Em um ambiente competitivo, a gestão de projetos serve como um alicerce para as empresas que desejam se destacar no seu segmento. Isso porque um gerenciamento eficiente e eficaz reduz custos, prazos e agiliza o alcance dos resultados estabelecidos.
Mas, o contrário também é verdade: problemas no projeto podem comprometer e, até mesmo, colocar em xeque a sobrevivência do negócio. Por isso, para construir uma gestão de projetos eficiente, é essencial que você entenda as principais metodologias de gestão de projetos para tirar as suas iniciativas do papel.
Assim, trouxemos para você um guia completo em que te mostramos a sua importância, seus benefícios e suas principais metodologias.
Confira!
O que é gestão de projetos
A gestão de projetos é a forma como os gestores conseguem administrar as iniciativas desenvolvidas dentro das empresas. Assim, ela consiste na junção de diversas funções, como gerenciamento de tempo, de equipes, alocação de recursos, cortes de gastos, e muito mais.
Por esse motivo, a gestão de projeto é dividida em 5 etapas, a fim de contemplar todo o escopo de processos. São elas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Dessa forma, é possível ter uma visão mais clara para que o objetivo final seja alcançado.
Qual a importância da gestão de projetos
A gestão de projetos é, muitas vezes, um ponto de atenção maior do que o próprio projeto. Isso porque sem ela as chances das metas darem errado são grandes. Afinal, uma empresa é composta por diferentes setores que, sem uma orientação, podem ter problemas de entendimento.
Para entender melhor, vamos a um exemplo prático que pode acontecer na sua vida. Suponha que você quer ir para a praia com a sua família. Então, você define o local, o itinerário da viagem, quais serãos os custos e como tudo será feito com segurança.
Isso não deixa de ser uma forma de gestão de projetos. Agora, levando para o mundo corporativo, imagine todas as nuances que envolvem o caminho de uma ideia desde a sua concepção até a sua finalização.
5 benefícios de uma boa gestão de projetos
Ao ter uma boa gestão de projetos, a empresa consegue ter um melhor controle sobre o que acontece na sua operação. Dessa maneira, a organização interna vem acompanhada de uma série de benefícios que agilizam o dia a dia e o desempenho das organizações.
Listamos os 5 principais benefícios para você:
1. Melhora no cumprimento dos prazos
Erros e imprevistos fazem parte de qualquer projeto. No entanto, para um projeto ser bem gerenciado ele precisa de um acompanhamento rigoroso do planejamento. Assim, é viável se “antecipar” a eventuais atrasos ou estouros no orçamento. Dessa forma, é possível decidir o que fazer para corrigir ou minimizar o problema. Além disso, uma outra parte importante da gestão de projetos, que também auxilia nesta questão, é o gerenciamento de riscos; que envolve um monitoramento constante das incertezas, internas e externas, que podem afetar o projeto.
2. Aumento da produtividade
Na hora de elaborar o cronograma, o gestor traça, junto com a equipe de desenvolvimento, o caminho mais eficaz para o desenvolvimento daquele projeto. Isso garante que a execução seja otimizada, evitando retrabalhos e ociosidades desnecessárias. Com isso, é possível aumentar a produtividade como um todo e fazer mais com menos.
3. Entregas com qualidade superior
Uma boa gestão de projetos também se preocupa em entender exatamente o que o cliente quer e com qual objetivo. Além disso, trata de comunicar esses desejos com clareza à equipe que vai executar o projeto e acompanhar o desenvolvimento de perto, a fim de se certificar que ele está de acordo com o que foi especificado. Tudo isso faz com que a entrega esteja alinhada ao que foi solicitado.
4. Redução de custos
Muitos projetos têm orçamentos altos, mas recursos limitados. A gestão de projetos faz o controle da aplicação dos recursos e garante que eles sejam utilizados no momento certo, o que aumenta as chances de encontrar oportunidades para economizar. Ainda, o fato de fazer com que ele fique dentro do prazo e tenha o menor nível de retrabalho também economiza recursos.
5. Rapidez na hora de decidir
O principal papel dos gestores é tomar decisões que impactam positivamente o trabalho das equipes. E, nada melhor do que um ambiente organizado para fazer as melhores escolhas. Assim, a gestão de projetos entra como um braço direito para ter uma visão holística do que está acontecendo na organização e como estão as etapas do projeto.
As principais metodologias de gestão de projetos
Ao longo dos anos, diversas metodologias de gestão de projetos foram criadas. Cada uma conta com seus prós e contras, sendo algumas voltadas para aplicações específicas. Dos métodos mais tradicionais aos ágeis, confira abaixo as principais metodologias de gestão de projetos.
PMBOK
O PMBOK é mais um guia de boas práticas para a gestão de projetos do que uma metodologia propriamente dita, mas mesmo assim merece destaque. Ele é revisado periodicamente e publicado pelo Project Management Institute (PMI), funcionando como uma espécie de enciclopédia sobre o tema.
Por isso, suas orientações não devem ser todas seguidas à risca, mas sim adaptadas às necessidades específicas de cada projeto. Sua principal função é reunir, em um só guia, as práticas mais eficientes de gerenciamento de projetos que foram testadas e comprovadas. Ele trata tanto de questões das metodologias tradicionais, como de informações sobre ferramentas específicas da metodologia ágil.
Waterfall ou Cascata
Também conhecido como “cascata”, é vista como a metodologia mais clássica de gerenciamento de projetos. Ela se caracteriza por estabelecer uma sequência lógica de ações. Assim, uma nova etapa só se inicia quando a anterior termina.
Esse método funciona melhor quando o escopo do projeto está bem definido. No entanto, ele tem uma desvantagem: uma vez que a etapa é finalizada, é praticamente impossível voltar atrás sem comprometer o projeto, o que torna o desenvolvimento rígido.
PRINCE 2
PRINCE 2 é a sigla para Projects IN Controlled Environments (Projetos em Ambientes Controlados). É uma metodologia usada pelo governo britânico e mantida pelo OGC (Office of Government Commerce), tendo seus direitos pertencidos à Coroa Britânica. Aqui, é preciso que cada projeto tenha uma justificativa de negócios e as saídas devem ser claramente definidas.
Sua estrutura é dividida em 7 princípios, 7 temas e 7 processos. Os princípios mostram o que deve ser verificado em cada projeto:
- Elaborar a justificativa contínua do negócio;
- Aprender com a experiência;
- Ter papéis e responsabilidades bem definidos;
- Gerenciar por estágios;
- Gerenciar por exceção;
- Manter o foco em produtos;
- Adequar ao ambiente do projeto.
Já os temas são aspectos do gerenciamento do projeto que precisam ser tratados continuamente:
- business case;
- organização;
- qualidade;
- planos;
- risco;
- mudanças;
- progresso.
Por fim, os processos dizem respeito ao ciclo de vida do projeto:
- Abrindo um projeto;
- Direcionando um projeto;
- Iniciando um projeto;
- Controlando um estágio;
- Gerenciamento da entrega do produto;
- Gerenciando os limites de um estágio;
- Fechando um projeto)
Scrum
O Scrum é uma metodologia ágil e trata-se de um conjunto de práticas que permitem gerenciar projetos de uma forma que é mais adaptável às mudanças. Os projetos são estruturados em ciclos curtos, com entregas rápidas e frequentes. Cada novo ciclo entrega um conjunto de funcionalidades que foi previamente determinado.
As metodologias ágeis são ideais para quando o escopo do projeto não é tão conhecido e para ambientes que mudam com muita frequência. Ultimamente, são as mais utilizadas, visto que vivemos uma era de muitas mudanças. Em um projeto longo, o que vale para hoje não necessariamente será o melhor daqui a dois ou três anos.
Essa metodologia é a queridinha das startups, visto que buscam desenvolver produtos e serviços inovadores, nos quais o grau de incerteza é maior. Assim, as metodologias ágeis permitem que elas consigam testar o produto e ajustar o projeto para que o resultado esteja bem alinhado ao mercado.
No Scrum, o planejamento acontece por interações, também chamadas de sprints, que são ciclos que duram de duas a quatro semanas. O Product Owner é responsável por definir quais são as funcionalidades que devem ser entregues ao longo do projeto, que é o Product Backlog.
eXtreme Programming (XP)
O XP, apelido do eXtreme Programming, também faz parte das metodologias ágeis e busca levar a agilidade ao máximo. Ela diz respeito mais a comportamentos e atitudes do que a um método especificamente. Em relação ao Scrum, o XP é mais direcionado ao desenvolvimento de softwares, enquanto o Scrum é aplicável a qualquer área.
O XP se baseia em 5 valores:
- Simplicidade, dividindo as etapas em tarefas menores para que a equipe consiga desenvolver completamente;
- Comunicação, com reuniões diárias rápidas para atualizar status e resolver problemas;
- Coragem, sem medo de mudanças no projeto e com cada membro da equipe assumindo a responsabilidade pela sua parte;
- Respeito, fundamental para manter a boa comunicação e o trabalho em equipe;
- Feedback, promovendo adaptações na equipe de acordo com as necessidades do cliente e do projeto.
Kanban
O Kanban foi desenvolvido pela Toyota com o objetivo de aumentar a eficiência e a eficácia do sistema de produção e, atualmente, se encaixa entre as metodologias ágeis. Ela é muito simples, fácil de usar e bem visual. Os princípios desse método são:
- Qualidade garantida;
- Redução do desperdício;
- Melhoria contínua;
- Flexibilidade.
Ele se materializa em um quadro, que pode ser físico ou virtual, no qual estão todas as tarefas que são executadas, que serão executadas ou que já foram finalizadas. Cada coluna deve representar um estágio da produção e o quadro pode ter quantas colunas forem necessárias.
Junto a isso, o Kanban pode ser dividido em 6 práticas:
- Visualizar o fluxo de trabalho, tornando possível identificar o que é feito e em qual etapa a tarefa se encontra;
- Limitar a quantidade de tarefas em andamento;
- Gerenciar e medir o fluxo;
- Tornar as políticas do processo explícitas;
- Implementar loops de feedback;
- Reconhecer oportunidades de melhoria.
Afinal, qual metodologia de gestão de projetos escolher?
Na hora de escolher a melhor metodologia para gerenciar os projetos, as opções são muitas — o que pode causar dúvidas na mente dos gestores. Por isso, é importante entender como cada método funciona e qual deles se encaixa melhor nas necessidades da sua empresa.
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