3 passos de como melhorar a performance da sua empresa

Melhorar a performance das nossas empresas é crucial em um ambiente altamente competitivo. Para isso, os melhores gestores utilizam-se de algumas ferramentas e técnicas.

Neste artigo vamos ver com mais detalhes cada uma dessas técnicas, ferramentas e ações que contribuem para melhorar a performance de uma empresa. Acompanhe a leitura!

1. Fazer planejamento estratégico

Não há dúvidas de que o planejamento estratégico provoca uma série de transformações nas empresas, desde sua elaboração até a execução.

Não importa o tamanho da empresa, é um processo que vai gerar muitas reflexões por parte dos gestores num primeiro momento e em toda a organização quando as ações estiverem sendo executadas.

Como consequência tem-se um melhor desempenho do negócio como um todo e, segundo pesquisas, uma sensível melhora nas finanças da empresa.

O que é planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta que tem a finalidade de orientar a organização quanto a sua visão de futuro (onde quer chegar), além disso funciona também como uma “lupa”, mostrando todos os detalhes que compõem o seu ambiente interno e externo atual, ajudando a definir seu ponto de partida e vislumbrar o que poderá enfrentar no caminho.

Em resumo, é a definição sobre “quem” é a organização, o que ela quer alcançar (definição de missão, visão e objetivos) e o que deve ser realizado efetivamente (plano de ação ou, iniciativas – quando se trabalha com OKR), para que essas definições macro sejam alcançadas.

O planejamento estratégico também passa pela mensuração, onde o objetivo é entender os resultados que estão sendo produzidos pela execução dos planos de ação e iniciativas e, compreender se estes resultados estão produzindo efeitos quando ao atingimento dos objetivos. Tal mensuração pode se dar através de indicadores (KPIs) e/ou KRs (Key Results – Resultados Chave).

Apesar de ser uma ferramenta que está presente no mundo dos negócios há muito tempo, o planejamento estratégico não se tornou ultrapassado, pois as ferramentas e métodos para aplicá-lo evoluíram. Então, dizer que o planejamento estratégico não funciona mais porque é antigo como justificativa para não fazê-lo, não faz sentido. O planejamento estratégico é sim, cada vez mais necessário e indispensável.

Antigos relatórios e planilhas deram lugar a plataformas automatizadas e simples, que ficam hospedadas na nuvem. Ao invés de o planejamento ser esquecido em uma “gaveta”, essas plataformas dedicadas sincronizam tarefas e emitem alertas lembrando os responsáveis sobre os prazos e implicações.

Apesar da crença comum de ser um processo difícil ou complexo, é muito simples criar um planejamento estratégico, não existe mágica ou mistério, a grande dificuldade das empresas está em analisar (parar e pensar) para escolher as estratégias, e em executar o que foi estabelecido, ou seja, a maior barreira está na cultura organizacional, e não no processo.

Porque é importante fazer planejamento estratégico

O planejamento estratégico muda a cultura da empresa. A empresa deixa de ser orientada por desejos, sonhos, ideologias e crenças dos tomadores de decisão – que nem sempre são compartilhadas ou até conhecidas pelo resto do time, e passa a ser guiada por objetivos realizáveis.

Essa mudança de mindset proporciona coerência e organização na tomada de decisão, o que reflete em uma equipe muito mais engajada e resultados extremamente superiores.

É através da implementação do planejamento estratégico que a empresa; os gestores e equipes, param de gastar tanto tempo apagando os incêndios que surgem, e passam mais tendo analisando as causas, criando mecanismos de correção definitiva e construindo um futuro melhor.

Estar não só atento as tendências de mercado como, se adaptando a elas, é o que ditará a sobrevivência e prosperidade de uma empresa nos dias atuais, mas se os gestores da empresa não estiverem olhando para frente e, para fora, as tendências irão chegar e será tarde demais para agir. O planejamento estratégico não deixa que isso aconteça, ele mantém os gestores preparados ou, pelo menos, cientes.

2. Trabalhar com planos de ação ou iniciativas

Planejar é impulsionar os negócios na direção correta e agir é colocar a empresa em movimento rumo ao que foi planejado. Esse movimento também precisa de um plano para que tudo aconteça de forma ordenada e cada atividade, cada processo, seja executado para que um objetivo seja atingido.

Por esse motivo que as empresas devem sempre trabalhar com planos de ação e iniciativas.

O que é um plano de ação, e o que é uma iniciativa

Nos planos são listadas todas as ações e atividades que devem ser realizadas para que um determinado objetivo seja atingido. Os planos também devem demonstrar qual o resultado esperado e qual sequência de ações para que aquele resultado aconteça. Outras informações importantes encontradas no plano de ação são; o responsável por cada ação, prazo e recursos necessários.

A iniciativa, aqui mencionada, está vinculada a metodologia de OKRs que cada vez conquista mais adeptos no mundo. As iniciativas também são, de certa forma, ações que apenas levam uma nomenclatura diferente em decorrência do processo e abordagem de OKRs.

Para que serve e qual a importância de um plano de ação

Um plano de ação serve para concretizar objetivos. Quando está sendo desenvolvido, todas as possibilidades podem ser cuidadosamente pensadas reunindo todas as condições e informações para execução das tarefas.

O plano de ação deixa a empresa mais preparada, pois prevê todos os recursos, materiais e financeiros, necessários para que uma ação seja executada. Enfim, tudo pode ser visto de forma mais clara permitindo aos gestores ter mais segurança em suas decisões.

A principal vantagem de se trabalhar com planos de ação é que você executa na mesma proporção que planeja. Muitas empresas pecam, planejando e não colocando em prática, e quando se trabalha com planos de ação bem estruturados a falta de execução passa a ser uma escolha e não mais uma consequência.

Ao montar um plano de ação a empresa evita desperdícios de tempo e recursos, melhora a comunicação interna e tangibiliza o valor de cada função desempenhada. Planos de ação entregam resultados, um planejamento sem um plano de ação não entrega nada.

3. Medir o desempenho

Para saber se um objetivo está sendo atingido, se o negócio está sendo lucrativo, se os clientes estão satisfeitos e outras tantas avaliações e feedbacks necessários para que a empresa possa evoluir, é necessário o uso de indicadores ou KRs, como já mencionando anteriormente.

Como medir o desempenho

Para avaliar os resultados, as empresas podem contar com Indicadores de Desempenho (ou, KPI – Key Performance Indicators) e/ou KRs (Key Results – Resultados Chave). São um conjunto de medidas que a empresa pode usar para avaliar os resultados que está produzindo com base nas metas e objetivos definidos.

Cada empresa define seus indicadores e KRs com base no seu negócio, seu segmento de atuação, sua estrutura e seus objetivos.

Os tipos de indicadores de desempenho

As empresas precisam medir o que realmente é importante para não correr o risco de se perder em meio a tantos números.

Indicadores operacionais

São indicadores que medem a eficiência dos processos da empresa, para tomada de decisão cotidiana, e até corretiva. Para fazer a gestão deles, geralmente utilizam-se dados de várias fontes, que podem ser interpretados através de planilhas com fórmulas bem estruturas ou de um sistema automatizado específico.

Alguns exemplos:

• Indicador de tempo produtivo real: Mede o tempo que uma linha de produção, máquina ou setor entrega uma quantidade de produtos ou, uma solução final quando se trata de uma empresa de prestação de serviços.

• Indicador de não conformidade: Mede a incidência de produtos com defeito ou que não atendem a solicitação do cliente. Demonstra a eficiência da linha de produção e ajuda a medir a satisfação dos clientes.

• Indicador de desperdício ou retrabalho: Mede a quantidade de material desperdiçado durante as operações. Na prestação de serviços mede o tempo gasto com retrabalho quando a execução não foi realizada da forma como era prevista.

Indicadores táticos

São dados que apresentam informações de natureza mais analítica e orientam os gestores para tomada de decisão. Esses indicadores tem relação direta com os objetivos e metas estratégicas da empresa.

Indicador de receita real das vendas de um determinado produto ou serviço versus a receita prevista para aquele produto ou serviço.

Indicadores estratégicos

Acompanham as métricas de desempenho em relação a objetivos macros traçados pela empresa e definidos no planejamento estratégico. Como exemplo de indicadores estratégicos temos a receita total da empresa, lucratividade, nível de satisfação dos clientes, entre outros.

Dicas importantes

Faça reuniões mensais para avaliar os resultados

Reuniões periódicas para acompanhar o andamento de atividades e conhecer os resultados são imprescindíveis, pois elas fornecerão aos gestores a oportunidade de fazer análises detalhadas e ajustes de curso se necessário.

Também servem como um “lembrete” sobre as estratégias, objetivos, metas e ações a serem desempenhadas, garantindo alinhamento e engajamento de todos.

Faça FCA quando os resultado estiverem abaixo do esperado

FCA é o acrônimo de fato, causa e ação. A FCA é uma metodologia para solucionar problemas. Favorece a interpretação da causa raiz de um problema, e portanto proporciona uma tomada de decisão mais assertiva.

O primeiro passo é definir qual fato será trabalhado. O fato é um problema que está afetando o desempenho da empresa, e pode ser de origem interna ou externa. Depois disso busca-se a causa do problema.

Os motivos que estão fazendo com que o problema esteja acontecendo. Muitas vezes as causas não são muito evidentes e é preciso um estudo mais aprofundado, utilizando por exemplo a técnica dos 5 porquês. Essa técnica consiste em utilizar a sequência de perguntas (Por que?) até a identificação da causa raiz de um problema e tomar as providências para uma solução definitiva. Dessa forma evita-se soluções superficiais que atacam apenas os sintomas de um problema e não sua real causa.

Definido o fato e descobertas as causas, é hora então da ação. São as atitudes, as ações e atividades que irão fazer cessar as causa e, consequentemente, o problema.

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