Planejamento Orçamentário 2021: comece agora
Na sua empresa é feito planejamento orçamentário? Se é feito; está em dia ou não passa de um simples documento sem qualquer aplicação prática? Deixar de fazer ou não dar a devida importância ao orçamento, segundo o Sebrae, é uma das principais causas do fracasso de empresas no Brasil. Assim sendo, toda a dedicação é pouca na hora de definir e gerir o orçamento empresarial.
Da mesma forma, fazer o planejamento orçamentário com o período a ser orçado já em exercício, não é tão eficaz quanto fazê-lo previamente. Caso a sua empresa ainda não tenha se dedicado à montagem do plano financeiro de 2021, pode aproveitar para fazê-lo agora. Este é o momento, e tudo começa com a leitura deste material, em que você aprenderá os passos iniciais para montar um orçamento de primeira. Vamos em frente?
Invista em uma cultura data driven
Um orçamento não pode simplesmente surgir no nada. Para ele ser montado, pelo menos no nível empresarial, é preciso ter um volume de dados mínimo. Isso significa que os valores de referência para receitas e despesas devem partir de dados extraídos de relatórios, sistemas e documentos de controle e gestão da empresa.
Esse processo de coleta de dados é parte da cultura de empresas data driven ou orientadas por dados. Nelas, as decisões jamais são tomadas ao acaso ou apenas com base na experiência de seus gestores. Acima de tudo, são as informações sobre o negócio que pautam as medidas tomadas e isso se aplica ao planejamento orçamentário.
Defina metas e objetivos
Ter dados disponíveis implica tratá-los, ou seja, transformá-los em informação que seja útil para tomar decisões. Outra consequência do tratamento de dados é que, uma vez organizados, eles também apontam para metas e objetivos a serem atingidas.
Por exemplo, suponha que o DRE da sua empresa revelou que houve mais gastos com ICMS no último exercício em comparação com o ano anterior. Isso pode levar a empresa a reajustar seu orçamento no sentido de:
- reduzir a quantidade de fornecedores que vêm de outros estados;
- controlar mais de perto o transporte de mercadorias;
- adotar estratégias de elisão fiscal.
Perceba que toda meta a ser atingida vai tangenciar a parte operacional, fiscal ou tributária. Sendo assim, o ideal é sempre defini-las em equipe, de preferência com a participação de seu contador ou controller, caso sua empresa disponha desse profissional.
Trabalhe com dados anuais
Sua empresa está no mercado há mais de dois anos? Se a sua resposta foi sim e se você mantém um registro mínimo de suas receitas e despesas, deve reparar que elas se repetem. É por esse motivo que o planejamento orçamentário pode e deve partir dos dados financeiros e contábeis de anos anteriores.
Será a partir deles que sua empresa terá uma ideia dos setores ou atividades em que possam ser feitos cortes ou investimentos. Com os registros de um ano inteiro, também é possível antecipar gastos frequentes, mas que, por falta de controle, sempre pegam de surpresa.
Alinhe o orçamento de cada setor
Cada setor trabalha com um orçamento próprio que, por sua vez, deve ser alinhado com o da empresa como um todo. Nesse sentido, estes orçamentos setoriais devem ser pautados pelo planejamento estratégico da organização assim como, pelos planos táticos e operacionais das respectivas áreas.
Somente dessa forma é que poderão ser definidos adequadamente os budgets de cada área, assim como suas metas e a forma de geri-las. O mais importante é que o orçamento destinado a cada área seja aplicado conforme as diretrizes da empresa, garantindo assim o alinhamento das ações.
Simule diferentes cenários
O orçamento empresarial serve para antecipar entradas e saídas, contudo, o planejamento não deve ser tomado como imutável. É por isso que, nas empresas mais eficientes, o planejamento é feito considerando pelo menos três cenários:
- normalidade: cenário em que tudo sairá pelo menos próximo do que está sendo planejado. O orçamento previsto é mantido sem alteração;
- melhor que o esperado: cenário em que as receitas superam as expectativas. Assim, a gestão pode avaliar e optar por investir ou mesmo aplicar em ativos financeiros;
- pior possível: cenário em que nada do que foi previsto acontece, demandando gastos acima do planejado.
Embora essas sejam as três opções mais elementares, são praticamente ilimitadas as possibilidades de levantar cenários. E quanto mais forem detectados, mais preparada sua empresa estará para imprevistos que, cedo ou tarde, vão acontecer.
Discrimine receitas e despesas
Aliada a todas as medidas já destacadas, deve ser feita em paralelo à separação de todas as contas que sua empresa registra por período. É algo na linha do que vimos no tópico sobre gastos em cada setor. A diferença é que, aqui, você trabalhará com os custos e as receitas do negócio como um todo.
O importante é conhecer bem quais são seus custos fixos, ou seja, aqueles que não se modificam conforme a produção aumenta ou diminui. O mesmo vale para os custos variáveis que, como o termo já entrega, oscilam dependendo de quanto a empresa produz.
Por exemplo: imagine que sua empresa decide aumentar um pedido de uma mercadoria que está apresentando demanda elevada. Nesse caso, haverá um aumento nos custos em relação ao fornecedor, impostos e, em alguns casos, com gestão de estoque.
Avalie e realinhe
A finalidade principal do orçamento empresarial é servir como um instrumento de controle e gestão que garantirá a saúde financeira da empresa, mantendo-a próspera. No entanto, o planejamento orçamentário só será útil se você e sua equipe se mantiverem permanentemente engajados em cumpri-lo.
Nesse aspecto, é fundamental que sejam feitas análises periódicas para confirmar se a rota traçada está de fato sendo seguida ou se algum ajuste no percurso precisa ser feito.
Outro ponto importante nesse processo constante de avaliação e mensuração de resultados é que ele permite melhorar continuamente. Assim, o planejamento orçamentário servirá como ponto de partida até para implementar melhorias – tanto no nível estratégico quanto no operacional.
Então, ficou claro para você o que é o planejamento orçamentário e porque você precisa começar o de 2021 agora? Leia também o nosso artigo: 7 motivos para usar um software de orçamento empresarial
