A digitalização chegou para ficar, e com ela a assinatura digital virou protagonista em contratos, aprovações internas, auditorias e processos de RH. Mas com o avanço desses recursos, cresce também a grande dúvida de muitos profissionais:
“Essa assinatura digital é realmente válida?”
A resposta curta é: depende da validação. Assinar digitalmente não basta: é preciso autenticar assinatura digital e garantir integridade e validade jurídica, especialmente em grandes empresas que prezam pela segurança da informação.
Neste guia, você vai aprender como validar assinatura digital com segurança, quais ferramentas são confiáveis, o que a legislação brasileira exige, como saber se uma assinatura digital é válida e como automatizar tudo isso com software de GED para ganhar eficiência e governança.
O que é necessário para validar uma assinatura digital
Antes de apertar qualquer botão de “validar”, precisamos entender o que garante a validade jurídica da assinatura digital. No Brasil, a base da segurança digital está no certificado digital ICP-Brasil, que utiliza criptografia para associar a identidade da assinatura ao seu titular.
Assinatura eletrônica × digital: não confunda!
É importante lembrar que a assinatura eletrônica e a assinatura digital, embora pareça, não são a mesma coisa. Veja abaixo as principais diferenças de cada um dos tipos de assinatura digital:
| Tipo | Validade Jurídica | Quando usar |
| Assinatura eletrônica | Válida, desde que seja possível comprovar autoria e integridade | Acessos internos, aprovações simples, políticas |
| Assinatura digital (ICP-Brasil) | Presunção legal de veracidade, aceita em auditorias e processos legais | Contratos financeiros, documentos fiscais, auditorias, cadastros sensíveis |
Se houver exigência legal mais severa, opte pelo certificado digital ICP-Brasil. Além disso, é importante lembrar que assinatura digital tem validade jurídica, sim, desde que validada adequadamente.
Como validar assinatura digital em documentos PDF e online
Depois de entender o que torna uma assinatura válida, vamos ao ponto principal: como verificar isso na prática. Existem diferentes formas de validar uma assinatura digital, e a escolha depende do volume de documentos e da criticidade do processo. Em empresas que recebem contratos e aprovações diariamente, essa validação precisa ser rápida, segura e rastreável.
Por isso, é importante conhecer as ferramentas corretas para confirmar se um documento foi assinado com certificado confiável, sem alterações e com validade jurídica garantida.
A seguir, veja os dois caminhos mais utilizados pelas áreas de planejamento, jurídico, RH e auditoria:
Validação no Adobe Acrobat Reader
O Adobe Reader é um dos programas mais comuns usados para visualizar PDFs, e também para validar assinaturas digitais. Ele já traz, embutido, um mecanismo que identifica o tipo de certificado usado e se o documento foi ou não adulterado.
Passo a passo:
- Abra o PDF no Adobe Acrobat Reader.
- Clique no painel de Assinaturas.
- Verifique os indicadores técnicos, como:
- Status: Assinatura válida;
- Se consta “O documento não foi modificado após a assinatura”;
- Certificado emitido por Autoridade Certificadora ICP-Brasil;
- Dados do titular do certificado (nome, e-mail, cargo etc.).
- Status: Assinatura válida;
- Confira a linha do tempo: assinaturas com certificado expirado podem não ter validade.
Se aparecerem alertas como:
- “Assinatura inválida”
- “Assinatura revogada”
- “Documento foi modificado”
Isso significa que a autenticidade é questionável e a empresa deve investigar antes de aprovar ou arquivar.
Esse método é simples e eficiente para checagens pontuais, mas, como depende de análise humana, não se aplica bem a grandes volumes de contratos.
Validadores oficiais e confiáveis
Quando o objetivo é ter uma validação técnica ainda mais detalhada, o ideal é usar ferramentas certificadas para conferência do documento. Elas verificam cadeias criptográficas completas, garantindo que o certificado está dentro das normas do ICP-Brasil.
Entre os validadores reconhecidos no mercado estão:
- ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação;
- Serpro;
- Certisign;
- Serasa Experian.
Essas plataformas analisam:
| Item de checagem | Por que importa |
| Certificado válido e ativo | Garante a identidade do assinante |
| Integridade do PDF | Evita fraudes e adulterações |
| ICP-Brasil reconhecido | Confere presunção legal de veracidade |
| Algoritmos criptográficos seguros | Reduz risco de falsificação |
O resultado da validação gera um relatório técnico, que pode ser anexado ao documento para auditorias futuras, algo essencial para empresas com alta exigência de compliance.
Validação manual x Validação automatizada
Com poucos documentos, validar um por um pode funcionar. Mas conforme os fluxos crescem, isso se torna um gargalo operacional.
| Método | Indicado para | Riscos e limitações |
| Manual – Adobe + validador de assinatura digital | Baixo volume ou checagens esporádicas | Erros humanos, esquecimento de validação, pouca rastreabilidade |
| Automatizada via software de GED | Médio e alto volume, equipes múltiplas, auditorias frequentes | Risco muito menor e rastreamento completo de todo o ciclo |
Ou seja: se a sua empresa já opera digitalmente, validar assinaturas também precisa estar dentro de um workflow inteligente.
E é aqui que plataformas corporativas como o software de GED entram: além de validar automaticamente as assinaturas digitais, elas garantem trilhas de auditoria, segurança jurídica e integração com processos como contratos, RH e orçamento.
Validade jurídica da assinatura digital: o que diz a lei?
Depois de entender o funcionamento técnico da validação, é hora de aprofundar os critérios legais. Afinal, para que a transformação digital seja segura, é essencial garantir que cada documento eletrônico tenha força jurídica e possa ser auditado e comprovado quando necessário.
No Brasil, a base legal para o uso de assinaturas digitais está na Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essa norma estabelece que documentos eletrônicos assinados com certificado digital ICP-Brasil têm presunção de veracidade e autenticidade, ou seja, possuem o mesmo valor jurídico de uma assinatura feita em papel.
Tipos de assinatura eletrônica e suas aplicações
A legislação brasileira reconhece três níveis de assinatura eletrônica, que variam em termos de segurança e validade jurídica:
- Assinatura simples: identifica o signatário, mas não utiliza certificado digital. É usada em situações de baixo risco, como formulários internos ou comunicações administrativas.
- Assinatura avançada: garante vínculo ao signatário e permite detectar alterações no documento. É indicada para processos de média criticidade, como aprovações internas e relatórios de conformidade.
- Assinatura qualificada: utiliza certificado digital emitido pela ICP-Brasil e oferece o mais alto grau de segurança e validade jurídica, exigida em contratos, auditorias, laudos técnicos e documentos de recursos humanos que exigem comprovação formal.
A assinatura digital qualificada é bastante utilizada em contratos comerciais, aprovações internas de diretoria, processos de auditoria e documentos trabalhistas, garantindo autenticidade, integridade e rastreabilidade.
Além de reduzir o risco de fraudes, ela assegura conformidade com normas como LGPD, ISO 9001 e políticas internas de governança.
O papel dos validadores e do certificado ICP-Brasil
Agora que você já compreende o que é e como ocorre a validação de uma assinatura digital, é importante entender os bastidores desse processo, em especial o papel dos validadores e do certificado ICP-Brasil, que são a base da segurança e da confiabilidade jurídica no ambiente digital.
O que é o ICP-Brasil e qual sua função
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é o sistema nacional que garante a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.
Instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a ICP-Brasil é composta por uma cadeia hierárquica de entidades:
- AC-Raiz (Autoridade Certificadora Raiz): mantida pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), é a responsável por credenciar e supervisionar todas as demais autoridades certificadoras.
- Autoridades Certificadoras (ACs): emitem os certificados digitais para pessoas físicas, jurídicas e sistemas.
- Autoridades de Registro (ARs): realizam a identificação e validação presencial ou remota dos titulares dos certificados.
Esse ecossistema garante que toda assinatura digital qualificada possa ser verificada e rastreada, assegurando autenticidade e não repúdio, pilares da segurança documental.
Como funciona um validador de assinatura digital
Os validadores de assinatura digital são ferramentas que confirmam se um documento foi assinado corretamente com um certificado válido. Tecnicamente, o validador verifica três pontos principais:
- Autenticidade: confere se o certificado utilizado pertence realmente ao signatário.
- Integridade: garante que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura.
- Status de validade: consulta a ICP-Brasil para confirmar se o certificado está ativo, expirado ou revogado.
Esses validadores podem ser acessados por meio de plataformas públicas (como o portal do ITI) ou integrados a sistemas corporativos de gestão documental.
Por que validadores reconhecidos são essenciais
Utilizar validadores reconhecidos pela ICP-Brasil é o que assegura rastreabilidade, conformidade legal e segurança jurídica. Eles mantêm um registro técnico das assinaturas e dos certificados, o que é fundamental em auditorias, disputas contratuais e processos de compliance.Entre os validadores mais utilizados no Brasil, destacam-se:
- Validador do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação);
- Serpro Assinador e Validador;
- Certisign Verificador de Assinaturas;
- Validadores integrados de softwares de GED corporativos, que realizam a conferência automática de certificados ICP-Brasil diretamente no fluxo documental.
Conheça o Software de GED da Scoreplan e veja como automatizar a validação de assinaturas digitais com segurança e conformidade.
Como automatizar a validação com um software de GED
Em empresas de médio e grande porte, o volume de documentos cresce rapidamente: contratos, propostas comerciais, políticas internas, certificados, relatórios técnicos e muito mais.
À medida que esse fluxo aumenta, a validação manual torna-se não apenas lenta, mas vulnerável a falhas, retrabalhos e riscos de conformidade.
Um Software de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) resolve esse problema ao automatizar todo o processo de conferência, aprovação e controle dos documentos, garantindo que apenas arquivos válidos avancem no fluxo. Com o Software de GED da Scoreplan, sua empresa pode:
- Validar automaticamente assinaturas digitais ICP-Brasil: garante autenticidade jurídica, elimina a necessidade de verificação manual e assegura que os documentos atendam às normas de certificação digital.
- Configurar workflows inteligentes para contratos e aprovações internas: fluxos padronizados, com responsáveis, prazos e notificações automáticas, mantendo o processo fluindo sem gargalos.
- Registrar histórico completo de assinaturas e auditoria: trilha de conformidade acessível a qualquer momento, essencial para governança, auditorias e certificações (ISO, LGPD etc.).
- Impedir que documentos inválidos sigam no processo: regras de validação bloqueiam arquivos expirados, fora do padrão ou com inconsistências, aumentando a segurança e a confiabilidade das informações.
- Garantir acesso seguro e gestão centralizada: permissões configuráveis por usuário, criptografia e controle de versões evitam perdas, duplicidades e acessos indevidos.
A automação documental não apenas acelera tarefas burocráticas: reduz riscos jurídicos, fortalece a governança e libera as equipes para atividades estratégicas. Ou seja: menos risco jurídico e mais tempo para o que realmente importa.
Quer se aprofundar? Confira nosso conteúdo completo sobre GED aplicado à gestão documental.
Erros comuns na validação de assinatura digital e como evitar
Infelizmente, não basta confiar que o PDF “parece assinado”. Alguns erros frequentes:
| Erro comum | Consequência |
| Validar apenas visualmente | Golpes com “assinaturas fakes” |
| Usar ferramentas não homologadas | Certificados não reconhecidos |
| Não conferir a integridade do PDF | Documento adulterado |
| Aceitar certificados expirados | Documento sem validade jurídica |
| Perder rastreabilidade interna | Auditoria comprometida |
Com um workflow automatizado, o GED:
- Aplica políticas de validação;
- Impede falhas humanas;
- Gera trilha de auditoria;
- Armazena com segurança e conformidade.
Segurança jurídica e eficiência digital lado a lado.
Validação de assinaturas digitais: o pilar da transformação digital segura
Validar assinatura digital é uma etapa crítica para a transformação digital segura.
Não basta apenas clicar em “assinar”: é preciso garantir que o documento tenha:
- Autenticidade;
- Integridade;
- Validade jurídica comprovada;
- Rastreabilidade.
Empresas que automatizam a validação ganham: governança documental, tempo dos gestores, conformidade com normas e auditorias e redução de riscos e fraudes.
Se sua empresa lida com contratos, políticas internas e processos sensíveis, está na hora de evoluir para um processo seguro e automatizado.Quer transformar a forma como sua empresa valida e gerencia documentos? Conheça o Software de GED da Scoreplan e leve segurança jurídica e eficiência para o próximo nível.
