa no mercado e dizer para seus clientes, colaboradores e parceiros de onde ela vem e para onde quer ir. O orçamento faz parte disso, pois é por ele que seus gestores fazem a ponte entre o que foi idealizado e o que de fato a empresa tem em mãos. Dessa forma, quando se monitora o orçamento, você naturalmente desenvolve uma visão abrangente do negócio a partir de seus gastos e receitas.
Qual a periodicidade ideal?
Não existe receita de bolo quando se trata de acompanhar um orçamento. No entanto, é mais comum que ele seja revisado a cada seis meses ou, dependendo da sua disponibilidade de recursos e mão de obra, em períodos trimestrais.
Quem precisa estar envolvido?
O modelo de gestão da empresa deve ser considerado para determinar quem terá acesso ao orçamento. Se ele for vertical, então as decisões devem ser do tipo top-down, ou seja, virão de cima para baixo e, quanto mais acima na hierarquia, mais acesso aos números.
Mas, se o modelo adotado for horizontal, significa que a gestão é mais colaborativa e, sendo assim, todos participam das decisões, nem que seja apenas dando sua opinião.
Como vimos, o acompanhamento orçamentário deve ser tratado com bastante cuidado, tendo em vista os impactos que ele pode provocar nos processos decisórios. Invista nessa ideia e, certamente, seus resultados vão melhorar.
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