POP: o que é Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) consiste em uma descrição criteriosa das etapas necessárias para fazer uma atividade, permitindo maior controle dos processos. O procedimento operacional padrão é uma excelente ferramenta para a gestão, em que contribui para evitar erros e alcançar a melhoria contínua dos produtos e serviços, elevando a competitividade da empresa.
Se você deseja trabalhar com tarefas padronizadas e garantir maior produtividade no seu negócio, vamos ajudar você! Confira, neste post, informações relevantes sobre o Procedimento Operacional Padrão (POP) e saiba como essa ferramenta pode contribuir para os objetivos empresariais.
O que é o Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que relaciona um conjunto de métodos e instruções sobre cada etapa de um processo. Em outras palavras, estabelece informações relevantes para que as atividades sejam executadas de maneira padronizada e planejada.
Ele é uma ferramenta importante para a redução de erros, manter as condutas da empresa em conformidade com as normas e levar mais praticidade para as organizações. Dentro de um documento POP, é normal constar etapas como escopo, objetivo, responsáveis, materiais e descrição de como o trabalho será feito.
Objetivos e vantagens do Procedimento Operacional Padrão
O principal objetivo do POP é a padronização das atividades ou processos de determinada área de uma empresa. Assim, além de definir um padrão interno, as empresas que adotam o Procedimento Operacional Padrão têm
Menos erros
Por fornecer dados importantes e uma visão holística sobre os processos, o POP auxilia a minimizar erros da empresa. Isso porque quando os colaboradores seguem um procedimento documentado, a probabilidade de errarem diminui. Isso é importante em processos críticos, em que um erro mínimo acarreta em consequências graves, a exemplo damo na fabricação de produtos ou na prestação de serviços de saúde.
Treinamentos melhores
Vamos combinar: não tem como uma pessoa entrar na empresa e ter uma boa performance se os processos não estiverem organizados. Assim, o POP serve como um recurso valioso para o treinamento de novos colaboradores.
Ele fornece um manual detalhado de como realizar cada tarefa, o que facilita a aprendizagem e a adaptação dos novos funcionários à rotina da empresa. Com um guia claro e estruturado, os treinamentos podem ser mais eficientes, tomar menos tempo e aumentar a produtividade dos times.
Conformidade com Normas
Cada segmento tem sua cartela de normas a ser seguida. Levando isso em conta, adotar o POP ajuda as empresas a se manterem em conformidade com os regulamentos aplicáveis à área de atuação.
Muitos setores, como o farmacêutico, alimentício e industrial, têm regulamentações rigorosas que exigem a documentação detalhada de procedimentos operacionais. O POP assegura que essas exigências sejam atendidas, protegendo a empresa de possíveis multas e sanções.
Ainda, a conformidade com normas não só evita penalidades, mas também melhora a reputação da empresa no mercado. Clientes e parceiros de negócios tendem a confiar mais em empresas que demonstram compromisso com a qualidade e a segurança.
Melhoria contínua
A melhoria contínua é um dos pilares para o sucesso do planejamento organizacional — não à toa compõe as Normas ISO. Nesse contexto, o Procedimento Operacional Padrão facilita a identificação de áreas de melhoria dentro da empresa, visto que os processos estão claramente documentados e podem ser analisados de forma sistemática.
A análise contínua dos procedimentos permite à empresa identificar ineficiências e implementar mudanças para otimizar suas operações. Esse ciclo de revisão e atualização dos POPs promove uma cultura de melhoria contínua.
Documentação e controle
A documentação detalhada proporcionada pelos POPs é essencial para o controle interno e a realização de auditorias. Ter um registro claro de todos os procedimentos operacionais facilita a análise de desempenho e a identificação de falhas. Além disso, essa documentação serve como uma referência importante durante auditorias internas e externas, demonstrando o compromisso da empresa com a qualidade e a conformidade.
A documentação também facilita a continuidade das operações em caso de mudanças na equipe ou de transferência de responsabilidades. Novos funcionários ou substitutos temporários podem se orientar pelos POPs para garantir que as tarefas sejam executadas corretamente. Isso ajuda a manter a consistência e a qualidade dos processos, mesmo em momentos de transição.
Como o Procedimento Operacional Padrão funciona?
O POP funciona de forma simples. O documento estabelece todas as atividades com riqueza de detalhes, gerando instruções de trabalho para a sequência de operações. Sendo assim, no POP estão relacionadas informações que facilitam o entendimento do processo para todos os funcionários do setor, por exemplo:
- o que será executado;
- responsáveis pela execução;
- equipamentos, máquinas e matérias-primas necessárias;
- procedimentos para execução;
- cronograma de inspeções periódicas dos equipamentos;
- medidas de segurança e saúde ocupacional.
Tipos de POP e para o que eles servem
Não existe apenas um Procedimento Operacional Padrão para todas as áreas. Por isso, o POP vai depender do segmento em que você atua, tanto dentro da empresa quanto fora dela. A maioria do uso do documento está ligado ao lado administrativo e produtivo da empresa, mas, também podem ser utilizados em outros departamentos.
Confira, abaixo, alguns tipos de POP que você pode usar na sua empresa:
- POP fundamental: diretrizes para criação de outros POPs
- POP metódico: detalha sistemas de testes ou métodos de investigação
- POP de segurança: procedimentos de segurança e ações emergenciais
- POP de produção: práticas para cada etapa de produção
- POP de qualidade: orientações para controle de qualidade
- POP de arquivamento: protocolos de organização e arquivamento de documentos
- POP de armazenamento: procedimentos para armazenamento de produtos
- POP de atendimento: instruções para lidar com reclamações e problemas
- POP administrativo: tarefas essenciais de gestão
Como criar um POP em 5 passos
Independentemente do segmento de atuação do seu negócio, é importante ter o POP bem definido. Além de ajudar a fazer as atividades internas, o Procedimento Operacional Padrão contribui para ganhar produtividade e facilitar o trabalho em equipe.
Nesse contexto, o documento POP pode ser elaborado de formas distintas, ou seja, não há um formato padrão ou norma para elaboração. No entanto, você pode seguir algumas etapas para ter um POP bem estruturado e eficiente.
A seguir, veja 5 passos para fazer um Procedimento Operacional Padrão!
1. Defina objetivos e resultados esperados
O primeiro passo do planejamento para elaborar um POP é estabelecer as metas para alcançar os resultados esperados com o documento. Os processos e as atividades são cíclicos e repetidos diariamente, por isso, o POP deve ser estratégico e criado para atingir os objetivos de maneira transparente para toda a equipe.
Se necessário, faça um esboço do documento, considerando todos os detalhes dos processos, formas para economizar tempo, matéria-prima e gerar produtividade sem perder a qualidade. Com isso, determina-se uma estrutura que pode ser o padrão das atividades.
2. Defina o formato
Com os objetivos estabelecidos e todas as informações sobre o processo ideal, você deve escolher um formato para o documento. Para tanto, existem diversas opções, inclusive, com uso de softwares.
3. Determine o escopo
A definição do escopo para o POP é fundamental, pois delimita o processo que será padronizado, garantindo maior foco nos resultados. Além disso, você também pode saber se o processo terá relação com outros departamentos ou POPs, e se será necessário adicionar mais informações no documento.
Durante o planejamento do escopo, é essencial identificar o público-alvo do documento. Assim, é possível definir a melhor forma de linguagem e o nível de detalhes para que seja bem entendido, inclusive pelos novos funcionários.
4. Redija o POP
Após levantar todas as principais informações, reúna a equipe de gestores para fazer as ponderações finais e redigir o documento POP. Inicialmente, você pode fazer um rascunho e aperfeiçoar cada etapa para ter um documento completo.
Os principais tópicos que devem estar presentes no POP são:
- capa e folha de rosto;
- índice;
- objetivos;
- procedimentos específicos;
- siglas, se houver;
- instruções de trabalho;
- checklist de equipamentos;
- área de aplicação;
- descrição das etapas e responsáveis;
- medidas de segurança;
- fluxogramas;
- responsável pela atualização e aplicação do POP;
- frequência de atualização;
- forma de arquivo e disponibilidade de cópias;
- responsável pela elaboração.
5. Faça testes, revisões e implemente o POP
Após concluir a versão final do POP, é hora de iniciar os testes, fazer as revisões e os ajustes necessários. É uma tarefa que deve ser feita em equipe, para garantir a correta implementação e efetividade das atividades práticas, tornando-as, de fato, padronizadas. O POP deve estar acessível e ser pauta dos treinamentos e da capacitação da equipe de trabalho. Os funcionários são os principais responsáveis pelo sucesso do POP, por isso, é indispensável que trabalhem em harmonia com os objetivos da organização.
Como controlar o Procedimento Operacional Padrão?
Todos os documentos relacionados aos processos e à qualidade, inclusive o POP, devem ser controlados rigorosamente. É preciso ter um procedimento para arquivo, disponibilidade de cópias e atualizações, de acordo com a política estabelecida. Dessa forma, o controle é fundamental para garantir maior organização e facilita, até mesmo, atender aos requisitos das normas de qualidade.
Os pontos mais relevantes do controle de documentos são:
- acesso;
- distribuição;
- uso;
- recuperação e atualização;
- controle de ajustes;
- preservação;
- retenção;
- disposição;
- eliminação.
A relação com documentos de controle operacional, metodologias de gestão e planejamento estratégico, como o POP, Kanban, planos de ação, gestão de riscos e outros, mudou bastante com o uso da tecnologia. Por meio de softwares, é possível ter todos os recursos de forma centralizada e personalizada, ideal para otimizar o tempo, elevar a eficiência e a produtividade e facilitar a realização de auditorias. Portanto, são excelentes alternativas para o controle de documentos.
Quem é o responsável pelo Procedimento Operacional Padrão?
Depois de entender bem o que é o POP, surge a pergunta: quem elabora o documento?
Bom, geralmente, os gerentes e diretores da empresa são os responsáveis pela construção do Procedimento Operacional Padrão. Afinal, são esses profissionais que têm em mãos as principais informações para a toma de decisão da companhia.
Porém, isso não é motivo para a não participação dos demais colaboradores. Pelo contrário, o papel de todos os funcionários é importante. Isso porque só assim é possível criar um POP que reflita a realidade do negócio, a fim de resultar em um manual eficaz e cheio de insights.
Como você percebeu no contexto deste artigo, o procedimento operacional padrão é um documento indispensável para facilitar as tarefas e melhorar o desempenho negócio. Afinal, contar com processos padronizados e livres de erros é um grande passo para a qualidade e um diferencial para se destacar em um mercado competitivo.
Então, se você se interessa por organização e otimização de processos, entenda como você consegue fazer isso utilizando a Scoreplan.
