O sucesso de uma empresa depende muito de ter objetivos traçados, mas também; de ter um plano de ação para garantir que sejam alcançados. Os gestores devem acompanhar constantemente como a equipe está se saindo com as atividades e avaliar os resultados obtidos para poder fazer os ajustes necessários em tempo. Felizmente têm ao seu favor recursos tecnológicos que facilitam, em muito, esse acompanhamento. Muitas empresas estão usando Trello e Asana. São ótimas ferramentas, mas limitadas.
Se você está usando, ou pretende usar Trello ou Asana na sua empresa, vamos mostrar para você porque o Scoreplan é muito melhor. Acompanhe a seguir.
Para que serve o Trello
O Trello é uma ferramenta muito útil para a organização e o acompanhamento da realização de atividades (ações). Ao montar um quadro no Trello, adiciona-se todas as pessoas envolvidas que poderão visualizar o mesmo quadro e acompanhar o andamento de cada atividade. A grande vantagem do Trello, e talvez a mais atraente, é o fato de ser gratuito quando usadas suas funções básicas.
Pode-se criar quantas colunas forem necessárias e movimentar os post its de uma coluna para a outra conforme a condição de execução de uma ação (“a ser realizada”, “está sendo realizada” ou “concluída” – Kanban das ações). Cada post it representa uma ação e possui alguns recursos como check list, previsão de data de início e de término, inserção de imagens e etc.
Para que serve o Asana
Assim como o Trello, o Asana também é uma ferramenta para a organização e acompanhamento de tarefas. No entanto o Asana vai mais além; oferecendo uma estrutura mais robusta que permite o gerenciamento de planos de ação mais complexos e até mesmo projetos. Além do Kanban de ações (quadro) o Asana possibilita a visualização e organização das atividades de outras maneiras, como por exemplo através de Listas, Cronogramas, Calendários, Arquivos, Portfólios e etc.
Os gestores e líderes de projetos podem controlar as prioridades das atividades, definir metas, gerenciar recursos e ainda obter alguns relatórios específicos de progresso. Porém, é claro, tudo depende do plano contratado; o Asana também possui uma versão gratuita que contempla funções básicas.
Muito antes dos Planos de Ação e Projetos
Quando se trata de estratégia, estabelecer objetivos e definir ações são passos que só podem acontecer depois de entender aonde exatamente a empresa está dentro do seu ambiente de negócios. Para isso é necessário um passo que vem muito antes: as análises iniciais. Neste sentido, o Scoreplan trabalha com Diagnóstico Empresarial e Matriz SWOT.
O Diagnóstico Empresarial é feito através de uma série de perguntas que, depois de respondidas, mostram os resultados obtidos nas principais áreas da empresa em um gráfico de radar. Se nesse momento você se vê em meio a um acúmulo de problemas, com a sensação de estar apagando incêndios, assim que realizar o Diagnóstico Empresarial com o Scoreplan, vai ficar muito mais claro porque isso está acontecendo e onde estão os “gargalos”.
Outro exemplo da importância do diagnóstico é o entendimento de qual área da empresa tem maior peso na relação da entrega de valor para o mercado. Muitas vezes o gestor foca suas ações na área da sua formação profissional: financeira, industrial ou comercial. Um diagnóstico bem feito indica em qual área da empresa deve-se concentrar maior atenção, identifica o grau de maturidade e estabelece ações para melhorar o desempenho dos negócios.
Outro instrumento muito importante na análise inicial e que o Scoreplan oferece, é a Matriz par análise SWOT; que é utilizada para entender a empresa em seu ambiente de negócios, interno (Forças e Fraquezas) e externo (Ameaças e Oportunidades).
O que fazer com os resultados das Análises Iniciais?
O Scoreplan possibilita que os gestores levem estas informações para o seu Planejamento Estratégico através da definição de Objetivos “Macro” dentro do conceito de Mapa Estratégico.
Por exemplo: Na análise SWOT, se uma das Oportunidades identificadas fosse o aumento do uso de dispositivos móveis e Apps pelo mercado alvo, um dos Objetivos Macro poderia ser desenvolver um App para melhor relacionar-se com o mercado alvo.
O Mapa Estratégico do Scoreplan está embasado na metodologia BSC (Balanced Scorecard), que o “divide” em Perspectivas (Econômico-Financeira, Clientes, Processos Internos e Aprendizado e Crescimento). A metodologia pode ou não ser incorporada pela empresa que for utilizar o Scoreplan, já que é possível também definir um modelo próprio (Finanças, Operação, Marketing e RH, por exemplo).
Utilizando o exemplo anteriormente citado, se seu objetivo fosse desenvolver um App para melhor relacionar-se com o mercado alvo, este objetivo estaria dentro da Perspectiva de Clientes, da metodologia de BSC. Ou, você poderia colocá-lo dentro da Perspectiva de Marketing, Mercado, Oportunidades, conforme modelo de trabalho da empresa.
O mapa do Scoreplan permite vincular Ações, Indicadores e Projetos – a Objetivos, e consegue demonstrar o percentual de conclusão destes, fazendo uma análise de qual ação, projeto e indicador se relaciona com o resultado obtido.
Ações e Plano de Ação
A execução do Plano de Ação no Scoreplan não se limita a quadros, post its e listas. Com a utilização de metodologias como a 5W2H e a Matriz RACI, o Scoreplan disponibiliza recursos para que o Plano de Ação aconteça de forma a contribuir com a realização dos resultados desejados.
A 5W2H ajuda a eliminar qualquer dúvida ou entrave que possa vir a acontecer durante a realização de uma ação. Respondendo a cada uma das diretrizes, antes do curso da ação, está sendo feita uma verificação de proposta e dos recursos envolvidos (humanos, materiais e financeiros).
O Scoreplan também oferece a Matriz RACI para a distribuição de tarefas e responsabilidades entre os envolvidos nas ações de um plano. Ainda auxilia na delegação de funções e atividades e, caso algo sair do padrão dos acontecimentos, estabelece quem deve ser consultado ou quais pessoas estão designadas para analisar e propor alternativas.
Dentro do Scoreplan, para o acompanhamento do seu Plano de Ação o usuário pode utilizar também o painel de Kanban. Diferente do proposto pelo Trello e Asana, o Kanban do Scoreplan mostra a porcentagem já realizada de cada ação, e linka cada uma com objetivos estratégicos demonstrando em quanto está contribuindo para a realização do Planejamento Estratégico.
Indicadores (KPIs)
O indicadores são essenciais, não só para mostrar se os Objetivos do negócio estão ou não sendo atingidos, mas para entender se o atingimento proporcionou bons resultados.
Com o Scoreplan é possível criar indicadores, definir as métricas de desempenho (como o indicador será medido), visualizar os resultados periódicos através de gráficos e paineis, e ainda fazer uma análise de FCA (Fato, Causa, Ação) para determinar a causa raíz de um resultado obtido e definir uma ação para ajuste.
Ainda dentro da parte de Indicadores, dois grandes diferenciais do Scoreplan são: a Hierarquia de Indicadores, onde é possível atrelar os resultados dos diferentes níveis (Operacionais, Táticos e Estratégicos; e a Integração nativa com sistemas de ERP, que permite que a plataforma busque, automaticamente, os dados, alimente os indicadores e os mantenha sempre atualizados.
Tem mais… Riscos e Gestão Orçamentária!
A Gestão de Riscos pode ser amplamente definida como sendo o gerenciamento de possíveis perdas, devido a incertezas inerentes ao negócio – um temporal pode ser considerado uma incerteza no Agronegócio, essa incerteza gera riscos; risco de perda da plantação, risco de danificar a estrutura da estufa e etc. O Scoreplan disponibiliza um módulo de gestão de riscos que segue padrões como os da ISO (International Organization for Standardization). Através da matriz de riscos do Scoreplan é possível minimizar e até mesmo eliminar os efeitos de uma incerteza tendo em vista manter o curso da estratégia estabelecida.
Recentemente o Scoreplan passou a contar também com um módulo completo de Gestão Orçamentária; Budget, Forecast, DRE, Demonstrativo de Resultados Customizado, cenários e muito mais! Tudo o que uma empresa precisa para planejar e ter maior previsibilidade em seus resultados.
Scoreplan x Trello x Asana, ainda está em dúvida?
Ainda na dúvida? Bom, nós preparamos um artigo com 10 motivos pelos quais você deveria adotar o Scoreplan: Quero ler
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