O que é rolling forecast (ou orçamento contínuo)? Saiba da sua importância!

Montar um orçamento pode ser uma tarefa ingrata, dependendo do caso. O rolling forecast vem a ser uma das alternativas para empresas que necessitam de respostas rápidas e que não têm muito tempo para analisar dados em grandes volumes.

Por outro lado, é preciso antes entender as razões que estão por trás da montagem de um orçamento para que ele não se transforme em uma peça decorativa. Uma referência nesse sentido é um artigo publicado na revista Gestão e Desenvolvimento. No estudo, apurou-se que o orçamento empresarial é utilizado principalmente para controlar os gastos da organização (33%), acompanhar se as metas estabelecidas estão sendo alcançadas (28%) e auxiliar na tomada de decisões (22%).

Sendo assim, independentemente do porte da sua empresa e seu nicho de mercado, com o rolling forecast é possível ter respostas que a levem a alocar melhor seus recursos. Vamos ver como ele funciona?

O que é rolling forecast?

Também conhecido como orçamento contínuo, o rolling forecast é uma das muitas técnicas de gestão orçamentária. Consiste em um orçamento que não considera períodos fechados (ano), sempre haverão 12 meses orçados.  

De cara dá para perceber que esse é um método que traz bastante agilidade na hora de montar o budget em função da sua constante atualização. Ao proporcionar tal agilidade, o rolling forecast é ideal para modelos de negócios mais voláteis.

Por que adotá-lo?

Uma outra razão para adotar o orçamento contínuo é que ele permite reajustes no orçamento anual sem a necessidade de extensas revisões dos 12 meses do ano. O planejamento orçamentário torna-se menos trabalhoso porque essas revisões deixam de ser feitas no fim do exercício, sendo atualizadas mês a mês.

Para empresas que têm dificuldades em rever seus orçamentos anuais, o orçamento contínuo é a melhor forma de se manter nos trilhos. Ele dá uma visão em tempo real das operações, ao mesmo tempo em que fornece dados precisos para ajustes no orçamento.

Afinal, nele você sempre terá a perspectiva dos 12 meses que estão por vir. Quando fechar o mês de janeiro de 2022, por exemplo, você terá que acrescentar ao orçamento a previsão para janeiro de 2023 e assim sucessivamente. Com atualizações periódicas, elimina-se a necessidade de revisar grandes volumes de dados financeiros, reduzindo assim a margem de erro.

Quais as suas vantagens e desvantagens?

Você já deve ter lido aqui no blog da Scoreplan os artigos em que destacamos formatos como o Orçamento Base Zero (OBZ) ou o orçamento flexível. Cada um deles apresenta características que os tornam mais ou menos indicados para certos tipos de negócios. Com o orçamento contínuo não é diferente.

Nesse caso, o rolling forecast é, em geral, indicado para empresas cujos serviços ou produtos têm um ciclo de vendas muito rápido, como acontece no setor varejista. Também é adequado para as necessidades das empresas do ramo de tecnologia e outras cujas atividades sejam constantemente impactadas por inovações. 

Assim sendo, para empresas com ciclos de vendas mais longos e produtos de alto valor agregado, ele não será tão útil. Além disso, o orçamento contínuo pode ser difícil de implementar em empresas que tenham dificuldades em se ajustar a mudanças. Isso porque com ele, o orçamento pode vir a exigir constantes reajustes nas operações e cortes que, como tais, sempre causam algum tipo de rejeição ou resistência.

Qual a diferença entre ele e o budget tradicional?

Em virtude das suas características, o orçamento contínuo se diferencia do orçamento empresarial convencional por dois motivos:

• nele, os ajustes não são feitos obedecendo o calendário fiscal, ou seja, a cada período entre janeiro e dezembro;
• ele exige capacidade de resposta muito maior da empresa, já que os resultados de um mês podem exigir ajustes já para o mês seguinte.

É por essa razão que, em empresas como imobiliárias, indústria de transformação ou na construção civil ele não é a melhor forma de controle orçamentário. Nesses segmentos, os dados financeiros podem ser tratados em períodos mais longos porque as vendas não são tão frequentes ou o ciclo de vendas é mais previsível. 

Já para as empresas com ciclos mais curtos, ele vem a ser a fórmula mais indicada por permitir ajustes conforme o ritmo de suas demandas, mas sem perder de vista o necessário planejamento anual.

Como ele funciona?

O rolling forecast depende, em primeiro lugar, da estratégia de negócios da empresa que o adota. Tendo alinhados o planejamento orçamentário e o estratégico, é preciso criar e estimular uma cultura em que líderes e gestores se sintam responsáveis pelo seu cumprimento. 

Isso deve ser feito por meio da distribuição mensal dos relatórios orçamentários tanto para gestores quanto para os colaboradores na linha de frente. Com isso, busca-se incentivar um comportamento mais proativo, em que eventuais mudanças no orçamento provoquem respostas das pessoas envolvidas.

Uma vez que essas pessoas tenham os relatórios mensais em mãos, caberá a elas:

• avaliar os aspectos positivos e negativos de cada ciclo para que, no futuro, os resultados sejam melhores;
• comparar e avaliar receitas e despesas para melhorar a performance tanto do setor quanto da empresa, em especial daquelas que possam ser controladas;
• revisar o orçamento para o ano, levando em conta a performance de cada período, uma vez que as mudanças sejam propostas e implementadas.

Quais os fatores para o seu sucesso?

A gestão do orçamento é um processo contínuo, por isso, a metodologia escolhida deve atender às demandas da empresa de acordo com o seu perfil. Assim, ao optar pelo rolling forecast, tenha sempre em vista que, para ele ser útil, você precisará conhecer muito bem o seu ciclo de vendas e o quanto a volatilidade do mercado afeta seus resultados. Quanto mais exposto às mudanças, mais indicado essa modalidade de orçamento será para o seu negócio.

Um exemplo prático da diferença entre rolling forecast e budget

A partir do que vimos, o budget tradicional se diferencia do RF principalmente na questão da periodicidade dos ajustes.

Esse detalhe pode causar confusão, principalmente para empresas em que a cultura do orçamento para o exercício já esteja enraizada. Então, nada melhor do que um exemplo para ilustrar, certo?

Considere, nesse caso, uma empresa cujo budget anual seja de R$ 2 milhões. Dessa forma, ela teria um total de R$ 240 mil para serem consumidos a cada mês. 

Chega então o quinto mês do ano, e seus gestores já gastaram R$ 1,5 milhão, restando somente R$ 900 mil para os próximos 7 meses.

Para garantir que o budget anual seja respeitado, a empresa deverá realizar uma nova divisão do orçamento disponível, o que resultaria em cerca de R$ 128 mil mensais.

Nessa forma tradicional de budget, o próximo orçamento não observaria esse tipo de ajuste, ou seja, seriam novamente destinados os mesmos R$ 2 milhões ao chegar janeiro. 

Mas, ao aplicar o RF, o orçamento para os 12 meses seguintes teria que ser elaborado considerando o novo teto de gastos, conforme a última modificação.

E entre Forecast X Rolling Forecast?

Não surpreende que o dinamismo do rolling forecast cause até estranheza para certos gestores.

No forecast convencional, por exemplo, os ajustes são realizados por exercício.

Ou seja, ao final do ano, todos os gastos somados servirão como base para a montagem do orçamento para o ano seguinte e fim de papo.

No RF não é bem assim. Isso porque, como vimos, todo ajuste no budget serve como referência para a montagem do orçamento dos 12 meses seguintes.

Então, se a sua empresa tiver que modificar o budget do mês de fevereiro, por exemplo, esses ajustes terão que ser aplicados ao longo de um ano. E se for necessário um novo ajuste, ele terá que ser replicado nos meses seguintes e assim sucessivamente.

Como a tecnologia pode ser aplicada?

Outra vantagem do RF é que ele garante que o orçamento seja moldado de forma a garantir que, ao longo do ano, os gastos sejam cobertos.

Em função desse dinamismo, é fundamental automatizar tanto quanto possível as rotinas contábeis e financeiras.

Isso para evitar a incidência de erros nos cálculos que, se realizados pela mão humana ou com planilhas, estariam muito mais sujeitos a inconsistências e falhas na execução.

Além disso, a automação por meio de softwares específicos, como é o caso do Scoreplan, ajuda a readequar os próximos orçamentos mensais, poupando o tempo que seria gasto em alterações feitas manualmente.

O rolling forecast é para minha empresa?

Sim, se ela conta com um ciclo de vendas muito rápido ou se está sujeita a sazonalidades.

Por outro lado, o rolling forecast pode não ser uma solução tão adequada como mecanismo para limitar o orçamento anual, caso os ajustes sejam muito frequentes.

Lembre-se de que uma alteração em um budget para um mês implica mudanças nos meses seguintes, então, se todo mês a empresa muda seu orçamento, o erro pode estar no planejamento estratégico.

Seja na hora de definir seus gastos ou para montar a estratégia de negócios adequada, conte com a Scoreplan.

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