Entenda o que é, e como o Kanban pode ajudar a concretizar o Plano de Ação da sua empresa

Produtividade. Não importa o tamanho da sua empresa, tão pouco o setor de mercado que atende, se não concentrar esforços para garantir produtividade certamente os lucros e o crescimento serão afetados. Vários métodos e ferramentas foram desenvolvidos para que as atividades, em todos os setores de um empresa, sejam executadas com maior efetividade. Ter um Plano de Ação bem elaborado e um método eficiente de execução, como o Kanban, é, sem dúvida, uma das formas mais utilizadas por muitas empresas a fim de garantir a produtividade.

Vamos ver, a seguir, como o Kanban pode ajudar a concretizar o Plano de Ação da sua empresa.

Por que é importante definir um Plano de Ação?

Já que estamos falando em produtividade, tudo o que não se pode fazer é iniciar o dia se deparando com muitas atividades que deverão ser realizadas, sem um mínimo de ordem de qual executar primeiro. Um Plano de Ação é a orientação de qual atividade dever ser feita em determinando momento para que um objetivo seja alcançado, no menor prazo de tempo e evitando desperdícios de recursos.

Um Plano de Ação bem definido é elaborado a partir de 5 etapas:

1. Iniciação – É a definição dos objetivos. Quais resultados pretendemos alcançar.

2. Planejamento – Nesse passo é definida a ordem de execução das atividades e são elencados todos os recursos e conhecimentos que serão envolvidos para a plena execução das ações necessárias.

4. Monitoramento – É o acompanhamento das ações que estão sendo executadas e também a verificação do resultado das atividades já realizadas. Importante para validar uma ação ou se há a necessidade de algum ajuste.

5. Encerramento – É nessa fase que são feitos todos os registros do aprendizado obtido sobre o plano realizado. Esses registros servirão de base para a definição de outros Planos de Ação necessários para o desenvolvimento do negócio.

A execução do Plano de Ação

Como vimos, um dos passos de um Plano de Ação é a execução e é esse passo que queremos desenvolver nesse post.

É na execução que as atividades planejadas saem do papel. Existe um método que tem como objetivo aumentar a eficiência da realização das mais variadas atividades de uma empresa. Estamos falando do Kanban. Baseado em referências visuais é um sistema que tem ajudado muitos gestores a concretizarem seus Planos de Ação.

O que é o Kanban?

Kanban significa cartão ou sinalização pois utiliza cartões, das mais variadas cores e formatos, que mostram quais ações ou processos deverão “ser realizados”, “estão sendo realizados” ou já “foram executados”.

É um método de gerenciamento visual usado em vários setores e atividades de uma empresa. O Kanban trabalha com demanda puxada. Para que um produto seja fabricado, um outro, que está no estoque precisa ser vendido. A ideia central do Kanban é reduzir estoques e aproveitar melhor os recursos disponíveis.

Com o método Kanban é possível identificar gargalos em todos os processos da empresa. Usando o exemplo citado, pode-se verificar se a preparação de um componente está atrasando a fabricação do produto e porquê. As atenções dos gestores são voltadas para essa etapa do processo testando soluções e as validando para a próxima vez que aquela atividade se fizer necessária.

O Kanban e a gestão a vista

A grande vantagem do Kanban é que, com esse método, é possível ver os processos, tarefas e ações acontecendo. Cada tarefa ou ação é identificada através de uma cor e colocado num quadro conforme sua ocorrência. Conforme já mencionamos uma ação pode estar em uma dessas três situações:

  • A fazer – Quando está aguardando uma outra ação terminar para então poder ser iniciada. É por esse motivo que os gargalos podem ser identificados.
  • Em execução – O cartão da tarefa que está sendo realizada é movido para a coluna “em execução” do quadro Kanban. Além da identificação da tarefa é identificado também o responsável e os prazos de execução previstos no Plano de Ação.
  • Finalizada – Quando a tarefa é concluída seu respectivo cartão é movido para a coluna “finalizada” com apontamentos como hora e data de término da ação.

As cores utilizadas nos cartões associadas a cada atividade, setor ou responsável, aumenta ainda mais a visibilidade do status de cada tarefa. Os cartões podem ter formatos variados também.

Kanban e o Plano de Ação da empresa

Elaborar um Plano de Ação é fundamental para que as tarefas de uma empresa sejam realizadas de forma mais efetiva. E é na execução onde tudo o que foi planejado passa a acontecer. Sem dúvida é o passo mais importante de um plano.
O Kanban tem uma participação essencial para a execução das ações. Com esse método, não apenas pode-se acompanhar as tarefas sendo realizadas, como também é possível gerenciar visualmente a fluidez como elas ocorrem. Caso sejam necessários, ajustes podem ser feitos no momento exato em que algum problema acontecer. O Kanban, sem dúvida, é um método que pode ajudar em muito a concretizar o Plano de Ação da sua empresa.

Que tal, você conseguiu conseguiu entender o que é o Kanban e como ele pode ajudar a garantir a execução do Plano de Ação da sua empresa? Deixe seu comentário!