Quais são as 5 etapas da Gestão de Projetos e como usá-las

As 5 etapas da gestão de projetos são o caminho para tirar as iniciativas do papel de forma saudável e sem riscos. Esse é um processo essencial para as empresas que desejam atingir suas metas . Afinal, é a partir dessas fases que os gestores irão controlar tudo o que acontece nos mais diferentes projetos dentro da companhia. 

Assim, as 5 etapas percorrem desde o início do projeto até a sua finalização. A partir dessa divisão, as empresas conseguem estabelecer as prioridades para alcançar os resultados esperados.

E para esse processo ficar mais claro para você, vamos abordar etapa por etapa da gestão de projetos para que você entenda bem todo o processo. Além disso, criamos um exemplo prático para você entender como colocar a “mão na massa” na sua organização.

Confira! 

O que é Gestão de Projetos e por que ela é tão importante

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas a fim de executar projetos de forma efetiva e eficaz. Esse tipo de trabalho sempre existiu dentro das empresas, mas a atividade começou a ser estruturada de forma organizada em 1969, com a criação do PMI.

De maneira geral, o ciclo de vida básico de um gerenciamento de projetos eficiente abrange cinco etapas: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Veremos um pouco mais sobre elas em seguida.

É importante entender o impacto da gestão de projetos dentro de uma empresa. Além de trabalhar para que a entrega das atividades ocorra dentro do prazo e de forma correta, o gestor de projetos garante que os objetivos do projeto estejam alinhados com os objetivos estratégicos do negócio.

Sendo assim, projetos que se desviam do foco ou não se adaptam às necessidades e possibilidades da empresa têm mais chance de fracassar, e podem acabar custando caro.

No vídeo abaixo, explicamos mais sobre o que é a Gestão de Projetos!

A Gestão de Projetos na prática

Os números apontam que 30% dos projetos iniciados fracassam, ou sequer atingem seu objetivo inicial em empresas que subestimam o gerenciamento de projetos.

Um bom gerenciamento de projetos coloca todos os envolvidos em determinado objetivo na mesma página, apontando o que é necessário para permanecer no caminho certo. Quando os projetos são gerenciados adequadamente, há um impacto positivo que reverbera além da entrega e do sucesso do projeto.

Sabemos que imprevistos acontecem e erros são comuns. Na prática, dificilmente seu projeto será planejado e executado de forma perfeita. Mas, existem algumas coisas que você pode fazer para evitar problemas e finalizar seu projeto com sucesso. É o que veremos a seguir.

Benefícios da Gestão de Projetos

Uma gestão de projetos bem realizada ajuda todas as partes do negócio a funcionarem com mais facilidade.

Isso porque ela permite que a equipe se concentre naquilo que realmente importa e capacita os profissionais e gerentes a fornecer resultados que façam diferença para a empresa.

Além desses, podemos listar outros benefícios na adoção do gerenciamento de processos. Confira alguns deles:  

• Economia de tempo e dinheiro: a gestão de projetos garante a entrega do trabalho das equipes dentro do prazo estipulado e sem ultrapassar o orçamento disponível.
• Melhora da comunicação interna: o gerenciamento de projetos reduz possíveis conflitos que o trabalho em equipe pode ocasionar. Com as atividades e responsabilidades de cada um definidas, há mais espaços para tirar dúvidas e trocar ideias.
• Auxílio na tomada de decisão: a gestão de projetos permite a compreensão detalhada de onde os recursos estão sendo gastos, quais são as prioridades no momento, e se existe risco de algo dar errado.
• Controle dos indicadores-chave (KPIs): a gerência dos projetos permite que os gestores tenham clareza sobre o andamento das iniciativas, o que permite ajustes de rota quando necessário.   

As 5 etapas da Gestão de Projetos

Agora que você já tem uma visão mais clara do que é a gestão de projetos, vamos às 5 etapas essenciais desse processo. São elas:  iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.

1. Iniciação

Na iniciação é o momento que você define de forma clara qual o objetivo do projeto, quem vai participar e se é viável desenvolvê-lo. Aqui, é necessário identificar uma necessidade, um problema ou uma oportunidade de negócios. 

Geralmente, o gestor de projetos realiza um estudo de viabilidade do projeto e faz a identificação do escopo como um todo, assim como das partes da empresa que serão afetadas pela iniciativa.

Simplificando, é o “pontapé” inicial do projeto.

2. Planejamento

No planejamento, é a hora de começar a tirar os planos do papel. Ou seja,  é quando o gestor constrói um plano detalhado ponto a ponto de como o projeto vai acontecer. Aqui, acontece a divisão do projeto em partes menores, a montagem da equipe responsável e a elaboração do cronograma de tarefas. Nessa fase, o gestor de projetos determina metas e prazos a serem cumpridos.

São criados diagramas de fluxo de trabalho, permitindo a visualização do processo como um todo, com clareza de cada responsabilidade. Também, é feito o orçamento do projeto, determinando os custos envolvidos e a antecipação de riscos.

3. Execução

A fase de execução é quando o gerenciamento de projetos já tomou forma, a empresa já tem um plano de ação e a equipe responsável está com tudo estabelecido.

Na execução, é hora de colocar o que foi planejado em prática. De acordo com o traçado no planejamento, as equipes colocam em ação o que precisa ser feito. Entre as atividades do gestor, estão acompanhar o andamento das tarefas e orientar os membros da equipe sempre que necessário.

4. Monitoramento

A etapa de monitoramento acontece ao mesmo tempo da execução e serve para identificar se o planejamento está sendo seguido. Esse é o momento em que os gestores analisam o que está dando certo e o que precisa ser melhorado, além de dar os feedbacks necessários para as equipés. Afinal, os imprevistos acontecem na hora que a prática começa.    

5. Encerramento

No encerramento, ocorrem as entregas finais e a avaliação do sucesso ou fracasso do projeto. É o momento de avaliar tudo e identificar aquilo que funcionou ou não durante o gerenciamento de projetos.

Também, é importante avaliar o desempenho dos membros da equipe e a qualidade do trabalho, dando um feedback coletivo e individual sempre que possível.

Exemplo prático das 5 etapas da gestão de projetos

Legal, você sabe quais são as 5 etapas da gestão de projetos. Mas, será que sabe como colocá-las em ação? Para ficar mais fácil o momento da sua execução, criamos um exemplo hipotético aqui para você entender. 

Vamos imaginar que estamos criando um projeto para desenvolver um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Assim, a iniciação ficaria com esse objetivo final. Como meta, queremos  lançar o aplicativo em 6 meses com pelo menos 90% de satisfação dos usuários. 

No planejamento, identificamos quais as tarefas necessárias. Nesse exemplo, fazer uma pesquisa de mercado, o design da interface, os testes de usabilidade e a preparação para o lançamento. 

Também, listamos o que vamos precisar para o projeto andar: uma equipe de desenvolvedores, um designer gráfico, algumas ferramentas de desenvolvimento e um orçamento para pesquisa de mercado e marketing. Nos prazos, vamos colocar ter um overview de tudo isso em um mês.

Partindo para a execução, entram o desenvolvimento dos códigos do aplicativo, os testes de usabilidade, a prospecção de clientes.

No monitoramento, podemos definir revisões semanais de como está o andamento de cada área. 

Para ter uma comunicação efetiva, vamos fazer reuniões de atualizações diárias com as equipes e ter relatórios de progresso enviados ao cliente a cada duas semanas. 

Depois de lançado o aplicativo, definimos a avaliação pós-lançamento com os usuários para ver se batemos a meta de 90% de satisfação. 

Também, documentamos as lições que aprendemos para levar para os próximos projetos e já começamos a pensar em como se atualizar de acordo com os feedbacks. 

E aí, conseguiu entender melhor? 

Para você ir ainda mais fundo na gestão de projetos, desenvolvemos um Guia Completo com tudo o que você precisa saber para gerenciar as suas iniciativas. Você pode baixar ele de forma GRATUITA aqui.

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