Por que você deve usar um software de OKR?
A implementação dos OKRs nas empresas tem sido cada vez maior. Trata-se de uma metodologia mais condizente com um mercado cada vez mais volátil e tecnológico. E a adaptação e a resiliência tem se mostrado cruciais para a sobrevivência e prosperidade das empresas.
Muitos gestores tem sentido necessidade de abandonar a planilha e investir em um software de OKR. Usar uma ferramenta pouco confiável e flexível para gerir um método de gestão que é, justamente, caracterizado por agilidade e colaboração, não faz muito sentido.
Sem dúvida, a melhor maneira de implementar e gerir OKRs na empresa é investir em um software de OKR. Inclusive, ele irá fazer com que a mudança de cultura aconteça mais rápida e coesa.
Para mostrar o porquê, preparamos este artigo completo. Vamos apresentar a importância de fazer a gestão de OKRs e os inúmeros benefícios do uso de um software especializado.
Continue lendo para conferir!
O que é OKR
OKR é uma sigla que, em inglês, significa “Objective and Key-Results”. No português, temos Objetivos e Resultados-chave. É um framework ou, uma metodologia, de gestão criada por Andrew Grove e John Doerr, executivos da Intel na década de 1970.
O seu propósito principal era (e segue sendo) traçar os objetivos do negócio e acompanhá-los ao longo do tempo. Assim, nas décadas seguintes, a metodologia foi utilizada exclusivamente pela multinacional de tecnologia.
Em 1999, quando Doerr saiu da Intel e entrou para a então jovem Google, com apenas 40 funcionários, aplicou por lá sua metodologia de OKRs, já que havia grandes perspectivas de expansão.
Foi quando o método realmente ficou famoso e passou a ser adotado por organizações do mundo inteiro. Primeiro, o framework se popularizou entre outras empresas de tecnologia e, depois, em segmentos diversos.
Hoje, com uma equipe de dezenas de milhares de colaboradores em todos os cantos do mundo, a Google continua utilizando a metodologia de OKR para seguir crescendo e otimizando seus resultados. Isso prova que a metodologia de fato é uma excelente aliada para o crescimento de toda organização.
Além do Google, outras gigantes como AirBnB, Walmart, General Eletric e Linkedin já adotaram e aprovaram os OKRs.
Por que é importante fazer a gestão de OKRs?
Assim como tudo na vida, a teoria deve estar acompanhada da prática para que os resultados não apenas sejam atingidos, mas sejam sempre os melhores possíveis. Com os OKRs, esse cenário não é diferente.
Com a característica de ser uma metodologia ágil de gerenciamento, nos OKRs o acompanhamento periódico é fundamental para que a execução das ações gere os resultados esperados.
Dentro do método OKR, o acompanhamento é realizado a partir de uma reunião (ou cerimônia) chamada de check-in. Todas as pessoas que fazem parte daquela equipe ou área da empresa devem estar atentas ao compartilhamento de informações do que está sendo feito, dos desafios enfrentados e quais ações serão executadas dali pra frente.
Para OKRs de duração trimestral (período recomendado para objetivos menos complexos), o check-in deve ser feito semanalmente. Respeitando o mesmo dia da semana, para que os colaboradores já insiram esse momento na sua rotina de trabalho.
Já os OKRs que demandam mais tempo, por apresentarem maior complexidade, costumam ter duração de seis meses a um ano. Logo, os check-in devem ser feitos de maneira quinzenal e mensal, respectivamente.
De qualquer forma, as informações apresentadas nessas cerimônias devem ser claras, para que o cenário atual possa ser interpretado rapidamente. Novas orientações também devem ser incluídas de maneira fácil e rápida.
Nenhuma ferramenta se mostra tão eficaz para cumprir essas funções quanto um software de OKR criado exclusivamente para isso, como falaremos a seguir.
Como um software de OKR contribui no planejamento estratégico
São inúmeros os benefícios da utilização de um software de OKR. Cada vez mais, a tecnologia se mostra e deve ser encarada como uma aliada para a gestão das empresas.
Se é possível tornar mais simples, claros e práticos os processos que fazem parte do método, por que não fazer isso? Abaixo, seguem alguns ganhos de se usar um software especializado para OKRs:
Agilidade
Como muito já se sabe, um dos principais diferenciais do método OKR é a sua premissa de “errar rápido” para então, identificar e corrigir, ainda mais rápido.
Nesse ponto, um software organiza as diferentes funções, tornando prático o preenchimento de cada uma delas e o acompanhamento das atividades. Ele mostra todo o organograma da empresa de forma clara, sem causar confusões ou dificultar o entendimento. Afinal, não é possível ter agilidade onde não há organização.
Em qualquer hora e lugar
Com o uso de um software que reúne todas as informações necessárias, os colaboradores ganham acesso aos seus OKRs de onde estiverem, de maneira simples e rápida. Isso facilita muito a gestão da metodologia para aqueles negócios que funcionam parcial ou totalmente a partir do home office, por exemplo.
Com isso, fica mais fácil atingir os objetivos e resultados-chave de forma conjunta, porque naturalmente os colaboradores se sentirão inseridos dentro de um mesmo “local”, mesmo que longe fisicamente. Além disso, um software promove maior interação e colaboração dentro de uma equipe, com o uso de comentários, por exemplo.
Engajamento dentro da empresa
Um software de OKR também é um aliado para que todos dentro de uma empresa se sintam mais engajados, pois ele oferece a possibilidade de enxergar como o trabalho de cada um impacta no resultado geral. Fica mais claro que apenas juntos é possível ir mais longe e mais rápido, servindo de inspiração uns para os outros.
Além disso, com um maior conhecimento do que se passa nos diferentes times, é possível que colaboradores de outras áreas contribuam com uma opinião de fora para melhorar um processo que, mesmo não sendo diretamente seu, também o interessa. Sabe-se que, muitas vezes, quem está imerso no problema não consegue enxergar uma solução clara.
Transparência empresarial
Outro benefício de utilizar um software de OKR é um maior alcance da transparência empresarial. Por dispensar burocracias de qualquer natureza, o sistema permite a exposição dos objetivos e resultados-chave de diferentes níveis de gestão de forma clara, sem rodeios.
Assim, os diferentes colaboradores, independentemente da função que exerçam, podem acompanhar como os gestores estão agindo na condução do negócio, em busca de objetivos e resultados maiores.
Clareza visual e alinhamento
Outro fator importante é a clareza visual proporcionada por um software. No instante que resultados são inseridos, automaticamente são vistos gráficos autoexplicativos, que exploram formatos e cores para que a compreensão seja praticamente imediata.
Dessa forma, é mais fácil analisar tendências, explorar o contexto e otimizar o plano de ação quando se compara ao visual composto de linhas e mais linhas em uma planilha, por exemplo. Assim, um sistema possibilita um maior alinhamento individual e coletivo.
Comunicação assertiva
Sabe-se que um verdadeiro alinhamento vem da colaboração entre pessoas, quando diferentes perspectivas se unem em prol de um mesmo objetivo. Para isso acontecer de forma verdadeira e eficaz, é preciso ter em mente a importância da comunicação.
Quando se trata de OKRs, a comunicação tem a ver com encontrar uma maneira de acompanhar o que foi feito, o que está sendo feito e o que ainda será feito. Nesse sentido, uma plataforma é um canal de comunicação mais fácil para que todos saibam o que devem fazer e em qual estágio estão, sem a sensação de confusão ou de “estar perdido”, por conta de não haver um local onde as informações estejam claras e reunidas.
Segurança de dados
Com o uso de um sistema de OKR, a segurança de dados é muito maior quando comparada a outras alternativas. Um software oferece a manutenção de logs, que são registros contínuos, com data e hora de eventos e mensagens gerados automaticamente, que registram o que aconteceu, quando e a partir de quem.
Além disso, funcionam a partir da lógica de permissões, com as funções de identificação e autenticação de usuários; limitação, monitoramento e desabilitação de acessos; e prevenção de acessos não autorizados.
Atendimento especializado
Quando há a escolha pelo uso de um software de OKR, adquirindo-o de uma empresa que seja referência no mercado no seu segmento, além do próprio sistema, tem-se acesso a um time de especialistas pronto para auxiliar nos mais diversos questionamentos e situações que possam vir a surgir.
Além do vínculo de confiança e parceria, há a oportunidade de usufruir de conteúdos, materiais e treinamentos exclusivos, o que aumenta as chances de sucesso da metodologia.
Desvantagens do uso de planilhas
Muitas empresas quando começam a utilizar OKRs fazem uso de planilhas. Porém, não se pode negar o quanto utilizar ferramentas menos eficazes pode comprometer a gestão e os resultados dos OKRs.
Sendo assim, utilizar uma planilha para monitorar o progresso de OKRs apresenta obstáculos. Um deles é o fato de ela ser estática, ao contrário de um sistema dinâmico, feito exclusivamente para a gestão de OKRs. Isso porque cálculos e atualizações são feitos de forma totalmente automática nele.
Uma planilha, mesmo que compartilhada de forma online com os membros de um time, oferece dificuldades de uso simultâneo por todos os envolvidos, por se tratar de um arquivo único. Ou seja, as informações não podem ser atualizadas de maneira rápida e fluída, como a própria metodologia prevê.
Atenção às possibilidades de erro
A maior possibilidade de erros e perda de dados é outro ponto negativo do uso de planilhas, porque elas não oferecem um sistema de segurança, deixando as informações nelas contidas muito mais vulneráveis. O acesso a uma planilha também é muito mais “aberto” do que quando se trata de um software, com funções próprias para oferecer segurança.
O software de OKR é desenvolvido para tornar a gestão do método mais fácil. O uso de planilhas em tablets e smartphones também não é convidativo, por conta de se apresentar diversas linhas, sem um formato adequado para o tamanho da tela. Com um software, a utilização é muito mais responsiva.
Uma planilha, por melhor que seja aproveitada, não fornece a transparência que o método OKR propõe, por diversos motivos. Além de não ter sido pensada de forma exclusiva para esse fim, é muito difícil ter uma visão clara das ações de todos, incluindo os integrantes dos níveis de gerência e presidência, por se tratar de diversas planilhas (já que cada time possui a sua).
Além disso, em um mundo tão veloz, as empresas precisam estar sempre reavaliando o caminho que estão escolhendo. Optar por um software de OKR possibilita uma velocidade de avaliação e mudança muito maior.
Custo-benefício da utilização de um software de OKR
Um software de OKR especializado é um ótimo exemplo de um SaaS (sigla em inglês que significa “Software as a Service” ou “Software como Serviço” em português), contendo as características de ser prático e amigável, além de ser uma ferramenta que apresenta implementação simples nas empresas.
Além disso, a organização contará sempre com inovações para uma melhor experiência do usuário, já que os fornecedores do sistema, responsáveis pela estrutura e atualização, estão continuamente realizando melhorias.
Mesmo que existam plataformas gratuitas ou não, que possam ser adaptadas para o uso dos OKRs, como as utilizadas para a área de RH e de tarefas diversas, elas nunca oferecerão a mesma eficácia. Sempre haverá a sensação de que se poderia estar fazendo de uma maneira melhor.
Sendo assim, um software especializado oferece uma ampla variedade de recursos, pensados especificamente para aumento da performance e desempenho de quem o utiliza. Afinal, os softwares de OKR têm como propósito simplificar ainda mais a gestão, ao torná-la mais rápida e eficaz.
Outra questão que merece ser olhada é o desafio de gerir as metas de todos os colaboradores quando uma empresa passa a contar com um maior número de pessoas. Como os OKRs visam contribuir para um veloz crescimento da organização, optar por um software faz muito mais sentido, visto que ele é escalável, podendo ser utilizado por empresas com poucos funcionários até aquelas com mais de mil pessoas.
Quando comparado a planilhas, um software de OKR é muito mais intuitivo e fácil de manusear. Com uma navegação simples, todos se sentem mais confiantes para utilizar, facilitando assim o processo de adesão dos OKRs.
Todos os processos descritos acima, além dos pontos positivos já citados, influenciam diretamente em um fator que é fundamental para o sucesso de todo negócio: o tempo. Utilizar um software de OKR simplifica todos os processos, o que faz com que se perca menos tempo com a parte operacional e se ganhe mais tempo para pensar e executar estratégias.
Gestão de OKRs: hoje, amanhã e depois
Um erro na gestão de OKRs é não incorporá-los no dia a dia da empresa, de forma a realmente fazê-los parte da cultura da empresa. Os OKRs não podem ser apenas como “promessas de ano novo”, mas sim devem ser entendidos como um comprometimento individual e coletivo para o crescimento da organização.
Com um software de OKR especializado, utilizado por todos da empresa, naturalmente a metodologia se tornará cada vez mais presente, porque será a partir dela que cada um saberá qual é o foco que deve seguir naquele ciclo de OKR específico.
Os OKRs facilitam a priorização de onde as equipes irão colocar os seus esforços, o que se potencializa quando a empresa usa um software para isso, porque demonstra a importância que o método tem, já que há um investimento sendo feito para auxiliar que os OKRs atinjam cada vez mais resultados
Reavalie as estratégias
Outro erro é nunca mais reavaliar as estratégias depois do desenvolvimento dos OKRs. Os check-ins são imprescindíveis para que os colaboradores vivam momentos de alinhamento e de debate, essenciais para o sucesso da metodologia.
Quando se traça objetivos e resultados-chave, não se tem certeza de que os resultados esperados serão alcançados. Por isso, muitas vezes, são necessárias correções de rota. Quando as reuniões de check in não ocorrem, é muito possível que se chegue a desperdiçar tempo e dinheiro – o que poderia ser evitado.
Um software pensado para a gestão de OKRs pode contribuir e muito para que a metodologia seja utilizada da melhor forma possível, porque são oferecidos recursos como lembretes, históricos e outras informações essenciais para que o acompanhamento seja cada vez mais reconhecido como fator crucial em OKRs.
Para uma gestão eficaz dos OKRs também é importante ter controle sobre como a própria metodologia está sendo aplicada nos diversos times da empresa. Por exemplo, o método prevê no máximo 3 objetivos, seja de forma geral ou nas equipes. Em relação aos resultados-chaves, a recomendação é que sejam definidos de 3 a 5.
Com o uso de um software de OKR especializado, por proporcionar clareza visual e de informações, é muito mais fácil identificar onde há erros nesse sentido. Quais times estão com muitos objetivos, quais possuem uma quantidade errônea de resultados-chaves e quais estão muito longe de atingir as metas, por exemplo, porque se tem uma visão do contexto muito mais clara.
Assim, um software facilita a aplicação da metodologia e reduz o processo de adaptação, porque os equívocos são vistos com muito mais clareza, sendo mais fáceis de serem corrigidos e aumentando rapidamente a confiança de uso dos mesmos.
Scoreplan o software de OKR: conte conosco para o seu sucesso!
Somos uma startup que nasceu em 2018 em Caxias do Sul (RS), com o propósito de resolver problemas que são enfrentados por muitas empresas; como a falta de orientação ao estratégico e a falta de execução da estratégia – isso, através do sistema mais completo do mercado para planejamento estratégico e financeiro.
O Scoreplan atua na centralização da gestão estratégica, deixando para trás a descentralização composta por diferentes planilhas, controles manuais e sistemas paralelos, que não se comunicam.
Atualmente, a plataforma embarca metodologias ágeis e tradicionais e já são mais de 120 empresas, dos mais diversos segmentos, e mais de 3 mil pessoas utilizando o software de OKR da Scoreplan.
Temos muito orgulho em compartilhar que, em 2020 figuramos no Ranking 100 Open Startups, plataforma líder em open innovation no país. Ao todo foram mais de 13 mil startups candidatas e apenas 250 selecionadas.
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