Conheça os 7 erros da Gestão de Projetos e como evitá-los

Quando o assunto é projeto, precisamos pensar nos principais erros da gestão de projetos muito comuns e frequentes, cometidos por empresas de todos os tipos e tamanhos. Alguns deles são bem óbvios e até bem conhecidos, mas continuam acontecendo.

Então, neste artigo conheça esses 7 erros da gestão de projetos e como evita-los. A boa notícia é que as empresas estão começando a perceber que um bom gerenciamento de projetos é importante para resultados mais fortes e funcionários felizes e engajados.

Entenda de uma vez por todas que a melhora dos números não é coincidência, mas o resultado do impacto positivo da gestão de projetos em seu negócio.

Mas afinal, quais são os 7 erros da Gestão de Projetos?

1. Designar a pessoa errada para gerenciar o projeto

A pessoa errada para gerenciar o projeto é um dos erros mais comuns. No artigo anterior explicamos a importância desse processo de gerenciamento ser realizada por um profissional capacitado.

Qual o perfil desse profissional? Alguém que tenha estudado sobre o assunto e saiba exatamente como comandar cada um dos processos necessários para chegar em um objetivo.

2. Negligenciar o planejamento

Algumas empresas iniciam um projeto sem o planejamento necessário. Porém, é uma parte essencial de todo o processo, pois é quando a empresa determina responsabilidades, atividades e atribuições de cada pessoa envolvida no projeto.

Isso é deixado bem claro na etapa do planejamento, e por isso ela deve ser realizada com muita atenção. Além disso, como cada projeto é único e possui características particulares, não adianta você “reciclar” planejamentos anteriores.

Comece tudo do zero e certifique-se de prestar atenção a todos os pontos necessários durante a fase de planejamento.

3. Não possuir os recursos e habilidades necessários

A falta de recursos adequados em sua empresa pode ser sinônimo de problemas. Se as pessoas envolvidas no projeto não possuírem as habilidades necessárias para realização das atividades determinadas, o projeto dificilmente conseguirá prosperar.

Portanto, antes de iniciar seu projeto, certifique-se que você tem os recursos que precisa, sejam eles financeiros ou humanos.

4. Estipular prazos curtos e inalcançáveis

Prazos curtos e inalcançáveis é um dos erros da gestão de projetos bastante clicheê, e geralmente ocorre na etapa de planejamento. Muitos gestores ou responsáveis pelas atividades do projeto acabam estipulando prazos muito curtos e, em alguns casos, praticamente impossíveis de serem atingidos.

Por medo ou negligência, os colaboradores afirmam que “vão tentar” fazer tudo até a data limite. Mas isso gera problemas no futuro, e a gestão de projetos possivelmente não será bem-sucedida.

Estipular prazos que façam sentido e sejam atingíveis é importante inclusive para a motivação das equipes. Então, preste atenção nesse fator.

5. Preparar-se apenas para o melhor

Outro erro clássico é preparar-se apenas para o melhor dos cenários. As possibilidades de interferências sempre existem.

Uma boa gestão de projetos considera diversas variáveis e prepara a empresa tanto para o pior quanto para o melhor cenário. Seja qual for o resultado atingido no futuro, é preciso possuir estratégias e soluções para os possíveis problemas. Nem tudo pode ser previsto, mas é dever da empresa preparar-se para aquilo que pode.

6. Não ouvir/incluir a equipe

Muitos gerentes de projeto acabam deixando de fora a equipe nas discussões a respeito da gestão de projetos.

É importante escutar cada profissional e entender o que ele pode ou não fazer, além de analisar quais são as habilidades que ele pode trazer para a mesa. Além disso, reúna regularmente a equipe e dê espaço para que as pessoas envolvidas tirem dúvidas ou deem opiniões sobre o andamento do projeto.

7. Deixar de revisar o projeto concluído

O último, porém igualmente importante erro da gestão de projetos, é de muitas empresas é descartarem o projeto assim que ele for concluído. Finalizam e não fazeem uma revisão de tudo o que aconteceu no processo e, principalmente, os erros e lições aprendidas.

Certifique-se de fazer uma revisão de cada etapa do projeto, perguntando-se o que foi bom e o que poderia ter sido melhor, evitando repetir os erros no futuro. De preferência, inclua todas as pessoas envolvidas durante esta revisão. Registre cada aprendizado e guarde esses dados para revisões futuras.

Metodologias e ferramentas para gestão de projetos

Existem diversas ferramentas que vão ajudá-lo a evitar os principais erros da gestão de projetos. A seguir, confira algumas das metodologias mais utilizadas.

PMBOK

O PMBOK é um guia de boas práticas para a gestão de projetos, revisado e publicado constantemente pelo PMI.

A principal função do PMI é reunir as práticas mais eficientes de gerenciamento de projetos, que já foram testadas e comprovadas. Assim, ele trata de metodologias tradicionais, e também traz, em sua edição mais recente, informações sobre ferramentas específicas da metodologia ágil.

Waterfall

A Waterfall é uma das metodologias mais clássicas de gerenciamento de projetos. Sua função é estabelecer uma sequência lógica de ações. Assim, uma nova etapa só se inicia quando a anterior termina.

Esse método funciona melhor quando o escopo do projeto está bem definido, o que ocorre nas fases iniciais da gestão. Sua desvantagem é que, uma vez que a etapa é finalizada, é praticamente impossível voltar atrás sem comprometer o projeto como um todo.

PRINCE 2

PRINCE 2 é a sigla para Projects In Controlled Environments (Projetos em Ambientes Controlados). Essa metodologia é utilizada pelo governo britânico (inclusive seus direitos pertencem à Coroa Britânica). Ela determina que cada projeto tenha uma justificativa de negócios própria. Além disso, todas as saídas devem ser claramente definidas.

A estrutura do PRINCE 2 é dividida em 7 princípios, 7 temas e 7 processos.

Princípios:

• Elaborar a justificativa contínua do negócio;
• Aprender com a experiência;
• Ter papéis e responsabilidades bem definidos;
• Gerenciar por estágios;
• Gerenciar por exceção;
• Manter o foco em produtos;
• Adequar ao ambiente do projeto.

Temas:

• business case;
• organização;
• qualidade;
• planos;
• risco;
• mudanças;
• progresso.

Processos:

• starting up a project (abrindo um projeto);
• directing a project (direcionando um projeto);
• initiating a project (iniciando um projeto);
• controlling a stage (controlando um estágio);
• managing product delivery (gerenciamento da entrega do produto);
• managing a stage boundary (gerenciando os limites de um estágio);
• closing a project (fechando um projeto).

Scrum

Ao falarmos de metodologias ágeis, o Scrum é uma ótima solução. Trata-se de um conjunto de práticas que permitem gerenciar projetos de forma menos rígida, ou seja, mais adaptável a mudanças. Neste caso, o projeto é estruturado em ciclos mais curtos, com entregas rápidas e frequentes.

eXtreme Programming (XP)

O XP, apelido do eXtreme Programming, também faz parte das metodologias ágeis. É uma ferramenta que trabalha mais comportamentos e atitudes do que a um método especificamente. Essa solução é parecida com o Scrum, porém, direcionada ao desenvolvimento de softwares. O XP se baseia em 5 valores:

• simplicidade;
• comunicação;
• coragem;
• respeito;
• feedback.

Kanban

O Kanban foi desenvolvido pela Toyota com o objetivo de aumentar a eficiência e a eficácia de seu sistema produtivo, mas hoje é utilizado por empresas de todo o mundo. Os princípios desse método são:

• qualidade garantida;
• redução do desperdício;
• melhoria contínua;
• flexibilidade.

Assim, o Kanban se materializa em um quadro, que pode ser físico ou virtual, no qual é possível visualizar todas as tarefas do projeto: as que ainda serão executadas, as em andamento e as que já foram finalizadas. Cada coluna deve representar um estágio da produção.

As principais práticas do Kanban para gestão de projetos são:

• visualizar o fluxo de trabalho, tornando possível identificar tudo o que está sendo realizado
• Limitar a quantidade de tarefas em andamento;
• Gerenciar e medir o fluxo;
• Tornar as políticas do processo explícitas;
• Implementar loops de feedback;
• Reconhecer oportunidades de melhoria.

Tenha eficiência na Gestão de Projetos com a Scoreplan

Para concluir o tema dos erros da gestão de projetos, trazemos uma dica de solução para facilitar o trabalho em sua empresa.

A plataforma Scoreplan é hoje a mais completa do mercado, não somente para a gestão de indicadores, mas para o Planejamento Estratégico e Orçamentário da empresa como um todo. E pode ser um diferencial importante durante o gerenciamento de projetos.

Na plataforma Scoreplan é possível não só criar indicadores e definir métricas e metas a serem atingidas. Outra funcionalidade é a de vincular os indicadores aos objetivos estratégicos, assim como nos planos de ação e projetos.

Para a gestão de projetos, isso significa a possibilidade de unir todas as informações e indicadores importantes em uma única plataforma, permitindo o acesso fácil a ela por qualquer pessoa envolvida no projeto. Entre as soluções oferecidas, estão:

• Criar mapas e definir objetivos;
• Escolher entre utilizar uma metodologia ágil (OKR) ou tradicional (BSC);
• Fazer análises e diagnósticos, a fim de criar planos de ação eficazes;
• Vincular indicadores para avaliar o desempenho de sua estratégia e do seu gerenciamento de projetos.

Outra solução encontrada dentro da plataforma é o chamado mapa de riscos, que identifica possíveis problemas e auxilia a empresa na criação de planos de contingência para o caso de imprevistos, crises ou problemas de gestão e financeiros. Conheça nossa solução e utilize a plataforma Scoreplan em sua gestão de projetos!

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