5 dicas de como otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa

Eficiência é essencial para qualquer empresa que queira alcançar o sucesso nos dias de hoje. Desperdícios de tempo e dinheiro não apenas corroem a rentabilidade do negócio, como fazem com que a organização perca competitividade e, no limite, podem até tirá-la do mercado.

Nesse sentido, é essencial otimizar o fluxo de trabalho. Isso é algo que está ao alcance de todas as empresas, independentemente do porte ou segmento, e que só traz benefícios. Por isso, neste artigo vamos mostrar algumas medidas que podem ser tomadas para ajudar a melhorar o workflow e colher os benefícios esperados. Acompanhe!

1. Mapeie os processos

Essa é uma dica que vale para qualquer coisa que queiramos melhorar. O primeiro passo é sempre entender como as coisas funcionam atualmente. Esse mapeamento também é importante para entender quais processos estão interligados. Dessa forma, você vai saber quais áreas serão impactadas se mexer em um desses processos.

Isso é fundamental para prevenir ocorrências inesperadas ao, por exemplo, desligar algum processo, cortar um fornecedor ou mudar um servidor. Ao mesmo tempo, o simples fato de mapear os processos atuais já vai evidenciar oportunidades de melhoria imediatas.

2. Padronize os processos

Agora que você já conhece com detalhes todos os processos da sua empresa ou da área escolhida, é hora de padronizá-los. Isso traz diversos benefícios, inclusive para a imagem da organização perante os clientes e o mercado em geral.

A melhor forma de fazer essa padronização é construir em conjunto com os os profissionais que estão na linha de frente e lidam com essas questões todos os dias. Além disso, se possível, faça benchmarking, ou seja, veja as soluções que outras empresas dão para os mesmos problemas que a sua organização enfrenta.

Isso vai agregar conhecimento para o seu negócio e trazer insights, com novas perspectivas. Muitas vezes, especialmente nas organizações um pouco mais antigas e consolidadas, os processos internos estão estabelecidos há muito tempo e ninguém pensa em revê-los, porque eles funcionam bem como estão.

No entanto, o mundo dos negócios é muito dinâmico e podem ter surgido outras metodologias ou tecnologias que trazem ganhos de eficiência. Pense, por exemplo, em como se gerencia projetos hoje em dia. As metodologias ágeis mudaram completamente esse cenário e permitiram que startups colocassem seus produtos e serviços no mercado com rapidez e sempre buscando aprimoramento.

3. Documente tudo

Com a casa arrumada, é importante que os processos estejam documentados e acessíveis a todos que têm ligação com eles. Assim, quando há troca de colaborador em determinada função, o novo profissional tem condições de manter o padrão estabelecido e os ganhos obtidos com o trabalho de mapeamento e padronização não se perdem.

Vale lembrar de que a taxa de turnover costuma ser alta em muitas empresas, especialmente nas mais novas, o que aumenta a importância desse trabalho de documentação. Isso vai impedir, inclusive, que os clientes percebam o degrau na troca dos profissionais dentro da organização, o que poderia afetar a imagem da empresa no mercado.

A internet e as redes sociais deram voz e visibilidade a todos. Para um cliente fazer uma reclamação nas redes sociais ou em sites de defesa do consumidor custa bem pouco. Dependendo da situação, isso pode prejudicar imensamente a imagem do negócio, e sabemos que reputação é algo difícil de construir e fácil de perder. Por isso, todo cuidado é pouco nas mudanças — sejam elas de pessoas, sejam nos procedimentos em si.

Todo esse processo é necessário e traz benefícios conhecidos, como:

• redução de erros;
• eliminação de desperdícios;
• diminuição de retrabalho;
• ganhos de produtividade;
• economia de custos;
• aumento na satisfação dos clientes.

Ainda assim, vale lembrar de que não se trata de encher a empresa com burocracias desnecessárias, que vão apenas tomar mais tempo das equipes. Tudo o que for definido tem que ter um bom motivo e ser o mais simples e enxuto possível. Com essas melhorias, a ideia é ter ganhos de agilidade e não engessar ou burocratizar ainda mais os negócios.

Um exemplo claro disso são os formulários que precisamos preencher para fazer qualquer requisição. Solicite apenas os dados realmente necessários para aquela questão, seja ela voltada para o colaborador, seja para o cliente. Assim, para abrir um chamado para consertar uma máquina, por exemplo, quais são as informações necessárias? O registro do colaborador na empresa e o número da máquina?

Se for só isso, evite longos formulários que fazem com ele perca tempo com algo que não vai trazer um centavo para a empresa, enquanto poderia fazer o trabalho dele.

Vale lembrar de que falamos muito sobre métodos que os profissionais podem adotar para gerenciar melhor seu tempo, mas cabe também às empresas colaborar para não ocupar seus profissionais com atividades inúteis.

4. Automatize o que for possível

Por mais que você conte com ótimos profissionais, a automatização de processos já deixou de ser uma tendência para ser uma realidade. Ela traz diversos ganhos para a empresa, como:

• eliminação de falhas humanas;
• fácil escalabilidade;
• liberação da equipe para atividades mais analíticas e estratégicas, que tragam resultado para o negócio;
• maior produtividade.

Analise o que pode ser automatizado na sua empresa e quais são as vantagens que a automação traria para cada um desses itens, assim como os custos, é claro. Pode ser uma ótima forma de mudar alguns processos e otimizar determinados fluxos de trabalho.

5. Use softwares especializados

O mercado conta com diversos softwares especializados para empresas que querem melhorar o fluxo de trabalho. É possível encontrar várias ferramentas para organização de workflow e plano de ação, que usam metodologias reconhecidas no mercado, como o método kanban.

Com isso, a organização da equipe flui muito melhor, especialmente quando falamos na gestão de times remotos. Todos podem saber onde determinada atividade está, quando terão que atuar nela e em qual ordem as tarefas vão chegar. Isso também ajuda o gestor a entender a produtividade de cada membro da equipe e a ajustar as demandas, para que evitar que uns fiquem sobrecarregados enquanto outros ficam ociosos.

Agora, você já conhece algumas das principais ações que podem ser tomadas para otimizar o fluxo de trabalho e obter os ganhos de eficiência esperados para o seu negócio. Tanto as novas tecnologias quanto as metodologias modernas de gestão são essenciais para tornar sua empresa mais competitiva no mercado.

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