Procedimento Operacional Padrão (POP): o que é preciso saber sobre o assunto?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é fundamental para o planejamento organizacional de qualquer negócio. Consiste em uma descrição criteriosa das etapas necessárias para fazer uma atividade, permitindo maior controle dos processos. Nesse contexto, o procedimento operacional padrão é uma excelente ferramenta para a gestão — contribui para evitar erros e alcançar a melhoria contínua dos produtos e serviços, elevando a competitividade da empresa. 

Se você deseja trabalhar com tarefas padronizadas e garantir maior produtividade no seu negócio, vamos ajudar você! Confira, neste post, informações relevantes sobre o Procedimento Operacional Padrão e saiba como essa ferramenta pode contribuir para os objetivos empresariais.

O que é o Procedimento Operacional Padrão?

O POP é um documento que relaciona um conjunto de métodos e instruções sobre cada etapa de um processo. Em outras palavras, estabelece informações relevantes para que as atividades sejam executadas de maneira padronizada e planejada.

Qual o objetivo do Procedimento Operacional Padrão?

O principal objetivo do POP é a padronização das atividades ou processos de determinada área de uma empresa. É uma estratégia que reduz erros, desperdícios e desvios, para proporcionar maior qualidade e produtividade para a organização.

Como o Procedimento Operacional Padrão funciona?

O POP funciona de forma simples. O documento estabelece todas as atividades com riqueza de detalhes, gerando instruções de trabalho para a sequência de operações. Sendo assim, no POP estão relacionadas informações que facilitam o entendimento do processo para todos os funcionários do setor, por exemplo:

  • o que será executado;
  • responsáveis pela execução;
  • equipamentos, máquinas e matérias-primas necessárias;
  • procedimentos para execução;
  • cronograma de inspeções periódicas dos equipamentos;
  • medidas de segurança e saúde ocupacional.

Como fazer um Procedimento Operacional Padrão?

Independentemente do segmento de atuação do seu negócio, é fundamental ter o POP bem definido. Além de ajudar a fazer as atividades internas, contribui para ganhar produtividade e facilitar o trabalho em equipe. Nesse contexto, o documento POP pode ser elaborado de formas distintas, ou seja, não há um formato padrão ou norma para elaboração. No entanto, você pode seguir algumas etapas para ter um POP bem estruturado e eficiente.

A seguir, veja as principais etapas para elaborar um Procedimento Operacional Padrão!

Defina objetivos e resultados esperados

O primeiro passo do planejamento para elaborar um POP é estabelecer as metas para alcançar os resultados esperados com o documento. Os processos e as atividades são cíclicos e repetidos diariamente, por isso, o POP deve ser estratégico e criado para atingir os objetivos de maneira transparente para toda a equipe.

Se necessário, faça um esboço do documento, considerando todos os detalhes dos processos, formas para economizar tempo, matéria-prima e gerar produtividade sem perder a qualidade. Com isso, determina-se uma estrutura que pode ser o padrão das atividades.

Defina o formato

Com os objetivos estabelecidos e todas as informações sobre o processo ideal, você deve escolher um formato para o documento. Para tanto, existem diversas opções, inclusive, com uso de softwares.

Determine o escopo

A definição do escopo para o POP é fundamental, pois delimita o processo que será padronizado, garantindo maior foco nos resultados. Além disso, você também pode saber se o processo terá relação com outros departamentos ou POPs, e se será necessário adicionar mais informações no documento.

Durante o planejamento do escopo, é essencial identificar o público-alvo do documento. Assim, é possível definir a melhor forma de linguagem e o nível de detalhes para que seja bem entendido, inclusive pelos novos funcionários.

Redija o POP

Após levantar todas as principais informações, reúna a equipe de gestores para fazer as ponderações finais e redigir o documento POP. Inicialmente, você pode fazer um rascunho e aperfeiçoar cada etapa para ter um documento completo.

Os principais tópicos que devem estar presentes no POP são:

  • capa e folha de rosto;
  • índice;
  • objetivos;
  • procedimentos específicos;
  • siglas, se houver;
  • instruções de trabalho;
  • checklist de equipamentos;
  • área de aplicação;
  • descrição das etapas e responsáveis;
  • medidas de segurança;
  • fluxogramas;
  • responsável pela atualização e aplicação do POP;
  • frequência de atualização;
  • forma de arquivo e disponibilidade de cópias;
  • responsável pela elaboração.

Faça testes, revisões e implemente o POP

Após concluir a versão final do POP, é hora de iniciar os testes, fazer as revisões e os ajustes necessários. É uma tarefa que deve ser feita em equipe, para garantir a correta implementação e efetividade das atividades práticas, tornando-as, de fato, padronizadas. O POP deve estar acessível e ser pauta dos treinamentos e da capacitação da equipe de trabalho. Os funcionários são os principais responsáveis pelo sucesso do POP, por isso, é indispensável que trabalhem em harmonia com os objetivos da organização.

Como controlar o Procedimento Operacional Padrão?

Todos os documentos relacionados aos processos e à qualidade, inclusive o POP, devem ser controlados rigorosamente. É preciso ter um procedimento para arquivo, disponibilidade de cópias e atualizações, de acordo com a política estabelecida. Dessa forma, o controle é fundamental para garantir maior organização e facilita, até mesmo, atender aos requisitos das normas de qualidade.

Os pontos mais relevantes do controle de documentos são:

  • acesso;
  • distribuição;
  • uso;
  • recuperação e atualização;
  • controle de ajustes;
  • preservação;
  • retenção;
  • disposição;
  • eliminação.

A relação com documentos de controle operacional, metodologias de gestão e planejamento estratégico, como o POP, Kanban, planos de ação, gestão de riscos e outros, mudou bastante com o uso da tecnologia. Por meio de softwares, é possível ter todos os recursos de forma centralizada e personalizada, ideal para otimizar o tempo, elevar a eficiência e a produtividade e facilitar a realização de auditorias. Portanto, são excelentes alternativas para o controle de documentos.

Como você percebeu no contexto deste artigo, o procedimento operacional padrão é um documento indispensável para facilitar as tarefas e melhorar o desempenho negócio. Afinal, contar com processos padronizados e livres de erros é um grande passo para a qualidade e um diferencial para se destacar em um mercado competitivo.

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