4 dicas de como fazer reuniões produtivas e não desperdiçar tempo
Saber como fazer reuniões produtivas é essencial para otimizar a rotina da empresa. Afinal de contas, muitas vezes, esses encontros são intermináveis e não resolvem nada. Isso faz com que líderes e funcionários percam tempo em algo que não levará a resultados concretos para a organização.
Existem diversos motivos para reunir pessoas no ambiente corporativo: elaborar estratégias, definir metas, acompanhar indicadores de desempenho, tomar decisões, fazer comunicados etc. No entanto, elas precisam ser bem planejadas para atingir o objetivo proposto.
Quer saber como fazer isso? É o que vamos mostrar a seguir. Continue a leitura e veja 4 dicas básicas para tornar as suas reuniões mais produtivas.
1. Defina a pauta da reunião
Tudo começa com o planejamento. Antes de reunir os colaboradores para uma conversa formal, é necessário delimitar qual será o teor da reunião. Quando esse objetivo está bem claro, fica mais fácil focar no que importa.
Portanto, liste os assuntos que serão tratados, mas cuidado com os excessos. Reuniões genéricas e que tratam de diversos assuntos ao mesmo tempo costumam ser mais demoradas e não resolvem nada, pois os colaboradores podem se dispersar facilmente.
O ideal é que o encontro dure, no máximo, 30 minutos. Sendo assim, delimite também o tempo para discutir cada assunto. Depois de fazer esse escopo, distribua a pauta entre os participantes para que eles possam chegar à reunião já preparados.
2. Convoque os participantes certos
Não precisa chamar a empresa inteira para tratar de um assunto que nem todos conseguem resolver. Para fazer reuniões produtivas, você deve convocar apenas pessoas que estão diretamente envolvidas com o assunto que será discutido.
Até porque, o excesso de pessoas ou a presença de colaboradores que não podem contribuir com aquele tema, geralmente, traz à tona assuntos desnecessários e tiram o foco do objetivo do encontro. Sendo assim, convoque apenas as pessoas certas. Encontros com até seis pessoas costumam ser mais produtivos.
3. Conduza corretamente a reunião
Comece a reunião com uma introdução rápida. Na oportunidade, informe o objetivo do encontro, peça aos colaboradores que se limitem a falar sobre os assuntos propostos e solicite que eles desliguem os celulares.
Em seguida, use a pauta definida previamente como roteiro para conduzir as discussões e respeite o tempo delimitado para cada tema. Isso garante que todos os tópicos sejam, de fato, discutidos dentro do prazo.
Caso você perceba que alguns dos pontos rendem mais que o planejado, interrompa o assunto. Às vezes é necessário marcar um novo encontro, a fim de se aprofundar na questão. Portanto, avalie essa hipótese para não perder o rumo da reunião que já está em andamento.
4. Crie um plano de ação da reunião
Reuniões produtivas têm que apresentar resultados. Até porque, geralmente, elas acontecem para resolver algum problema. É por isso que é essencial encerrar o encontro com a delegação de tarefas específicas aos participantes.
Logo, crie um plano de ação, defina quais serão as tarefas, escolha quem será responsável por cada etapa, estipule um prazo de execução e informe os recursos disponíveis para isso. Só assim será possível mensurar os resultados.
Entendeu como fazer reuniões produtivas? Otimizar esse processo é fundamental para o sucesso de uma empresa, pois assim, os colaboradores conseguirão dedicar mais tempo na execução de tarefas de valor.
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