Como usar o 5W2H e o PDCA para melhorar os resultados da empresa?

Toda empresa tem por objetivo melhorar seus resultados continuamente; alcançando metas, aumentando seu faturamento, melhorando sua imagem e crescendo seu market share. Contudo, esse é um grande desafio, principalmente no cenário atual.

Existem metodologias e ferramentas que podem ajudar tornando as empresas e seus processos internos mais eficientes. A 5W2H e o PDCA não só fazem parte deste grupo como também são muito importantes.

Saiba mais sobre essas metodologias e ferramentas a seguir. Boa leitura!

O que é 5W2H?

A 5W2H é uma metodologia/ferramenta que consiste numa série de perguntas que, ao serem respondidas, ajudam a orientar a execução de atividades – aumentando a produtividade e a qualidade das entregas.

O primeiro passo para entender a metodologia e poder aplicá-la, é definir o que precisa ser feito. Pode ser desde uma atividade rotineira até, uma atividade relacionada diretamente a estratégia do negócio ou necessária para a resolução de um problema. Após essa definição, deve-se então responder de forma objetiva as seguintes perguntas:

  • What? (O quê?): o que exatamente precisa ser feito? Exemplo: Contratação de um novo profissional para a área de Engenharia.
  • Why? (Por quê?): por que é necessário executar tal ação? Exemplo de resposta: “porque os profissionais estão sobrecarregados e não estão conseguindo entregar suas atividades dentro do prazo estipulado e necessário”.
  • Where? (Onde?): onde a atividade deverá ser realizada? Exemplo de resposta: “atividades internas – na sede da empresa. Atividades que envolvem a participação de externos – pela ferramenta X de vídeo conferência”.
  • When? (Quando?): qual é o prazo para a entrega de tal atividade?
  • Who? (Quem?): quem será o responsável pela atividade? Exemplo de resposta: “Maria, do RH”.
  • How? (Como?): de que forma, especificamente, a atividade precisa ser realizada? Exemplo de resposta: “a Maria deverá solicitar a divulgação da vaga ao setor de Marketing – informando todos os requisitos. Em seguida, deverá iniciar o processo de Recrutamento e Seleção conforme os padrões da empresa”.
  • How much? (Quanto?): qual o orçamento disponível para a realização da atividade?

O que é o PDCA?

Inicialmente o PDCA foi criado para ser uma ferramenta de qualidade afim de aprimorar constantemente os produtos e serviços da empresa. Porém com o passar do tempo seu uso foi ampliado, sendo hoje um dos principais métodos utilizados para a solução de problemas e para estimular a melhoria contínua em todos os processos da empresa.

O ciclo PDCA, como é popularmente chamado, é composto de quatro etapas:

  • P (Plan): esse é o momento de identificação e seleção do processo que precisa ser melhorado ou do problema que precisa ser resolvido; e é também o momento de criar o plano de ação;
  • D (Do): momento de envolver as pessoas e executar o plano de ação;
  • C (Check): neste ponto é necessário verificar se as ações estão sendo executadas, e se esta execução está entregando os resultados esperados;
  • A (Act): aqui é preciso verificar se deu certo; observar os resultados obtidos, aprender com o processo e identificar novas melhorias, para então definir padrões e começar o ciclo novamente.

O PDCA é um ciclo, por isso após a última etapa (Act), é necessário retornar ao primeiro momento.

Como essas metodologias podem ser aplicadas em sua empresa?

Ambas as metodologias são compatíveis e até mesmo complementares, assim, podem ser implementadas em conjunto em sua empresa – já que uma irá potencializar os resultados da outra.

A 5W2H pode ser aplicada em praticamente todos os processos internos da sua organização que envolvam a necessidade de “ação”; fazer algo. Independentemente do core business ou tamanho da empresa, a 5W2H pode ser utilizada para alavancar resultados continuamente através da entrega das tarefas necessárias.

O PDCA pode ser implementado, principalmente, naqueles momentos em que a empresa busca realizar mudanças (melhorias) em processos visando ser mais eficiente. Por exemplo; uma mudança estratégica no plano de marketing é necessária – o PDCA pode ser, então, implementado para realizar todo o processo de planejamento, ação, verificação e validação dessa mudança. Ele também pode ser utilizado por qualquer tipo e tamanho de empresa – basta haver o desejo de melhorar.

A 5W2H pode ser utilizada principalmente durante a fase “P” (Plan – Planejar) do ciclo PDCA, visando a criação de um plano de ação mais assertivo.

Quais as vantagens em adotar o 5W2H e PDCA em sua empresa?

Tanto a aplicação do PDCA quanto a 5W2H, podem gerar benefícios diversos para a empresa, tais como:

  • maior controle sobre os processos e atividades – rastreabilidade;
  • planos de ação mais eficazes – entregas dentro do prazo e atendendo os requisitos especificados;
  • todos os envolvidos sabem exatamente o que devem fazer e porque devem fazer – comunicação;
  • otimização de processos – diminuição de retrabalhos, desperdícios e despesas;
  • embasamento para tomada de decisão – fornece dados e informações importantes;
  • não precisa de grandes investimentos para implementar;
  • aumento de produtividade;
  • Diferencial competitivo – melhoria contínua e consequente evolução constante.

Quais as peculiaridades da aplicação das metodologias em seu negócio?

Para que a 5W2H e o PDCA sejam aplicados em seu negócio, em primeiro lugar, é necessário uma mudança de cultura organizacional. Trata-se de uma mudança no “estilo de vida” da empresa, e portanto, para que isso aconteça todos os colaboradores precisam aderir. Do contrário não haverá sucesso na implementação.

Então, em um primeiro momento é importante que haja muita comunicação e treinamento acerca dessas mudanças. E posteriormente, acompanhamento constante para garantir alinhamento entre todos os níveis organizacionais. Pois a cultura organizacional de uma empresa é construída ao longo do tempo, e portanto não é de um dia para o outro que uma nova cultura será instaurada.

A adoção de softwares específicos pode ser indicada, dependendo do tamanho da empresa e do desafio.

Como softwares específicos podem auxiliar na aplicação dessas metodologias?

Considerando o contexto de transformação digital, a adoção de softwares específicos para a gestão da qualidade pode, além de auxiliar a empresa no processo de implementação e execução dessas duas ferramentas, ajudar também na construção da cultura organizacional.

Tanto o PDCA quanto a 5W2H possuem várias etapas; planejamento, execução, plano de ação, avaliação, lições aprendidas… e em cada uma dessas etapas ainda há inúmeras outras verificações. Tudo isso pode ser difícil de gerenciar através de um documento ou uma planilha se houverem muitas pessoas e processos envolvidos.

Os softwares específicos, além de já estarem pré-configurados com as metodologias, também permitem a definição e restrição dos acessos, a automação de fases e atividades, e a ativação de alertas. Tudo isso faz com que o processo se torne fluido e natural, não havendo a necessidade de controles paralelos.

Sendo assim, há uma grande probabilidade de conseguir resultados mais ágeis com a aplicação da 5W2H e do PDCA em seu negócio, conquistando ainda uma maior produtividade dos times.

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