Tudo o que você precisa saber sobre gráfico de Gantt
Com uma linha do tempo bicentenária, o gráfico de Gantt foi “testemunhou” o surgimento de incontáveis soluções em gerenciamento de projetos, atividades e processos e, mesmo assim, seguiu firme e forte – o que comprova sua eficácia nesses mais diversos propósitos ligados à gestão.
Continue lendo para conhecer melhor essa solução. Vamos em frente?
O que é gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt consiste em uma representação visual para apoiar equipes e gestores ao longo da realização de projetos. Ele funciona como uma espécie de linha do tempo, permitindo que as pessoas envolvidas saibam o quanto estão perto ou longe de concluir uma dada tarefa.
Embora ele seja apropriado para todo tipo de atividade, é nos projetos de maior complexidade que o esquema se revela ainda mais útil. Isso porque, pelo gráfico de Gantt, a equipe ganha a habilidade de coordenar atividades e tarefas interdependentes.
Para montar ou esboçar o planejamento estratégico, por exemplo, poucas ferramentas são tão valiosas como esta. Desde que as pessoas e líderes envolvidos conheçam seus respectivos prazos e atividades a serem cumpridas, com o gráfico de Gantt é possível cumprir cronogramas e evitar atrasos.
Como o gráfico de Gantt surgiu?
A gestão de projetos acompanha a humanidade desde a Idade Antiga. Do mais rudimentar moinho até a mais avançada planta industrial, não há como coordenar um plano de ação sem ferramentas de controle. Provavelmente, foi pensando assim que, em 1910, o engenheiro norte-americano Henry Gantt decidiu aperfeiçoar o antigo modelo. Criado pelo polonês Karol Adamiecki em 1800, esse é o primeiro gráfico de Gantt que se conhece.
Aliás, a trajetória profissional de Gantt se confunde com a do início da própria indústria dos Estados Unidos. Isso porque ele trabalhou no famoso complexo industrial Midvale Steel, com ninguém menos que Frederick Taylor, tido como o pai da Administração moderna.
Dessa forma, as raízes históricas do inventor do gráfico de Gantt já apontam para a sua atemporalidade. É mais ou menos como a lâmpada, o telefone e o rádio. Podem até surgir tecnologias superiores a esses inventos, mas eles sempre terão o seu espaço graças ao enorme alcance que eles tiveram.
Quais as vantagens de utilizar esse gráfico?
Em plena Transformação Digital, o que não faltam são ferramentas de gestão avançadas e que podem ser projetadas sob demanda. Em outras palavras: é possível, hoje, ir ao mercado e encontrar utilitários na medida certa para um negócio. Então, por que recorrer ao gráfico de Gantt?
Talvez essa universalidade e aceitação possa ser explicada pela facilidade de montá-lo para aplicação imediata em qualquer tipo de projeto. Até mesmo com uma planilha de Excel é possível arquitetar um gráfico de Gantt para uso instantâneo. Sendo assim, não é exagero considerar que essa é uma ferramenta, ao mesmo tempo, eficaz e acessível.
No entanto, ser acessível por si só não o torna vantajoso, certo? Afinal, se não representasse um ganho, esse diagrama não perduraria ao longo dos séculos. Sendo assim, o que se pode dizer a respeito dele com segurança é que quem o aplica percebe vantagens nas seguintes tarefas e atividades.
Definir prazos de entrega
Não há como citar o gráfico de Gantt sem associá-lo na hora com o cumprimento de prazos. Essa é talvez a principal função a que ele se presta, ou seja, ser um garantidor de que equipes e pessoas entregarão dentro do cronograma estipulado as tarefas delegadas.
Assim sendo, ele passa a ser extremamente útil não só para o controle de atividades como para uma gestão financeira mais eficiente. Afinal, nada mais dispendioso para uma empresa do que tarefas que não são executadas a tempo ou entregas que deixam de ser feitas. O gráfico de Gantt é sempre proveitoso para definir prazos de entrega porque ele faz a ligação entre atividades que dependem de outras para serem iniciadas.
Um exemplo disso é o desenvolvimento de um site. Na sua arquitetura, o trabalho do time de TI depende antes da equipe de SEO, que por sua vez trabalha com o pessoal de Design. Seja qual for o projeto, todas as entregas em setores interdependentes podem ter prazos definidos com precisão quando se usa o gráfico de Gantt.
Distribuir responsabilidades
Nas modernas startups e nas empresas com viés tecnológico, a gestão colaborativa tem sido o formato mais utilizado para administrar processos e relacionamentos. Ela se baseia no modelo de hierarquia horizontal, no qual embora a figura do chefe continue a existir, é concedida mais autonomia individual. Nesse contexto, como delegar funções, atribuir responsabilidades e, ao mesmo tempo, manter uma equipe sob controle?
O gráfico de Gantt, nesse aspecto, é extremamente eficaz como ferramenta de autogestão. Como nele é possível atribuir tarefas a pessoas específicas, ele permite que um projeto seja visualizado como um todo por todos ao mesmo tempo. Dessa forma, fica muito mais difícil um membro procrastinar, já que ele saberá que todos vão monitorar o progresso — ou não — de suas atividades.
Segmentar tarefas
Outro desafio que o gráfico de Gantt ajuda a superar e que torna sua aplicação vantajosa é a sua capacidade de segmentar tarefas. Isso vale especialmente para empresas ou instituições nas quais dezenas ou centenas de pessoas estejam envolvidas simultaneamente em um ou mais projetos.
Com essa ferramenta, é possível desmembrar tarefas grandes em outras menores indefinidamente, tornando muito mais simples o seu controle. Como efeito disso, a tendência é que a produtividade se mantenha em níveis constantes.
Imagine, por exemplo, o processo de fabricação de um produto mais complexo, como um carro. Certamente, o que não falta do início ao fim da sua produção são tarefas menores ligadas entre si e que, se não forem realizadas, impedem a continuidade do processo de montagem.
É mais ou menos dessa forma que o diagrama de Gantt se mostra vantajoso. Há muitos anos, ele continua o melhor recurso para “destrinchar” atividades complexas demais e que, por isso, exigem fracionamento e especialização.
Ter mais flexibilidade
Você conhece a metodologia ágil? Em linhas gerais, ela prega a eficiência acima da burocracia e do formalismo para beneficiar o cliente. Por outro lado, seguir regras é necessário para evitar o caos e para facilitar a tomada de decisão. Nesse aspecto, ferramentas como o gráfico de Gantt são de grande valia para assegurar a agilidade necessária em projetos de alta complexidade. Ao mesmo tempo, ele ajuda a controlar o cumprimento de prazos e de padrões de qualidade.
Ele é perfeito para manter o equilíbrio constante entre controle e informalidade. Em muitos softwares usados para fazer esse diagrama, inclusive, é possível configurar alertas para a proximidade de deadlines e término de prazos. Dessa forma, cada um se torna responsável pela sua parte em um projeto, sem que isso signifique perda de controle ou liberdade excessiva.
Acompanhar o andamento
Além de permitir que se trace uma linha do tempo para projetos e o desmembramento de tarefas mais complexas, o gráfico também funciona como uma espécie de monitor. Por isso, indiretamente ele acaba por servir também como uma ferramenta para avaliação de desempenho. Ao visualizar os membros ou equipes em atraso ou em dia com suas tarefas, o gestor que o utiliza pode avaliar a performance das pessoas de forma direta.
Como veremos no próximo tópico, ao avaliar o desempenho pelo acompanhamento constante, é possível até mesmo tomar medidas no sentido de motivar e engajar. Como todos os envolvidos devem ter acesso ao gráfico — pelo menos assim deveria ser — é possível promover uma competitividade sadia e, dessa forma, aumentar o comprometimento.
Ter mais motivação
Por falar em desempenho, a sua melhor apresentação depende diretamente do fator motivacional. Em contrapartida, motivação é também um elemento subjetivo. O que faz um colaborador se engajar mais não é necessariamente o mesmo que funciona para um terceiro.
Ao implementar o gráfico de Gantt, a motivação, pelo menos no que diz respeito à competitividade interna, pode ser gerada de forma mais espontânea. Prazos, funções e atribuições estarão sempre ali, visíveis, e quem deixar de fazer a sua parte tende a ficar mal visto pelos outros membros da equipe.
Cabe frisar que não se trata de motivar pelo constrangimento. Na verdade, o gráfico de Gantt é mais um recurso para aumentar a transparência e, assim, estreitar os laços que unem uma equipe. Nesse sentido, há de se concordar que times que trabalham de forma mais coesa são sempre mais produtivos e tendem a colaborar mais entre si. Em um regime de cooperação, as pessoas naturalmente se sentem mais à vontade e, por isso, mais motivadas para o trabalho.
Como utilizar o gráfico?
Outra característica incrível do gráfico de Gantt é que, com o avanço da tecnologia, ele ficou cada vez melhor. Dessa forma, ao longo do tempo se somaram funções, recursos e possibilidades ainda mais interessantes para quem precisa controlar equipes.
Na gestão de processos, esse diagrama é provavelmente a mais útil das ferramentas porque ele mostra, de forma simples, o início e o fim de uma atividade. Até mesmo uma criança pode ler e interpretar uma sequência de linhas e saber onde cada uma começa e onde termina.
Por isso, para utilizá-lo, é preciso focar sempre na questão da gestão do tempo. Esse é, no fim das contas, o grande propósito e justificativa para implementar o gráfico de Gantt. Não custa relembrar de que tempo é e sempre será o único dos recursos que, uma vez que se perde, nunca mais se recupera. Então, deve ser sempre usado com inteligência e controlado pelas ferramentas adequadas.
Para tal, considere que a operação do diagrama é muito simples. Ele consiste em um gráfico de linhas sobrepostas representando tarefas, cada uma inserida em um período marcado na extremidade da tabela. Basta, então, analisar cada linha com o período no qual estão enquadradas para saber se uma atividade está ou não dentro do prazo estipulado.
Como montar o gráfico?
Não por acaso, o gráfico de Gantt é usado para montar desde um plano de ação estratégico até o mais simples dos projetos em uma microempresa. Todo gestor pode se beneficiar do seu uso, ainda que não conte com um software equipado com essa solução.
De qualquer forma, é preciso alertá-lo de que softwares de gestão que contam com o gráfico de Gantt em suas funções são sempre mais completos. Logo, dependendo das necessidades do seu negócio, é possível que um gráfico elaborado manualmente não seja o bastante para ajudar a atingir seus objetivos.
Dito isso, vamos ver como formar um gráfico de Gantt a partir de uma planilha do Excel.
Criar uma tabela de tarefas
O primeiro passo é abrir a planilha em branco e inserir em uma coluna as atividades e tarefas a serem realizadas. Em uma coluna ao lado, insira a data de início e, em uma terceira, a data de conclusão. Não deixe de observar atentamente quais tarefas têm prazos sobrepostos e aquelas que dependem do término de outra para começar. Então, ajuste o cronograma e só avance quando estiver totalmente seguro a respeito dos prazos de cada uma.
Construir um gráfico de barras
Agora, você deverá buscar na versão do Excel que estiver utilizando pela opção “Inserir gráfico”. O diagrama de Gantt é sempre aquele com barras horizontais sobrepostas. Escolha-o e parta para a terceira etapa.
Formatar o gráfico de Gantt
Essa será a fase mais complexa, mas nada com que você tenha que se preocupar. Primeiramente, marque na caixa de diálogo a opção “Sem Preenchimento”. Então, clique no gráfico, que a essa altura já estará visível e procure pela opção “Formatar eixo”. Nos limites mínimo e máximo, você pode inserir 1 e 31, em referência aos dias do mês.
Em seguida, no campo “Principal”, marque o número 1. Agora, basta arrematar apagando a legenda na qual aparecem as cores. Se preferir, batize seu gráfico com o nome do projeto.
Agora que você sabe o que é gráfico de Gantt, certamente terá em mãos uma poderosa ferramenta para gerir melhor todas as suas atividades. Contudo, lembre-se: embora ele possa ser montado em uma planilha, quando se conta com um software agregado sua eficácia é ainda maior.
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