No meio empresarial é comum haver dificuldade para executar o que foi planejado. Existe um estudo americano que aponta que apenas 13% das empresas colocam em prática aquilo que planejaram. Planejamento é essencial, mas é a execução que trás o resultado de fato. Logo, a grande maioria das empresas não colhe os bons frutos que um planejamento deveria dar. Buscando alternativas para solucionar este problema, os gestores vão migrando entre métodos e ferramentas, e quando percebem os planos se perderam. Como resultado, ficam reféns das oscilações do mercado tendo que, na maioria das vezes, represar investimentos afim de garantir caixa para os períodos de baixa.
Para essas empresas, existe um método que dá mais agilidade no planejamento e execução de suas estratégias. Estamos falando do OKR (Objectives and Key Results que significa Objetivos e Resultados-chaves) e vamos explicar o que é e como implementar para a sua empresa ter mais resultados.
O que é OKR
É uma metodologia de gestão criada para que todos, dentro de uma empresa, trabalhem por um objetivo comum, definido pelos seus gestores. Nos OKRs nós temos dois principais componentes:
- Objetivos (O): declaração concisa de onde a empresa quer chegar. Um bom objetivo precisa estar descrito com grande quantidade de detalhes, para que as pessoas possam vislumbrar o quão impactante será alcançá-lo;
- Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo.
A grande diferença dos OKRs para as outras metodologias é que não existe uma inflexibilidade quanto a padrões de execução, ou seja, não importa muito como vai ser feito desde que o objetivo e as metas sejam atingidos. As equipes e os departamentos podem definir e executar suas tarefas da maneira que mais se adequar à sua realidade. OKR funciona na Google desde que a empresa tinha 40 funcionários, em 1999, e hoje, contando com 60.000 funcionários em várias partes do mundo, ainda é usada pela empresa. É uma prova que funciona para pequenas, médias empresas, bem como em grandes corporações.
Por que usar OKR?
Muitas empresas conseguem fazer bons planos, mas pecam ou não conseguem uma execução adequada. Não vendo os resultados pretendidos, qualquer forma de planejamento é abandonada resultando, muitas vezes, no fechamento da empresa. Segundo o SEBRAE, a falta de Planejamento é a causa número 1 do fracasso dos negócios no Brasil. Os motivos são óbvios; sem planejamento os funcionários ficam desmotivados porque não entendem seu papel e importância dentro da empresa, começam a surgir problemas de qualidade e produtividade, rejeição de produtos e reclamação de clientes. Enfim, um desastre total.
Em outros casos a estratégia está muito bem pensada na cabeça de alguns gestores que conseguem, por algum tempo, levar os negócios adiante, com um relativo sucesso. Nesses casos, a comunicação da estratégia se dá de forma direta quando a equipe é pequena e o contato com os gestores é constante. Porém, quando o crescimento for rápido, aproveitando uma oscilação positiva do mercado, é que a necessidade de um modelo de gestão mais ágil fica muito evidente e os problemas começam a surgir.
O modelo de gestão por OKRs dá mais agilidade à empresa e é muito mais flexível porque não tem as regras e métodos de gestão mais tradicionais. As organizações podem adaptar a metodologia de acordo com a sua realidade permitindo maior colaboração de toda a equipe.
Há outras vantagens na utilização dos OKRs:
– Metas com prazos mais curtos que permitem que algum erro ou mudanças bruscas no mercado possam ser facilmente readequadas à estratégia da empresa;
– Muito mais simples que as demais metodologias; gerando um alto engajamento da equipe;
– Prioriza a transparência; sendo necessário que todos os funcionários possam ver e acompanhar os Objetivos e os resultados-chaves sendo realizados;
– Os OKRs fazem com que a cultura da realização de objetivos e orientação a dados dados esteja enraizada na empresa, formando um time de alta performance;
– Os OKRs priorizam medir a aprender com os resultados e não a forma e o esforço para realizar uma atividade.
Como implementar OKRs na sua empresa
Devido a sua simplicidade e flexibilidade, a maneira de implantar pode se adequar ao modelo de negócios da empresa e sua cultura de gestão atual. Os passos a seguir são apenas algumas orientações e não uma regra. Avalie o que cabe para a sua empresa.
Prepare o terreno
É bem importante o time entender os conceitos do método com o qual vão começar a trabalhar e medir seus resultados. Tenha certeza que todos assimilaram como são definidos os objetivos e métricas. Vai ocorrer uma mudança brusca porque é importante trabalhar com objetivos ambiciosos e com resultados-chaves que tirem todos de suas zonas de conforto. Então, prepare o terreno para evitar turbulências no início do processo
Defina objetivos
Promova a participação de todos na definição de objetivos que estejam relacionado às metas estratégicas da empresa. Apresente entre 3 a 5 metas ambiciosas e deixe bem claro como elas se relacionam com os objetivos macro da empresa.
Identifique os resultados
Dê menos atenção às tarefas que precisam ser realizadas e mais aos resultados que a equipe deve alcançar. Cada objetivo pode ter mais de um Key Result (Resultado-chave). Não é uma regra, mas no início procure identificar até 3 resultados-chaves por objetivo. É muito importante nessa fase envolver toda a empresa, pois é possível que uma equipe ou setor dependa da ação de um outro departamento, ou profissional, da empresa para atingir seu objetivo.
Vá sempre além da zona de conforto
Faça uma análise minuciosa de todos os objetivos e Key Results de cada um deles. Não aceite objetivos que não tirem toda a empresa da zona de conforto. Não custa repetir, os gestores e toda a equipe precisam entrar em acordo sobre metas ambiciosas, que provoquem grandes mudanças de atitudes, mas também grandes resultados. Todos têm muito a ganhar com esses novos desafios.
Defina o sistema de pontuação
A pontuação é muito importante, pois é através dela que todos identificarão os resultados que estão alcançando em cada Key Result. Tenha cuidado para que o sistema de pontuação não seja muito rigoroso e a equipe perceba que jamais atingirá os objetivos. Por outro lado, se for muito fácil alcançar pontuações altas pode identificar objetivos pouco ambiciosos ou um sistema de pontuação muito próximo da zona de conforto. A Google usa uma escala de 0,0 a 0,1, esperando-se que se chegue a 0,6 ou 0,7 para que se atinja as metas.
Enfim, o método OKR obedece a estrutura: onde queremos chegar (Objetivos) e com que ferramentas vamos medir o que estamos realizando (Key Results – Resultados-chaves) para garantir que possamos chegar onde queremos. É melhor do que outros métodos? Depende. Cada negócio tem suas particularidade e se adequa melhor a uma ou outra metodologia. Caso você opte por testar, lembre-se: faça sua equipe participar do processo, só assim a sua empresa vai ter melhores resultados com OKRs.