Você já parou para pensar quanto tempo e dinheiro sua empresa perde para encontrar um simples documento em meio a pastas, gavetas e arquivos empoeirados?
Se a resposta for “mais do que eu gostaria”, saiba que você não está sozinho. Em muitas organizações, a gestão de documentos físicos ainda é tratada como uma tarefa burocrática, e não como uma estratégia de eficiência e governança corporativa.
A verdade é que arquivar documentos vai muito além de “guardar papéis”. É sobre proteger o conhecimento da empresa, garantir conformidade legal e facilitar decisões com base em informações seguras e acessíveis.
E, nesse cenário, surge o grande dilema: ainda vale a pena manter arquivos físicos ou é mais assertivo migrar para o arquivamento digital com um sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
Neste artigo, vamos comparar os dois modelos, analisar seus custos e riscos e mostrar como o software de GED da Scoreplan transforma o arquivamento em uma vantagem competitiva, com automação, segurança e rastreabilidade total.
O que é arquivamento de documentos e por que ele importa
O arquivamento de documentos é o processo de organizar, armazenar e gerenciar informações corporativas ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a criação até o descarte final.
É uma etapa essencial da governança da informação, pois impacta diretamente a produtividade, a conformidade documental e a tomada de decisões estratégicas.
Na prática, existem dois grandes formatos de arquivamento:
- Físico: envolve o armazenamento em papel, pastas e armários, com processos manuais de controle e acesso.
- Digital: utiliza plataformas tecnológicas (como o GED) que centralizam e automatizam o gerenciamento dos arquivos, permitindo busca rápida, versionamento e segurança.
O arquivamento corretoeficiente garante que as informações certas estejam disponíveis para as pessoas certas, no momento certo.
Mais do que cumprir obrigações legais, ele sustenta a agilidade operacional e reduz o risco de perda de dados. Em empresas modernas, a forma como se arquiva é tão estratégica quanto o próprio conteúdo dos documentos.
Os principais métodos de arquivamento de documentos
Antes de migrar para o digital, é importante compreender como os métodos físicos funcionam e por que eles se tornaram insuficientes para o volume de informação das empresas atuais. Os sistemas tradicionais de arquivamento físico incluem:
1. Método alfabético
Organiza documentos por ordem de nome (de clientes, fornecedores ou assuntos).
Prós: simples e intuitivo.
Contras: torna-se confuso com grandes volumes ou nomes similares.
2. Método numérico
Utiliza códigos sequenciais ou IDs para cada documento.
Prós: garante controle e rastreabilidade.
Contras: depende de índices auxiliares e não é prático para consultas rápidas.
3. Método por assunto ou tema
Agrupa os documentos conforme o tipo de informação, como “Contratos”, “Financeiro” ou “Recursos Humanos”.
Prós: facilita o agrupamento por área.
Contras: suscetível a duplicidades e inconsistências se não houver padronização.
4. Método cronológico
Classifica documentos conforme a data de criação ou validade.
Prós: ótimo para acompanhamento de prazos e histórico.
Contras: dificulta buscas por tema ou responsável.
Os métodos acima funcionaram bem por décadas, mas a realidade mudou.
Hoje, empresas lidam com milhares de documentos, múltiplos formatos e requisitos de conformidade complexos, o que torna a gestão manual inviável. Sem automação, o risco de erros, atrasos e perda de informações é praticamente inevitável.
Os riscos e custos ocultos do arquivamento físico
Manter documentos físicos pode parecer “mais seguro” ou “mais simples”, mas a verdade é que esse modelo é caro, limitado e vulnerável. O arquivamento em papel traz uma série de riscos e custos ocultos que comprometem a eficiência operacional e o compliance corporativo.
Dentre os principais riscos, podemos citar:
- Perda e extravio de documentos: um simples erro humano pode tornar uma informação irreversível.
- Falta de controle de acesso: qualquer pessoa pode manipular documentos confidenciais.
- Ausência de versionamento: é impossível rastrear quem alterou o quê e quando.
- Danos físicos: incêndios, enchentes e deterioração do papel são ameaças reais.
- Não conformidade com a LGPD: o armazenamento físico não garante controle e rastreabilidade dos dados pessoais.
Já em relação aos principais custos com documentos físicos, temos:
- Espaço físico: salas inteiras dedicadas a arquivos, custando aluguel e manutenção.
- Tempo perdido: colaboradores gastam horas procurando documentos.
- Retrabalho: erros de arquivamento e duplicidades são comuns.
- Custos indiretos: transporte, cópias, energia e controle manual.
Um levantamento publicado pelo portal Contábeis aponta que o ciclo de vida de um documento físico é até 10 vezes mais caro do que o de um documento digital. Além disso, o risco jurídico e a falta de rastreabilidade tornam o modelo físico um obstáculo à conformidade documental com a LGPD e às práticas de auditoria modernas.
Arquivamento digital: segurança, economia e conformidade
O arquivamento digital representa a evolução natural da gestão documental corporativa. Com o apoio de sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), a empresa transforma seus arquivos em ativos estratégicos: seguros, acessíveis e integrados à operação.
Das principais vantagens do arquivamento digital, podemos citar:
- Segurança documental: os arquivos são criptografados, possuem controle de acesso por usuário e registros automáticos de auditoria.
- Economia de espaço e tempo: elimina salas de arquivo e agiliza a busca de informações.
- Controle de versões: toda atualização é rastreada, evitando duplicidades e erros.
- Acesso instantâneo: qualquer documento pode ser encontrado em segundos.
- Conformidade e LGPD: o sistema assegura rastreabilidade, histórico e controle sobre quem acessa cada dado.
O GED da Scoreplan centraliza todo o processo de arquivamento digital em uma única plataforma: digitaliza, organiza, versiona e protege informações com inteligência e automação. Assim, os dados não ficam apenas “guardados”, mas trabalham a favor da gestão corporativa, alimentando indicadores, fluxos e auditorias.
Saiba mais em: O que é GED – Gestão Eletrônica de Documentos
Quanto custa manter documentos em papel vs digitalizar com GED
É aqui que a comparação se torna tangível. O arquivamento físico carrega custos fixos e variáveis altos, enquanto o digital oferece redução significativa de despesas e aumento de eficiência.
| Critério | Arquivamento Físico | Arquivamento Digital com GED |
| Espaço | Armários, salas e depósitos | Armazenamento em nuvem |
| Tempo de busca | Horas ou dias | Segundos |
| Segurança | Risco de perda, acesso indevido | Backup e criptografia |
| Controle de versões | Inexistente | Automático e rastreável |
| Conformidade (LGPD) | Manual e suscetível a falhas | Automatizada e auditável |
| Custo total anual | Alto e crescente | Reduzido e previsível |
Empresas que digitalizam com GED relatam economias de até 70% nos custos administrativos e redução de 90% no tempo de busca de informações. Mais do que economia, o ganho está na velocidade e precisão da tomada de decisão, já que todos os dados ficam disponíveis em tempo real.
GED como solução estratégica de arquivamento na Scoreplan
Na Scoreplan, o software de GED não é apenas uma ferramenta de armazenamento: é um sistema de gestão documental inteligente, integrado ao restante da operação empresarial. Com ele, é possível:
- Automatizar fluxos de aprovação e versionamento;
- Controlar acessos e rastrear alterações;
- Buscar documentos com filtros avançados e palavras-chave;
- Receber alertas de compliance e vencimento;
- Integrar documentos a módulos de indicadores, projetos e planejamento estratégico.
Enquanto muitos sistemas apenas “guardam arquivos”, o GED da Scoreplan conecta a gestão documental à estratégia corporativa, tornando cada documento parte de um ecossistema de performance, controle e conformidade.
Explore a solução completa aqui: Software de GED – Scoreplan
Boas práticas para arquivamento eficiente e digital
Antes mesmo de implementar um sistema GED, é possível (e super recomendável) preparar o terreno para uma gestão documental mais eficiente e organizada. Afinal, de nada adianta adotar tecnologia de ponta se os processos internos continuarem confusos, sem critérios ou padrões.
Essas boas práticas funcionam como o “alicerce” de uma gestão documental moderna, evitando retrabalho, garantindo conformidade e preparando a empresa para uma transição digital bem-sucedida.
1. Classifique documentos por relevância e categoria
O primeiro passo é organizar os documentos conforme sua importância e função dentro da empresa.
Priorize os arquivos de maior impacto estratégico, como contratos, relatórios financeiros, registros contábeis, políticas internas e documentos legais. Uma boa categorização permite identificar rapidamente o que precisa de atenção prioritária e o que pode ser digitalizado posteriormente.
Por exemplo:
- Contratos e aditivos → Categoria “Jurídico/Contratos”;
- Relatórios e balanços → Categoria “Financeiro”;
- Políticas e manuais → Categoria “RH/Institucional”.
Essa hierarquização facilita tanto o processo de digitalização de documentos quanto a migração futura para o GED, além de reduzir drasticamente o tempo de busca e revisão de informações.
2. Padronize nomes e formatos
Um dos erros mais comuns nas empresas é o “caos de nomenclatura”. Arquivos como “documento_final_v3(1).pdf” são inimigos da eficiência. A padronização de nomes é essencial para manter a consistência e facilitar a busca automática no futuro.
Adote convenções claras e objetivas, por exemplo:
Ano_Area_TipoDocumento_Detalhe.pdf
Exemplo: 2025_Financeiro_BalancoAnual.pdf
Além disso, padronize os formatos de arquivo para garantir compatibilidade e preservação a longo prazo. Prefira tipos duráveis e auditáveis, como PDF/A (padrão ISO para arquivamento digital) e TIFF, especialmente para documentos que precisam manter validade legal.
Com isso, a empresa evita incompatibilidades, duplicações e dificuldades de leitura no futuro.
3. Defina responsáveis e políticas de acesso
Gestão documental sem governança é como cofre sem chave. É fundamental estabelecer quem pode acessar, editar, compartilhar ou excluir cada tipo de documento.
Crie perfis de acesso por área, cargo ou projeto, garantindo segurança e rastreabilidade.
Por exemplo:
- O setor jurídico pode editar contratos, mas apenas o financeiro pode anexar comprovantes de pagamento;
- O RH pode acessar dossiês de colaboradores, mas não relatórios estratégicos de orçamento.
Essa política de acesso previne vazamentos, falhas de comunicação e garante conformidade com normas de segurança e privacidade, como a LGPD. E mais: com um GED como o da Scoreplan, esses controles são automatizados e personalizados por usuário ou grupo, evitando erros humanos.
4. Digitalize com qualidade
Digitalizar não é simplesmente “tirar uma foto” do papel. Para que o documento realmente se torne útil no ambiente digital, é preciso garantir legibilidade, precisão e rastreabilidade.
Use scanners de alta resolução com tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): ela permite que o texto dos documentos digitalizados possa ser lido e pesquisado.
Ou seja, ao invés de procurar por pastas e nomes, você pode digitar uma palavra-chave e encontrar o conteúdo em segundos.
Além disso, mantenha padrões de qualidade (ex.: 300 dpi para textos e 600 dpi para imagens), verifique o alinhamento das páginas e evite sombras ou cortes. Esses detalhes fazem diferença na eficiência da busca e na validade do documento digital.
5. Garanta a conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe uma nova camada de responsabilidade à gestão documental. Qualquer documento que contenha informações pessoais, como nome, CPF, endereço ou dados de colaboradores, deve seguir regras rígidas de acesso, armazenamento e descarte.
As boas práticas incluem:
- Restringir o acesso a dados pessoais apenas a quem realmente precisa;
- Registrar quem visualizou ou alterou um documento (trilhas de auditoria);
- Estabelecer prazos de retenção e exclusão conforme a finalidade do dado;
- Utilizar ferramentas que mantenham histórico e versionamento seguro.
Empresas que negligenciam essas medidas correm risco de sanções legais e danos à reputação. Com o GED da Scoreplan, a LGPD e arquivos deixam de ser um desafio e passa a ser parte natural do fluxo de trabalho, com controles automáticos, permissões configuráveis e logs de auditoria integrados.
6. Automatize e integre com o GED da Scoreplan
Seguir todas essas práticas manualmente é possível, mas trabalhoso. É aqui que entra o diferencial do Software de GED da Scoreplan: ele automatiza todas essas etapas, desde a categorização e indexação até o controle de versões e acessos. O sistema ainda permite:
- Busca inteligente por palavras-chave ou metadados;
- Controle de versionamento e histórico completo;
- Dashboards e alertas de compliance;
- Integração com outros módulos de gestão (indicadores, projetos, ações).
Ou seja, o que antes exigia tempo e controle manual passa a acontecer de forma automática, segura e transparente, com rastreabilidade total.
Arquivamento digital de documentos: uma estratégia de inteligência
O arquivamento de documentos é muito mais do que um processo administrativo: é uma estratégia de inteligência corporativa. Empresas que ainda dependem do papel enfrentam riscos, lentidão e altos custos, enquanto aquelas que adotam o arquivamento digital com GED colhem ganhos em agilidade, segurança, conformidade e eficiência operacional.
O GED da Scoreplan leva a gestão documental a outro patamar: automatiza, integra e protege suas informações, transformando um antigo passivo burocrático em um ativo estratégico de valor real para a empresa.Pronto para transformar o arquivamento da sua empresa em um processo estratégico, digital e seguro?
Conheça o GED da Scoreplan e descubra como simplificar sua gestão documental corporativa com inteligência e automação.
