Como utilizar uma planilha de OKR (Objectives and Key-Results)

Muita gente quer começar a gerir resultados na empresa através deste framework (metodologia); e as planilhas tem se mostrado uma ferramenta adequada para os primeiros passos, mas é preciso compreender como utilizar uma planilha de OKR.

Se você não sabe por onde começar com a planilha de OKR, neste artigo trazemos tudo que envolve a forma de utilizar essa metodologia por meio de planilhas.

Afinal, não basta definir bons OKRs, é preciso geri-los de forma correta para que realmente tragam todos os benefícios que oferecem, fazendo assim com que a organização possa seguir crescendo como se espera, além de atingir resultados como maiores lucros, aumento do engajamento de equipes e melhora do desempenho coletivo e individual.

Neste conteúdo, você saberá o que está por trás da sigla OKR – a metodologia utilizada pelas empresas mais inovadoras do Brasil e do mundo. Os prós e contras de utilizar uma planilha, os elementos que fazem parte dela, a importância da análise e acompanhamento da ferramenta. Além de diversos outros pontos importantes sobre como como utilizar uma planilha de OKR.

Siga lendo para conferir!

O que é OKR

A sigla OKR vem do inglês e significa Objectives and Key-Results. Em português, Objetivos e Resultados-Chaves. OKRs são um framework, ou seja, uma ágil metodologia de gestão e planejamento que contribui para que empresas atinjam os resultados desejados de acordo com metas predefinidas, de forma simples e objetiva. 

A ferramenta é responsável por possibilitar a ligação entre a visão e a realidade da organização, funcionando como uma engrenagem entre a estratégia e a execução. Apenas uma ou outra não são suficientes para que haja crescimento, especialmente em um mercado que apresenta rápidas transformações como esse que estamos inseridos nos dias atuais. 

Os OKRs possuem três componentes, sendo eles:

Objetivo: item que demonstra onde queremos chegar, caracterizado por ser inspiracional e qualitativo, traduzido pela pergunta “Para onde devo ir?”

Key-Result: item que demonstra como saberemos se estamos chegando lá, ou seja, os mecanismos de avaliação do atingimento de um objetivo. Tendo como características serem quantitativos e mensuráveis, traduzido pela pergunta “Como saber se estou chegando lá?”

Iniciativa: necessária para garantir que o objetivo seja atingido, também caracterizado como a “chave para o sucesso”, traduzido pela pergunta “O que você fará para chegar lá?”

Ciclos mais Curtos

Ao definir um OKR, adotam-se cadências mais frequentes, sendo mais comuns os ciclos trimestrais. Assim, possibilita mais flexibilidade, muito necessária para que as organizações possam corrigir sua rota mais vezes ao longo de um ano, por exemplo. 

Transparência

Outro ponto fundamental é que os OKRs devem ser transparentes: de cima para baixo, de baixo para cima e multifuncionais.

Quando todos estão olhando para a mesma estrutura, todos têm a oportunidade de trabalhar para os mesmos resultados, com comprometimento, desde o nível organizacional, passando pelas equipes e chegando a nível individual.

Além disso, o método não trabalha a partir da vinculação de metas e remuneração.

Não é segredo para ninguém que o método foi essencial para o crescimento de empresas como Google, IBM e Airbnb. Hoje, é utilizado ainda por gigantes como Spotify, Walmart e LinkedIn.

O que é uma planilha de OKR

Uma planilha de OKR é uma ferramenta para registrar, documentar e compartilhar OKRs. Ter uma ferramenta para isso é fundamental, pois só assim será possível acompanhar resultados.

A planilha de OKR pode ser utilizada por organizações que desejam começar a implementar os OKRs.

Quais empresas podem utilizar uma planilha de OKR

A planilha de OKR pode ser utilizada por empresas de pequeno porte para o gerenciamento dos seus OKRs.

Importante: quanto maior e mais complexo forem os processos dentro de uma organização, bem como o volume de pessoas envolvidas, também será maior a complexidade do gerenciamento de OKRs através de planilhas.

A ferramenta deve ser compartilhada entre todos os funcionários que atuam diretamente para a obtenção daqueles resultados, de forma a poderem fazer edições; bem como também podem ser repassadas a quem atua indiretamente – de modo que estes possam visualizar e compreender a dinâmica da empresa de forma mais ampla.

Para empresas que ainda não utilizam nenhum modelo, a planilha de planejamento estratégico a partir dos OKRs pode ser uma boa opção para não apenas tornar mais claros os objetivos da empresa, mas também preparar-se para possíveis expansões, visto que quanto mais a empresa cresce, maior é a necessidade de se fazer uma gestão estratégica de OKRs.

Benefícios de utilizar uma planilha de OKR

Sem dúvida, há benefícios na utilização de uma planilha de OKR. Um deles é a maior organização e clareza dos objetivos da empresa como um todo, ao mesmo tempo em que proporciona maior esclarecimento a nível individual, para cada colaborador que faz parte de uma equipe. 

Com uma planilha de OKR, é possível ter de forma conjunta informações que, se dispostas de forma totalmente dispersa, tornariam mais difícil a assimilação dos propósitos e inclusive a proposição de objetivos mais assertivos de forma geral.

Como é composta uma planilha de OKR 

Uma planilha de OKR deve ser composta, antes de tudo, pela data de início e término do ciclo do respectivo OKR, além da data atual.

Na sequência, apresenta espaços demarcados para a descrição do primeiro objetivo, seguido abaixo da explanação dos key-results referentes ao objetivo citado, escrevendo cada um deles da forma mais simples e direta possível. 

Para cada objetivo e seus key-results, essa sequência é repetida. Cada empresa deve seguir a sua própria configuração, como por exemplo: nível organizacional (líderes e gestores), equipes (time de marketing, time de produto, etc) e individual.

Após, seguem-se os detalhamentos de cada key-result. Os detalhes são fundamentais para que os processos sejam mais fáceis de serem entendidos, visualizados e, portanto, atingidos. Seguem algumas sugestões:

Mensuração

Descrição de como o key-result será calculado (como uma fórmula).

Fonte da informação

Indicação de onde estão as informações (por exemplo, um relatório ou sistema).

Frequência de atualização

Definição da periodicidade da atualização (semanal, quinzenal ou mensal).

Valor

• Base: valor de onde se está partindo (já explanado na descrição do KR);
• Alvo: “onde” se quer chegar (já explanado na descrição do KR);
• Atual: valor atualizado conforme andamento do placar dos OKRs.

Progresso

Valor do progresso em direção ao cumprimento da meta em porcentagem, atualizado conforme andamento do placar dos OKRs.

Ao lado dessas funcionalidades, é importante ter uma espécie de “placar” dos OKRs, elemento muito importante para que seja possível enxergar se o objetivo está próximo, no caminho ou longe de ser atingido.

Nele, podem-se ter colunas verticais que exemplificam a passagem do tempo, sendo cada uma para cada semana (a partir daquele período específico estipulado, como três meses).

Abaixo, para cada KR, são inseridas as variáveis “histórico” (indicação de valores, sejam eles em unidade, porcentagem ou outro) e “confiança” (indicação da proximidade ou não do alcance daquele KR com a utilização das cores, por exemplo, do semáforo – verde, amarelo e vermelho, partindo do mais até o menos confiante respectivamente). 

Assim, é possível atualizar e acompanhar os processos de forma a ter consciência sobre os resultados já atingidos ou não de acordo com o tempo, o que proporciona antecipar situações e propor novas abordagens sobre um determinado KR.

O preenchimento dessas informações também é conhecido como “check in”, sobre o qual falaremos mais adiante.

Uma mesma planilha pode ser utilizada para mapear tanto os OKRs da empresa como um todo, quanto de uma unidade de negócio ou de um departamento.

Como utilizar uma planilha de OKR para analisar resultados

Um dos diferenciais dos OKRs é o estabelecimento de metas com ciclo mais curto e não apenas de longo prazo, como sugerem outras metodologias tradicionais. Desta forma, o acompanhamento da evolução deles também acontece de forma mais curta.

Como já citamos, a frequência de análise dos OKRs pode ser feita de três maneiras diferentes, a partir da sua periodicidade: semanal (uma vez por semana), quinzenal (duas vezes ao mês) ou mensal (uma vez por mês).

É bom lembrar que cada caso é um caso, porém o recomendável é que se faça análises semanais da planilha de OKR, visto que desse modo é mais fácil manter o foco e ajustar estratégias com mais rapidez, ou seja, com menos perda de tempo e energia em ações que não entregam os resultados esperados.

Como acompanhar os resultados da planilha de OKR

Quando se trata de OKR, todas as etapas do processo são importantes. Afinal, não basta ter ótimos objetivos e uma planilha inicial se ela não for utilizada e atualizada da forma correta ao longo do tempo.

Para isso, devem ser realizadas reuniões específicas para análise e acompanhamento dos OKRs, que são conhecidas como check in. 

Check in

O check in é uma reunião curta para verificar os resultados do OKR, realizada com uma frequência já estipulada anteriormente. Com os encontros é possível começar a ver como o trabalho diário afeta os resultados-chave.

Também serve para medir a confiança do que será possível entregar, fortalecendo o entusiasmo por uma entrega cada vez melhor.

O objetivo de um check in não é de forma alguma engessar a gestão de resultados, nem adicionar mais longas reuniões às agendas já concorridas, o que muitas vezes pode se mostrar uma preocupação para os gestores, mas sim garantir que os times atuem de fato na direção dos objetivos e resultados projetados.

Por isso, priorizar a dinâmica do check in é fundamental para manter o alinhamento no time.

Ciclos Trimestrais

Com os OKRs definidos em ciclos trimestrais, é preciso que seja feito um acompanhamento mais constante, de forma que o mais comum é que os check ins sejam feitos uma vez por semana ou no máximo a cada 15 dias, porque senão perde-se o sentido de utilizar a metodologia.

Médio e Longo Prazo

Porém, também é possível que sejam estipulados objetivos mais longos, como no caso de seis meses, nove meses ou um ano. Nesses casos, que normalmente envolvem OKRS mais amplos e estratégicos, o check in pode ser feito uma vez por mês.

Mesmo assim, é necessário atenção ao cumprimento dos prazos, pois eles são fundamentais para a manutenção e reforço do foco em torno da meta. 

Disciplina

O ideal é que seja definido um mesmo dia da semana e uma mesma hora para que o encontro ocorra, de forma recorrente, e seja mantido na agenda de compromissos dos colaboradores. Desse modo, torna-se um ritual de acompanhamento que envolve de fato as pessoas.

Uma vez que a mudança de cultura dentro de uma empresa leva certo tempo; para que essa mudança seja feita de forma mais eficaz e rápida – possível, os OKRs devem de fato ser inseridos no dia a dia dos times, com suas atividades sendo baseadas nos OKRs já definidos.

Evitar Erros Comuns

Conduzindo o processo da forma como mostramos até aqui, é possível evitar o conhecido “Set it and forget it” (em português, Defina a meta e esqueça dela). Empresas e equipes que não conseguem inserir de forma correta os OKRs em suas rotinas podem infelizmente acabar trabalhando apenas para resolver problemas ou “apagar incêndios”, comprometendo o progresso no contexto geral.

É importante lembrar que a empresa deve estar preparada, pois algumas reuniões de check in mostrem falhas que estão acontecendo. Aliás, esse é justamente um dos pontos mais positivos dos OKRs, porque possibilitam rapidamente avaliar as estratégias até então utilizadas, mudá-las se for o caso e seguir buscando uma melhora contínua.

Quem deve preencher a planilha de OKR

Não há regra sobre como utilizar uma planilha de OKR quando se trata do seu preenchimento, uma vez que cada empresa configura de um modo único. Porém, é preciso ter diretrizes claras para que o documento seja preenchido de forma correta e contínua, para que sirva efetivamente como um “mostrador” da realidade atual da organização.

Desse modo, fica definido dentro do nível organizacional quem será o responsável pelo preenchimento da planilha, isso porque geralmente são diversas pessoas envolvidas.

Os contras de usar planilhas

Apesar de existirem diversas formas de implementar OKRs dentro de uma empresa, e a planilha ser uma delas, é preciso analisar com cautela qual será a opção escolhida pela organização. Afinal, ela pode ser decisiva para que a metodologia seja implementada com sucesso ou não.

Isso porque uma planilha deixa a desejar no quesito praticidade, uma vez que o seu preenchimento é quase que prioritariamente manual, o que abre margem para mais falhas humanas, como erros de digitação ou mesmo distração na hora de preenchê-las.

Além, de demandar mais tempo de quem a preenche, o que pode tornar o processo menos bem-visto pelos colaboradores.

Com uma planilha, a visualização tanto dos dados de cada OKR como do próprio organograma da empresa não é possível de ser feita de forma clara, o que dificulta a percepção do cenário integral dos movimentos da empresa. 

Como já foi citado, um aspecto que faz com que os OKRs sejam uma ferramenta de gestão tão eficaz é a capacidade de acompanhá-los de forma mais fácil conforme os avanços acontecem, e a agilidade.

Sendo assim, uma planilha, por mais organizada que seja, não permite a agilidade que é tão característica dos OKRs por não se caracterizar como uma tecnologia de ponta.

Como um software pode contribuir para a gestão de OKRs

Como vimos até aqui, os OKRs são uma excelente metodologia, que pode trazer ótimos resultados para uma empresa. Porém, sem um bom instrumento para colocá-los em prática, as expectativas podem não ser alcançadas.

Por isso, a tecnologia pode ser uma aliada para implementar o método de uma forma simples, clara e prática no dia a dia dos colaboradores.

Nesse sentido, com a escolha por um software para reunir todas as informações necessárias e fundamentais, os colaboradores têm acesso aos seus OKRs de onde estiverem, o que facilita muito a gestão da metodologia para as empresas que têm políticas de home office, por exemplo.

Com um software, não é mais necessário utilizar planilhas complexas ou documentos compartilhados, estando tudo em apenas um só lugar. Além disso, ele permite visualizar o alinhamento das metas em tempo real, de forma rápida e intuitiva, assim como o desempenho geral, por área e individual. 

Um software permite ainda maior flexibilidade em alterar as metas, indo ao encontro de um dos princípios dos OKRs.

Além disso, por reunir todas as informações em apenas um lugar, aumenta a transparência organizacional, legitimando o esforço de todos em prol do crescimento da organização.

Um software também permite mostrar de forma clara o organograma da empresa, sem dificuldade para o seu entendimento. Outros pontos positivos são uma melhor visualização, a manutenção do foco do time ou equipe, a segurança dos dados, a facilitação do acompanhamento do progresso e a otimização de processos.

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