Planilha de OKR para Gestão de Objectives e Key-Results

Se você chegou até aqui, com certeza já ouviu falar sobre OKRs e está não só querendo entender como pode começar a geri-los, mas também buscando um modelo de Planilha de OKR para ajudar.

Provavelmente você também já sabe, que este método foi essencial para o crescimento de empresas como a gigante Google, além de ser utilizado atualmente por organizações do porte de Spotify, Walmart, GE e LinkedIn.

O que você provavelmente ainda tem dúvidas é sobre como colocar em prática esse framework de gestão na sua empresa.

Neste artigo, você conhecerá um pouco mais sobre o método OKR, o modo de utilização correto de uma planilha, assim como a importância da análise e acompanhamento do desenvolver do método através da ferramenta. E muito mais!

Spoiler: Tem inclusive, link para baixar gratuitamente um modelo de planilha pronta, como exemplos e guia de utilização!

Como e quando surgiu o conceito de OKR

O método OKR foi criado para que todos dentro de uma empresa trabalhem por um objetivo comum. Conforme Peter Drucker, considerado pai da administração moderna e um dos fomentadores dessa nova visão empresarial ainda na década de 1950; não basta ter a melhor estratégia se a cultura da empresa não está alinhada com a sua execução.

Os OKRs, do jeito como conhecemos hoje, foram criados pela Intel na década de 1970, por meio de Andy Grove e John Doerr. Em 1999, após um benchmarking (processo de avaliação da empresa em relação à concorrência, por meio do qual incorporam-se as melhores práticas de outras organizações e/ou aperfeiçoam-se os seus próprios métodos), os fundadores da então “pequena empresa Google” passaram a adotá-los como estratégia de gestão e crescimento.

O que é OKR

A sigla em inglês OKR significa Objectives and Key-Results, tendo sua tradução em português como Objetivos e Resultados-Chaves. Para abrir esse conceito, OKRs são uma metodologia de gestão e planejamento que tem como intuito tornar mais claro o caminho para que empresas atinjam resultados de acordo com metas predefinidas, de forma simples, ágil e objetiva. 

Principais características dos OKRs

Comunicação

Uma das principais características dos OKRs é ser uma metodologia que funciona como uma ferramenta de comunicação interna, que tem como objetivo alinhar as expectativas da empresa com os colaboradores.

Simplicidade

Outro fator muito importante. Os OKRs devem conter uma linguagem simples, de fácil compreensão por todos, tornando a comunicação mais clara, eficaz e acessível.

Criação/Fortalecimento de Cultura

Quando falamos de OKRs, estamos falando também da criação ou fortalecimento do alinhamento da cultura da empresa. Isso porque eles preveem aproximar os diversos setores, já que a ideia é que todos saibam o que está acontecendo em toda a empresa, mesmo que sem aprofundamento. O time de marketing, por exemplo, tem conhecimento de como anda o time de tecnologia da informação. 

Nesse sentido, os OKRs devem sempre ser definidos entre gestor e colaborador, para que seja possível não apenas um melhor desempenho do próprio funcionário, como também objetivos que estejam de fato alinhados a todo o contexto da empresa. Esse modelo de horizontalidade é um dos diferenciais dessa metodologia, que garante maior engajamento.

Limitação

Os OKRs também são característicos por seu número limite de objetivos e key-results, para evitar a perda de foco e consequentes resultados ruins. Por isso, o método prevê que, em cada ciclo, um colaborador tenha entre 2 e 5 objetivos, sendo que cada um deles deve ter entre 2 e 5 resultados-chave. Metas não apenas se tornam mais atingíveis, como mais leves de serem cumpridas.

Ciclos Curtos

Outro fator diferencial dos OKRs. A maior parte das empresas utiliza a ferramenta definindo ciclos trimestrais de OKR, de forma que possuem duração de 30 a 45 dias, o que acelera o período de feedback. Porém, também existem os OKRs de alto nível, que são os anuais, os quais geralmente são em pequeno número e pensados para o atingimento de metas desafiadoras e decisivas para o sucesso da organização.

Um fator positivo da metodologia OKR é proporcionar o acompanhamento dos progressos e facilitar a correção de erros, que acontece de forma rápida. Atualizações mais rápidas e regulares, semanais ou quinzenais, contribuem para ganhos de visão e insights para problemas. Sem dúvida, a evolução em geral tende a ser muito mais rápida.

A seguir, os componentes dos OKRs:

Objetivo: deve ser inspirador e gerar engajamento, a partir da fórmula verbo + o que você fará (motivo/razão), de forma a implementar processos exponenciais para crescer rapidamente;

Key-Result: deve ser mensurável e ambicioso, mas não impossível, a partir da fórmula substantivo + o que você acompanhará de x para y, de modo a atingir, o objetivo.

Iniciativas: atividades “marco” a serem realizadas, que demonstrarão e garantirão o atingimento do objetivo.

Princípios dos OKRs

Não há dúvidas de que a incerteza atual gera a necessidade de análises e planejamentos ágeis, adaptáveis e focados em resultados. Um dos princípios essenciais dos OKRs é justamente a sua agilidade, o que faz com que possam ser alterados de forma mais fácil, visando assim a correção de estratégias que já se mostram equivocadas, fato que inevitavelmente ocorre em toda e qualquer empresa que deseja expandir, em todos os níveis. 

Foco

A definição de OKRs não parte de um conjunto de perspectivas pré-determinadas, mas sim; são definidos com base no que é mais importante para os próximos meses. Vale destacar que FOCO é a palavra mais importante quando falamos de OKR, com o estabelecimento dos resultados pretendidos com antecedência.

Bottom Up

Outro fator importante é que o OKR é um método desenhado para ser aplicado da base ao topo, onde os OKRs se conectam e atingem um alinhamento, podendo ser entendida como uma ferramenta de via de mão dupla. A equipe participa das decisões, onde o compartilhamento de ideias e a motivação pela realização de um sonho em comum são uma realidade.

Transparência

Além disso, os OKRs tornam os objetivos claros, servindo assim de inspiração para todos os colaboradores. Junto a isso, outro benefício é a possibilidade de alongar metas, necessária para a busca de resultados inovadores.

Exemplos de metas a serem alcançadas

Dentro dos OKRs, podem ser trabalhados dois tipos de metas, intituladas roofshot e moonshot. Confira mais sobre elas:

Roofshot: metas que podem ser difíceis, mas realizáveis, geralmente se referindo a melhorias incrementais;

Moonshot: metas “esticadas”, que exigem mudanças disruptivas e parecem estar além do efetivamente alcançável.

O que é uma planilha de OKR

É bem verdade que não existe uma maneira única de aplicar os OKRs, já que cada empresa é livre e deve usar a ferramenta da maneira que melhor funcionar para o seu time e colaboradores. Inclusive, é comum que equipes diferentes de uma mesma empresa façam uso dos OKRs de maneiras variadas. O mais importante é encontrar a aplicação que melhor funciona para a organização.

Aqui, estamos falando de uma planilha de OKR, meio mais comumente utilizado no início das implementações da metodologia nos times e nas empresas. 

Quando criada e utilizada da maneira correta, a planilha torna-se prática, além de permitir ter uma visualização mais clara de como está o desempenho de forma individual e coletiva de colaboradores e da organização, respectivamente.

Como é composta uma planilha de OKR

Uma planilha OKR deve conter diversos elementos indispensáveis. É importante entender quais são as características de cada um deles para que sejam preenchidos da maneira correta, o que proporcionará clareza e assertividade na gestão dos OKRs.

Dados Gerais: aba para fazer as configurações básicas da planilha, como data do início do planejamento e o período de duração.

Cadastro de Objetivos: para cadastrar os objetivos, de forma simples e clara.

Cadastro de Key-results: abaixo de cada objetivo, para cadastrar os resultados-chave, também de forma simples e clara, um em cada linha.

Planejamento e Acompanhamento: para fazer o acompanhamento numérico (valores, unidades ou outra variável) a partir do acompanhamento semanal, mensal ou quinzenal (conforme decidido pelo departamento ou equipe), sempre comparando com o realizado efetivamente.

Iniciativas: para definir e acompanhar os planos de ação, ou seja, as iniciativas necessárias para o atingimento dos objetivos e resultados-chave.

Resultados Consolidados: aba para incluir os índices dos seus objetivos, os resultados das ações definidas nos planos de ação, além de alertas, dicas e gráficos gerais da planilha.

Relatório para Impressão: onde todos os dados da planilha podem ser compilados em relatórios já prontos para impressão.

Quais empresas podem utilizar uma planilha de OKR

A gestão por OKRs, mesmo com todos os seus benefícios, pode não ser a melhor escolha para algumas empresas, dependendo do seu modelo de negócios a utilização de metodologias tradicionais como o Gerenciamento por Diretrizes ou Balanced Scorecard pode ser mais indicada. Vale fazer uma avaliação, considerando as características de cada método e a cultura da empresa.

De qualquer modo, em qualquer empresa, os OKRs podem ser utilizados para determinados departamentos, como as áreas de inovação, tecnologia e marketing, que tendem a ser e sofrer transformações mais rápidas.

Dicas finais de utilização de uma planilha de OKR

Antes de terminar, aqui estão mais algumas dicas importantes na hora de manter em dia a sua planilha de OKRs. Confira:

Simplificação de dados e informações

A planilha de OKR deve conter todas as informações necessárias, porém quanto mais elas puderem ser escritas de forma curta e breve (como o próprio método induz), melhor, isso porque a visualização será mais clara e o risco de perda de foco e confusão diminui consideravelmente.

Número de resultados-chave

Como foi pontuado, mas vale a pena lembrar, é a indicação de que cada objetivo não possua mais do que 5 resultados-chave. O intuito da metodologia OKR é simplificar o caminho para o sucesso desejado, e não complicá-lo. Assim também é a planilha: facilitar a gestão de OKRs e não o contrário. Acima de tudo, deve ser um documento facilitador.

Mensuração e acompanhamento

Em posse da sua planilha OKRs, lembre-se de gerar relatórios das suas mensurações e compartilhá-los com os colaboradores de forma coletiva e transparente. Assim, todos podem analisar o que deu certo ou não, evitando futuros erros recorrentes. Desse modo, também facilita que surjam melhorias e alterações de objetivos ou resultados-chave.

Outro grande segredo é fazer o acompanhamento do seu progresso de forma regular e comprometida. A avaliação periódica é indispensável para que haja consciência se as metas definidas estão realmente trazendo os resultados desejados, antecipando cenários e mudando estratégias se necessário.

Lembre-se sempre de salvar

Pode ser algo básico, mas é sempre bom lembrar quando estamos falando de planilhas. Por mais que muitos utilizem a versão online, e também para esses, é imprescindível conferir se os dados foram salvos com sucesso sempre que alterações são feitas, de forma a não gerar confusão, retrabalho ou até desavenças.

Como um software pode contribuir para a gestão de OKRs

Sem dúvida, a tecnologia pode ser uma aliada para implementar os OKRs de uma forma muito simples, clara e prática no dia a dia. Isso porque um software é capaz de reunir todas as informações e proporcionar acesso aos colaboradores de onde estiverem, por exemplo.

Com um software, as planilhas ficam para trás, dando lugar a um sistema onde com apenas alguns toques é possível ter uma visão clara de como está o andamento de toda a empresa. Além disso, permite visualizar o alinhamento das metas em tempo real e elimina os riscos relativos a erros humanos. 

Um software dispõe de mais flexibilidade para alterar metas, o que proporciona mais agilidade, uma das principais características dos OKRs. Além disso, facilita para que os processos sejam ainda mais transparentes dentro de uma organização, fator cada vez mais importante nos dias atuais.

Baixe gratuitamente a nossa planilha de OKRs

Preparamos uma planilha completa para gestão de OKRs que pode começar a ser utilizada assim que é feito o download. Para ter acesso a ela de maneira gratuita, clique aqui.

No entanto, se você deseja dar um passo além agora mesmo e utilizar um software para gerir seus OKRs, entre em contato conosco e entenda como podemos levar a sua gestão de resultados a outro nível!

Scoreplan

Somos uma startup com sede em Caxias do Sul (RS) que nasceu no final de 2018 com o propósito de oferecer o sistema mais completo do mercado para planejamento estratégico e financeiro.

Nossos sistema proporciona um processo estruturado de planejamento estratégico dentro das empresas, possibilitando assim uma melhor execução do plano de ação e consequentemente melhores resultados. 

Além disso, torna realidade a centralização da gestão estratégica, deixando para trás a as diferentes planilhas e sistemas, que não se comunicam. Como solução, entrega um sistema que integra planejamento, execução e análise da gestão estratégica, combinando metodologias ágeis e tradicionais.

Em 2020, nos orgulhamos de figurar no  Ranking 100 Open Startups, plataforma líder em open innovation no país.