Gestão orçamentária: o que saber a respeito do assunto?

A gestão financeira da sua organização requer muita atenção e cuidado através de controles específicos e planejamento, pois só assim será possível garantir assertividade e eficiência; evitando prejuízos, melhorando a performance dos indicadores, e conseguindo alcançar uma melhor lucratividade.

A gestão orçamentária é um primeiro passo fundamental para garantir que a sua empresa consiga ter um controle financeiro impecável. Por isso, você deve saber tudo sobre esse tema e como aplicá-lo em sua empresa.

Vamos mostrar o que é a gestão orçamentária, quais os benefícios de investir nisso, os principais conceitos envolvidos e como utilizar a tecnologia a seu favor nesse caso. Boa leitura!

O que é a gestão orçamentária?

A gestão orçamentária ao contrário do que pode se pensar, não tem muita relação com orçamentos de venda, ela diz respeito aos mecanismos de administração, ao uso de ferramentas e do planejamento financeiro, para prever e distribuir os recursos que serão utilizados em sua empresa dentro de um determinado período.

O Planejamento orçamentário ou, planejamento financeiro, é feito comumente uma vez no ano; geralmente no início do novo ano ou, no final daquele que o antecede (ideal). A gestão desse planejamento, no entanto, pode ser feita mensal, trimestral, semestral ou anualmente; tudo vai depender da técnica escolhida pela empresa para fazer a gestão orçamentária e do modelo de negócio da empresa.

Quais os benefícios de uma boa gestão orçamentária?

Uma gestão orçamentária eficiente pode trazer uma série de benefícios para seu negócio, tais como:

  • planejamento mais consistente – análise constante do previsto x realizado, que permite ajustes;
  • planejamento (e previsão mais assertiva) de ROI;
  • melhor engajamento por meio da ciência coletiva do que a organização necessita – definição embasada, de metas e ações;
  • tomada de decisão mais assertiva, já que há um embasamento melhor (dados);
  • mais organização e tranquilidade na gestão financeira.

Quais os principais conceitos ligados com uma boa gestão orçamentária?

É fundamental que o gestor compreenda, também, quais são os principais conceitos ligados a uma gestão orçamentária eficiente. Veja os principais a seguir.

Budget ou Orçamento Empresarial

O budget é, de fato, o orçamento estático do negócio. Ou seja, diz respeito a todo o planejamento financeiro realizado para a disponibilização dos recursos financeiros para os diversos departamentos e metas da organização.

Forecast ou Orçamento Revisado

O forecast ou, orçamento ajustado, também conhecido como orçamento impactado ou orçamento revisado; diz respeito ao ajuste do budget durante a sua execução, visando se adequar a novos cenários. A questão central, neste caso, não é considerar e fazer um ajuste de forma isolada, mas olhar para a estratégia do negócio como um todo, sendo necessário que os ajustes façam sentido para o planejamento da empresa.

Veja bem; digamos em Dezembro de 2020 você define o orçamento da empresa para o ano de 2021, porém com o passar dos meses, ao comparar o previsto x realizado percebe uma discrepância; você pode então fazer ajustes no previsto dos meses seguintes visando que a meta inicial ainda seja cumprida sem que o orçamento total seja alterado.

DRE

O DRE é o Demonstrativo de Resultados do Exercício e diz respeito ao documento contábil que resume todos os resultados operacionais ou não operacionais da organização, permitindo avaliar a situação anterior para direcionar os esforços futuros da empresa.

Como desenvolver um bom plano orçamentário dentro das organizações?

Veja alguns passos importantes para auxiliar na estruturação de um plano eficiente.

Faça uma projeção de faturamento

Analise, para o período de vigência do documento, qual é a projeção de faturamento; considerando o valor médio anterior, a atual conjuntura, como está o mercado atualmente e as perspectivas para os próximos meses.

Avalie as contas a pagar e a receber

Coloque no papel quais são as contas que devem ser pagas no período, tanto as despesas fixas quanto as variáveis, fazendo uma previsão do que terá de ser pago durante a vigência do planejamento.

Além disso, é importante registrar quais são as receitas que entrarão no período, para que possa avaliar como os valores podem ser alocados, de forma a permitir que as contas fiquem no azul.

Verifique a necessidade de capital de giro

Toda empresa tem um capital de giro, ou seja, os valores necessários para manter a organização funcionando em um determinado período. É uma reserva de recursos destinados a suprir as necessidades da empresa ao longo do tempo.

Ele é o responsável pela saúde financeira da sua empresa, garantindo:

  • o oferecimento de financiamento aos clientes;
  • manutenção dos estoques;
  • pagamento de fornecedores para a compra de insumos;
  • pagamento das contas das despesas operacionais, entre outros.

Por isso, ele precisa ficar no azul constantemente ou, caso contrário, pode colocar a saúde financeira do negócio em xeque.

Avalie o orçamento de investimentos operacionais

Sua empresa precisa realizar investimentos constantemente para a melhoria das funções internas. Por exemplo, pode ser necessário, dentro do período analisado, uma troca de um veículo ou, então, uma atualização de máquinas de produção.

Esse ponto precisa ser considerado dentro do período analisado, bem como ter uma margem financeira, caso as alterações precisem ser feitas em caráter de urgência.

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de gestão orçamentária?

A tecnologia pode ser uma aliada fundamental para realizar uma gestão orçamentária eficiente. Por meio de um sistema especializado, que faça integração com o sistema de gestão da empresa (ERP), por exemplo, é possível substituir completamente as planilhas.

Os sistemas de ERP costumam ser a principal fonte de dados para que a gestão orçamentária seja possível. No entanto, a grande maioria desses sistemas não possui uma estrutura adequada para a realização destas operações, visto que esta realmente não é a sua finalidade. Por isso, muitas empresas acabam utilizando planilhas ou sistemas especializados em paralelo.

Em resumo; você tem 3 escolhas:

  1. Planilhas;
  2. Sistema especializado;
  3. Não fazer – e se você está lendo este artigo essa nem deve ser uma opção válida.

Ao optar por utilizar planilhas na sua gestão orçamentária você está sujeito a:

  1. Erros de digitação;
  2. Falta de rastreabilidade e confiabilidade nos dados e informações;
  3. Gastar mais tempo buscando dados e inputando informações manualmente;
  4. Falta de flexibilidade para simular cenários;
  5. Gestão colaborativa ineficaz ou inexistente;
  6. Gastar mais tempo na análise das informações;
  7. Demorar mais para tomar decisões.

Logo, a opção mais efetiva, que irá garantir os melhores resultados para a sua empresa, é a adoção de um sistema especializado. A mudança no cenário das empresas, provocada pela transformação digital mostra que – deixar a tecnologia de lado não é uma boa escolha.

Por isso, avalie quais são os melhores sistemas existentes no mercado; como as empresas realizam sua implementação, de que forma oferecem o suporte necessário, se têm a expertise para trabalhar com essa solução, e se esta possui as funcionalidades de que a organização necessita.

A gestão orçamentária é fundamental para manter o seu negócio funcionando adequadamente e evoluindo. Portanto, dedique um tempo para fazer esse planejamento.

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