A importância da medição e as dificuldades de gerir OKRs através de planilha

Se você chegou até aqui é porque está com dificuldade para gerir OKRs através de planilha ou, porque vai implementar os OKRs na sua empresa e quer usar uma ferramenta adequada.

Afinal, é fato que tão importante quanto construir bons Objectives and Key-Results, é possuir uma ferramenta que permita que eles sejam medidos, analisados e corrigidos. Assim, o sucesso estará garantido.

Apesar de não ser a solução que oferece o melhor desempenho, as planilhas vem sendo bastante utilizadas. Mas como ocorre a medição do progresso dos OKRs através de planilhas?

Para responder a esta e outras perguntas, este artigo abordará a importância do acompanhamento dos OKRs, o prós e contras de gerir OKRs através de planilha, além de apresentar outra possibilidade para a gestão de OKRs. Para conferir essas informações e muitas outras, siga lendo!

O que é uma planilha de OKR

Uma planilha de OKR nada mais é do que um “documento” que contém os OKRs e sua execução, ou seja, através da planilha é possível identificar os resultados almejados, o que está sendo atingido de fato e o quanto estamos perto ou longe do objetivo.

Sendo assim, através deste instrumento é possível gerenciar e acompanhar OKRs de forma mais digital e com algumas facilidades.

A planilha ajuda na gestão dos OKRs, contendo os itens indispensáveis sempre de maneira estruturada e organizada, o que auxilia na visualização do desempenho. Assim como os próprios OKRs, que defendem uma gestão ágil, a planilha deve ser bastante funcional.

Dentro disso, uma planilha OKR contém diversos elementos que não podem faltar, já que são essenciais para que a metodologia não apenas seja aplicada, mas cresça e se fortaleça dentro da cultura da empresa. Os itens são:

• Dados Gerais;
• Cadastro de Objetivos;
• Cadastro de Key-results;
• Planejamento e Acompanhamento;
• Planos de Ação;
• Resultados Consolidados;
• Relatório para Impressão.

Por que é importante medir o progresso dos OKRs?

A importância de medir OKRs é enorme, porque o seu acompanhamento constante é o que fará com que eles não sejam mais uma métrica de vaidade.

Portanto, vale destacar que o não acompanhamento ou até um acompanhamento deficiente, fará com que a eficácia dos OKRs vá por água abaixo.

Fazer apenas um workshop ou uma reunião para definir os OKRs e não voltar a eles, havendo a partir dali apenas cobrança, não funciona. É preciso comprometimento e trabalho constante para que de fato os OKRs sejam utilizados da melhor forma possível.

Afinal, bem sabemos que uma das características essenciais dos OKRs é a sua agilidade, ou seja, a possibilidade de rever objetivos e resultados-chave em movimentos mais rápidos. Porém, junto com eles precisa vir uma mudança de mindset que ocorre no dia a dia, certamente potencializada a cada acompanhamento eficaz que é feito e resultado satisfatório que é obtido.

Há diferentes tipos de progresso?

Os OKRs podem ser utilizados para os diferentes departamentos de uma mesma empresa. Inclusive, quanto mais for possível engajar os colaboradores dentro do conceito do método, melhor. Uma vez que um dos seus princípios é fomentar o engajamento e a união de todos em prol de objetivos em comum.

Porém, cada equipe, time ou grupo deve ter suas características próprias respeitadas. Ou seja, os objetivos e resultados-chave definidos para um time de marketing provavelmente serão diferentes daqueles construídos para uma equipe de tecnologia da informação, no sentido de que os objetos e fluxos de trabalho são diferentes.

Sendo assim, é importante que cada gestor ou líder esteja a par disso na hora de acompanhar o progresso dos OKRs. O aumento de 2% da capacidade de gerenciamento de dados, por exemplo, pode parecer pouco quando comparado a 2000 novos leads, mas, pelo contrário, pode significar um grande avanço.

Por isso, como pode ser conferido com mais detalhes a seguir, o progresso dos OKRs deve ser feito a partir de mais variáveis e não apenas dados em si, o que também é possibilitado por esta metodologia que prevê uma visualização mais completa e muito mais real do cenário atual de um negócio.

Como acompanhar os resultados e gerir OKRs através de planilha

O acompanhamento de resultados de uma planilha de OKR é feito a partir de reuniões chamadas check in. Trata-se de um encontro que tem como características ser focado e breve, onde o mais importante é a clareza das situações e as sugestões de soluções para melhorar resultados.

Para a realização dessa reunião, o já escolhido líder do time pode ler o objetivo definido e, em seguida, ler o primeiro key-result, bem como a situação dele até o momento. Os presentes (que devem ser todos ou o máximo de pessoas que fazem parte daquela equipe) debatem sobre o nível de confiança que existe para atingir aquele KR. 

Caso a confiança esteja média ou baixa, devem ser propostas ações. Se já havia ações do check in anterior, é interessante trazer os aprendizados que delas vieram, para servir de inspiração e estratégia para os próximos passos.

Um check in não é uma reunião comum, onde devem ser feitas apresentações corporativas ou até mesmo dados feedbacks pontuais. É um espaço que deve ser visto como uma oportunidade de ajuste de estratégias, aproveitando os esforços e engajamento coletivos.

Como é possível medir o progresso dos OKRs através de planilhas

Para medir o progresso dos OKRs através de planilhas, a sugestão é seguir os quatro pilares a seguir. Principalmente no começo da utilização da metodologia, é natural que haja mais dificuldade tanto na definição dos OKRs quanto na sua execução e acompanhamento. No entanto, com a prática e comprometimento de todos, os processos se tornarão mais fáceis e assertivos.

Confira como fazer a medição dos seus OKRs através de planilhas:

Dados

O check in pode começar com a análise dos dados, em um aspecto quantitativo, onde podem ser feitas as seguintes perguntas: “Qual é a medida atual deste key-result?” e “O que mudou desde o último check in?” O líder deve preencher a planilha no local definido para isso, no “placar” correspondente àquele tópico.

Nível de confiança

Após, pode-se seguir para o aspecto qualitativo dos key-results, ou seja, aquele que traz informações que não podem ser medidas apenas em números, como os dados falados anteriormente. 

Para a definição do nível de confiança, o time deve ser levado a responder – conforme mencionado anteriormente, a seguinte pergunta: “Considerando as informações que temos hoje, quão confiantes estamos que alcançaremos cada key-result?”

Apesar de algumas empresas usarem uma escala de 1 a 10 para definir os níveis de confiança, a recomendação é a adoção de três níveis a partir das cores verde, amarelo e vermelho (do mais confiante para o menos confiante) ou ainda emojis, que expressem os estados de feliz, preocupado e triste.

Cada organização é livre para experimentar qual funciona melhor para si e seus colaboradores. O espaço reservado para esse índice também deve ser preenchido na planilha.

Contudo, o mais importante é suscitar a conversa em torno do nível de confiança para que eles sejam melhorados ou mantidos (no caso de índices altos). Como todo o time está reunido, é um momento propício para conduzir um alinhamento que também permite avaliar de forma rápida como está o envolvimento de cada membro da equipe.

Outro ponto fundamental: níveis de confiança sinalizados como “vermelho” ou “triste” não devem de forma alguma significar desistência ou “jogar a toalha” por parte do time. Eles apontam, sim, que deve ser feita uma mudança de abordagem para que o alcance daqueles objetivo e key-results torne-se mais acessível.

Impedimentos

Aqui, o foco é enxergar quais são os impedimentos já notados pelo time para o alcance dos key-results. Alguns questionamentos podem ser feitos:

• O que está atrasando o time?;
• Existe um fator externo que, se resolvido, poderia melhorar os resultados?;
• A equipe necessita de melhores ferramentas ou há alguma ação de outra equipe ou setor que está atrasada?”. 

Desse modo, fica mais fácil saber os entraves e buscar soluções de dissolução dos mesmos, assim como rever estratégias antes definidas sem o conhecimento dessas novas informações.

Iniciativas

Ao final, é preciso olhar o plano de ação, ou seja, o que pode ser feito para melhorar os resultados. Também é o momento de rever as iniciativas propostas anteriormente para ter conhecimento se foram feitas, quais seus resultados ou se já se mostram ineficazes e ultrapassadas. São exemplos:

• Existe uma iniciativa importante atrasada?;
• Um cliente importante está prestes a cancelar?

Essas informações também devem ser transcritas de forma sucinta para o local destinado a elas na planilha.

Todas as etapas de acompanhamento dos OKRs são importantes; afinal, não basta apenas medir os números e ficar neles, nem ter os níveis de confiança e não trabalhar em quais iniciativas devem ser feitas. É preciso olhar e agir a partir de todo um contexto. Só assim bons resultados virão.

O que não fazer na hora de gerir OKRs através de planilha

Na hora de gerir OKRs através de planilha, é importante ter em mente também o que não fazer. É interessante lembrar dos conceitos do próprio framework, que preza transparência e clareza. Em outras palavras, quanto mais específicos e factíveis forem os progressos dos OKRs, melhor para sua compreensão e desenvolvimento.

Por isso, na hora de gerir OKRs através de planilha, não insira outros dados que não sejam exclusivamente úteis para aquele key-result. Informações a mais servirão apenas para que haja perda de foco. Uma planilha de OKR é diferente de outras planilhas de gestão.

Também é válido destacar que, assim como números, uma planilha OKR não deve conter texto em excesso. As frases devem exprimir de forma clara a informação mais importante, de forma que uma pessoa leia e compreenda imediatamente o que deve ser feito. Não é o local para informações extras e detalhadas demais.

A planilha para gestão de OKRs também não deve ser preenchida fora do ambiente de check in. Se há edições fora dos encontros, poderá haver quebra da transparência empresarial, item tão importante defendido pela metodologia.

É importante ter uma periodicidade para acompanhar OKRs?

Como falamos, o check in é uma etapa fundamental não só para gerir OKRs através de planilha, como para o bom funcionamento da metodologia OKR como um todo.

Em relação à periodicidade de acompanhamento, não há regras fixas. No entanto, ela deve se basear a partir da duração de cada OKR, como trimestral, semestral ou até anual, de acordo com a complexidade dos objetivos e key-results. Isso porque é preciso que exista tempo hábil para a realização de ajustes e monitoramento dos resultados de acordo com cada tipo de meta.

• Nesse sentido, para objetivos trimestrais, por exemplo, a recomendação é que os check ins ocorram todas as semanas.
• No caso de OKRs para seis meses, as reuniões podem ser quinzenais.
• Para ciclos mais longos, de um ano, o ideal é que sejam feitas reuniões mensais para rastreio de resultados.

Assim, mantém-se o foco e a agilidade característicos dos OKRs.

Vale dizer ainda que os encontros devem ser curtos, com duração de no máximo uma hora. Com o passar do tempo e o fortalecimento da cultura de OKRs dentro da empresa, geralmente cerca de 30 a 40 minutos são suficientes.

Também deve-se levar em conta o tamanho do time, porque provavelmente grupos menores levarão menos tempo reunidos em comparação a grupos maiores, mas também não é regra.

Quais são os contras na hora de gerir OKRs através de planilha?

Utilizar uma planilha para medir o progresso de OKRs, mesmo que seja um avanço diante de documentos físicos e manuais, apresenta obstáculos que podem inclusive prejudicar as estratégias de crescimento da empresa.

Uma das principais dificuldades de se medir o processo de cada OKR em uma planilha é a questão de ela ser estática, enquanto que um sistema criado exclusivamente para a gestão de OKRs é dinâmico, já que calcula e atualiza de forma totalmente automática o progresso dos OKRs a partir da realização das iniciativas e atingimento dos key-results.

Uma planilha, por mais que seja compartilhada pelos membros de um time, oferece dificuldade de uso simultâneo por todos os envolvidos, por ser um arquivo único. Ou seja, impede que as informações sejam atualizadas de maneira mais rápida e fluida.

Com o uso de uma planilha para gerir OKRs também é maior a possibilidade de erros e perda de dados, já um software de OKRs oferece a manutenção de logs (registros contínuos, com data e hora de eventos e mensagens gerados automaticamente, que registram o que aconteceu, quando e por quem), além de funcionar a partir da lógica de permissões (com as funções de identificação e autenticação de usuários; limitação, monitoramento e desabilitação de acessos; e prevenção de acessos não autorizados).

Além disso, ao gerir OKRs através de planilha, por mais que possa ser acessada de forma online, as informações nelas contidas são mais demoradas e menos claras de serem acessadas quando comparada a um sistema específico para gestão de OKRs, sem falar que em dispositivos como smartphones, onde a tela é menor, a usabilidade de planilhas fica ainda menos convidativa e funcional.

Para que os OKRs estejam visíveis para todos o tempo todo, de forma que todos na empresa consigam colaborar para o atingimento dos objetivos, é imprescindível que haja transparência sobre os mesmos. Uma planilha, por melhor que seja aproveitada, não fornece a maior transparência porque simplesmente não foi pensada de forma exclusiva para esse fim.

Também é importante dizer que, no mundo de hoje, as coisas acontecem de forma cada vez mais rápida, o que faz com que as empresas precisem estar sempre reavaliando o caminho que estão escolhendo. Gerir OKRs através de planilha, por oferecer recursos de forma limitada, também limita a agilidade tão necessária atualmente. 

Como um software de OKRs pode contribuir na gestão

Sem dúvida, um software pode contribuir e muito para a gestão de OKRs. Isso porque quando uma empresa investe na automatização de processos significa que ela está ganhando mais tempo para focar em assuntos relacionados à gestão estratégica. 

Uma ótima notícia é que já existem ferramentas no mercado que desempenham a função de gestão de OKRs de maneira eficiente.

Em outras palavras, para quem busca uma uma gestão cada vez mais eficiente, principalmente visando resultados mais expressivos, sólidos e a longo prazo, a planilha não é a melhor opção. 

A gestão dos OKRs através de um software mostra não apenas a evolução da tecnologia na resolução de desafios empresariais, mas o comprometimento da própria empresa em facilitar processos de forma a crescer progressivamente com os OKRs. 

Em um sistema especializado, é possível cruzar dados, acompanhar históricos de diferentes metas ao longo dos ciclos, além de fazer uma gestão visual muito mais interativa. Desse modo, o acompanhamento da performance corporativa pode ser acessado com poucos cliques e em um só local.

Com toda certeza, a tecnologia pode e deve ser uma aliada na implementação dos OKRs.

Gerir OKRs através de planilha é uma estratégia que pode ser utilizada nos primeiros contatos com os OKRs, porém com o passar do tempo, assim como o próprio método sugere, evoluções e aprimoramentos devem ser realizados.

Em um software de OKRs, também há mais flexibilidade na alteração de metas, o que gera mais agilidade, ponto fundamental do framework. Os processos também se tornam mais  transparentes, fator que hoje se mostra cada vez mais importante dentro de uma organização.

Gestão de OKRs em tempos de home office

Com a atual pandemia, não há dúvidas de que o home office veio para ficar. Com ele, também vieram desafios quando os assuntos são produtividade e engajamento da equipe. Afinal, trabalhar em casa é diferente de estar no escritório, principalmente para quem possui família e filhos. 

Esse fato ressalta ainda mais a importância de se ter e utilizar com sabedoria uma metodologia como a de OKRs, já que ela valoriza não apenas o trabalho individual, mas possui relação direta com o desempenho de toda a organização, de forma que fica claro o quanto o esforço e comprometimento de cada um importa.

Por isso, possuir uma ferramenta que possibilite colocar em prática os OKRs da forma mais acessível e clara possível é primordial para que o bom desempenho dos times e funcionários siga ocorrendo, independentemente de onde eles possam estar. Também facilita a integração de pessoas que já começaram a trabalhar na empresa de forma remota. 

Em tempos de incertezas, também é crucial que todos se sintam parte daquela empresa, de forma que os OKRs, quando compartilhados de maneira decrescente e horizontalizada, mostram que todos seguem unidos, mesmo que fisicamente possam estar longe um do outro.

Todo negócio que adotou de forma inesperada o home office, ou mesmo aqueles que já faziam uso desse formato, podem utilizar os OKRs para otimizar seus resultados e posicionamento diante do mercado, tarefas que são facilitadas com o uso de um software específico para tal.

Scoreplan: sistema para gestão de OKRs

A Scoreplan é uma startup com sede em Caxias do Sul (RS), que desde 2018, existe com  o propósito de oferecer o sistema mais completo do mercado para planejamento estratégico e financeiro.

O software criado possibilita um processo estruturado de planejamento estratégico de resultados dentro das empresas, o que garante uma melhor execução do plano de ação e consequentemente o atingimento de melhores índices. 

Também propicia a centralização da gestão estratégica, superando a antiga descentralização formada por diferentes planilhas e sistemas que não se comunicavam. Como solução, entrega um software que une planejamento, execução e análise da gestão estratégica através de metodologias ágeis e tradicionais.

Em 2020, temos orgulho de compartilhar que figuramos no Ranking 100 Open Startups, da plataforma líder em open innovation no país.

Dê um passo além: veja como adotar um software especialista para gerir seus OKRs pode fazer toda a diferença. Peça uma demonstração guiada do Scoreplan.