Elaborar um planejamento estratégico: 6 situações que devem ser evitadas

Elaborar um Planejamento Estratégico não é tão simples quanto parece. Mas não porque o processo seja complexo, e sim porque é preciso mergulhar na realidade do negócio, fazer projeções, traçar planos, definir métricas e indicadores, entre outras atividades que requerem o máximo de atenção.

Pensando nisso, resolvemos listar quais são as situações que devem ser evitadas na elaboração de um Planejamento Estratégico de sucesso. Confira!

6 situações a se evitar ao elaborar um planejamento estratégico:

 

1. Trabalhar com suposições

Não trabalhar com dados e, portanto, basear-se em suposições, é um dos principais erros cometidos na hora de elaborar o Planejamento Estratégico. E, um dos principais motivos do seu fracasso.

No mundo V.U.C.A ( Volatility, Uncertainty, Complexity e Ambiguity. Ou seja, Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade) não há mais espaço para gestores que se deslumbram com métricas de vaidade, que fazem discursos bonitos que não levam a nenhuma ação e resultado coerente para a empresa ou, que agem demasiadamente de forma passional – e muito pouco racional.

A margem de erro é muito pequena, apenas um erro pode custar a sobrevivência do negócio. Não é mais permitido errar então? É sim, mas é preciso errar de forma inteligente (o que parece ironia, mas não é).

Neste mundo volátil que é, em suma, orientado para resultados; o Planejamento Estratégico precisa de pilares sólidos para funcionar. Os planos precisam ser traçados considerando dados reais; pesquisas de mercado e de satisfação, dados históricos contábeis, indicadores operacionais e táticos e em tudo aquilo que for concreto.

Desta forma, os pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades identificados terão maior exatidão, e consequentemente o que for planejado com este embasamento também fará mais sentido e trará melhores resultados.

 

2. Criar metas ambiciosas para curto prazo

Bons gestores costumam ser visionários, altamente motivados, e com grandes objetivos e visões para as suas equipes e empresa. Fazer uma Planejamento Estratégico, com um plano de ação bem definido para o atingimento dos objetivos — com metas e indicadores para mensurar — e integrar tudo isso a cultura, ao fluxo de trabalho e orçamento, leva certo tempo.

O Planejamento Estratégico deve criar impulso, mas se a linha do tempo for muito agressiva, isso pode tornar as metas inviáveis.

Por exemplo, se as vendas estão no patamar 10 de um gráfico que vai até 100, será praticamente impossível escalá-las para 90 em apenas um trimestre. É importante manter os pés no chão e criar planos de ação e metas que estimulem as equipes a superar desafios, tendo-os como atingíveis.

3. Não revisar históricos ao elaborar o planejamento

Os sistemas de informação gerencial (ERP, BI, CRM, e outros) são excelentes fontes de dados sobre o negócio, os quais podem ser absorvidos facilmente através de relatórios e gráficos estatísticos.

Na hora de elaborar um Planejamento Estratégico, é importante tomar cuidado para não ignorar essas informações tão valiosas. Elas servem para que os gestores olhem para o passado e, a partir disso, consigam projetar um futuro.

Da mesma maneira, existem informações que não estão nos sistemas e precisam ser consideradas. Daí a importância de envolver todos os gestores, e até mesmo pessoas de outros níveis hierárquicos, em pelo menos algumas das etapas da elaboração do planejamento. Muitos dados podem estar guardados em arquivos que só os departamentos manipulam.

Já falamos um pouco sobre isso no tópico 1, lembre-se: embasamento!

Além disso, a percepção de cada líder e o conhecimento tácito das pessoas também são de extrema importância na hora de tomar decisões.

4. Não alinhar o planejado com líderes e equipes

Esse é um ponto delicado da elaboração de Planejamento Estratégico: muitas empresas ainda cometem o erro de só envolver as lideranças e as equipes quando tudo já está pronto. Sim, o Planejamento Estratégico deve conduzido pela alta hierarquia das empresas, mas desconsiderar a contribuição de quem mais está envolvido no dia a dia operacional pode não ser uma boa ideia.

É bom lembrar que as pessoas melhor apoiam aquilo que ajudam a criar. Envolver todas as lideranças e — por que não? — alguns funcionários-chave, pode ajudar a incluir opiniões divergentes, que proporcionam ideias inovadoras, e ajudam a criar um senso de propriedade – a famosa “mentalidade de dono”.

5. Não usar tecnologia especializada em planejamento estratégico

Dependendo do tamanho da empresa e do modelo de negócio, elaborar e gerir um Planejamento Estratégico completo da maneira tradicional; com planilhas, documentos de texto e papel, pode não ser eficiente.

O trabalho se torna muito manual, demanda um tempo e volume de atividade que torna o processo contraprodutivo, passível de erros humanos – como por exemplo, o famoso “esqueci”, e sem rastreabilidade (quem fez, quando fez, de onde saíram os dados, etc).

Atualmente existem sistemas de planejamento estratégico, desenvolvidos especialmente para atender esta demanda e solucionar os problemas mais comuns atrelados ao processo tradicional de criação e gestão do planejamento. Esse tipo de solução, como o Scoreplan, consegue conduzir todas as etapas do planejamento, com uma sequência lógica de funcionamento.

Geralmente, os sistemas de planejamento estratégico estão alicerçados em metodologias globalmente difundidas, como Balanced Scorecard, SWOT, Kanban, Gantt, FCA e etc – o que aumenta as suas chances de sucesso.

Os alertas, amarrações e integrações garantem solução para a falta de rastreabilidade, esquecimentos e improdutividade de todo o processo.

6. Falhar na comunicação do planejamento

Por fim, mas não menos importante, a comunicação acerca do planejamento a todos os colaboradores não pode ser esquecida — ou mal conduzida.

A falta de uma comunicação clara, concisa e constante sobre o plano estratégico resulta em baixo desempenho, das pessoas e consequentemente dos resultados da empresa. Para evitar essa armadilha comum, o melhor caminho é se certificar de que o Planejamento Estratégico está claro para todos; seus objetivos e motivações, planos e metas.

Além disso, reuniões periódicas são indicadas. Você pode usá-las para acompanhar os resultados das equipes e, junto com elas, fazer análises críticas e planos de ação – para ajuste (se necessário) – sempre tendo como guia, o Planejamento estratégico e os objetivos da empresa.

Você já cometeu alguns desses erros na hora de elaborar um planejamento estratégico? Gostou das nossas dicas? Deixe seu comentário! Se quiser continuar se aprofundando no tema, sugiro a leitura do artigo Planejamento Estratégico: necessário como sempre, ágil como nunca!