Contar com um processo de gestão de riscos bem definido é tão importante quanto zelar pela qualidade dos produtos e serviços. Se não fosse assim, não existiria a ISO 31000, norma de alcance internacional e específica para orientar empresas na formulação de políticas de risk management. Além disso, se a gestão de riscos não fosse extremamente importante, não estaria incluída nos requisitos da ISO 9001:2015 acerca dos sistemas de gestão da qualidade – umas das das certificações mais “cobiçadas” no meio empresarial.
Por outro ângulo, gerir riscos parece soar contraditório, já que ninguém se prepara para que as coisas deem errado. A verdade, porém, é que riscos sempre vão existir e quanto mais uma empresa os antecipa, mais hábil ela será quando as coisas começarem a complicar.
Sendo assim, vamos ver então como implementar esse tipo de gestão em seu negócio de forma simples e efetiva?
Em que consiste a gestão de riscos?
Já que destacamos a referência máxima em risk management, nada melhor do que definir esse conceito. Afinal, segundo a norma ISO 31000:
“O sucesso no longo prazo de uma organização depende de muitos fatores, começando por avaliar e atualizar continuamente o que elas oferecem até otimizar seus processos. Como se isso não fosse um desafio suficiente, elas também precisam levar em consideração o inesperado, por meio do gerenciamento de riscos”.
Basicamente, um risco pode representar uma ameaça ou uma oportunidade. Partindo disso, eles podem ser antecipados a partir de algumas etapas básicas.
Identificar
É o que ocorre quando a gestão da empresa se interessa em olhar para dentro e para fora do negócio e, com uma visão panorâmica, se torna capaz de identificar o que pode desestabilizar suas atividades. Por exemplo, o aumento do absenteísmo em taxas acima de certo percentual ou uma variação no câmbio maior que determinado valor.
Avaliar
Reconhecidos os fatores de risco, a empresa se dedica a avaliar quais impactos eles podem causar. A atual crise do coronavírus, por exemplo, está provocando efeitos em diversos sentidos. Enquanto há empresas que estão lucrando, como as de delivery e a indústria farmacêutica, outras estão amargando sérios prejuízos.
Mensurar
Feita uma avaliação preliminar, é hora de traduzir essa leitura dos riscos em números. É como se você fizesse o seguinte exercício: “se a taxa de absenteísmo for maior que 10%, quanto a empresa deverá gastar para repor a mão de obra em falta”?
Tratar
Conhecendo e quantificando os tipos de ameaças que podem comprometer a performance da empresa, é possível então concluir o “diagnóstico” e, com isso, indicar uma solução.
Continuando no exemplo do absenteísmo, poderiam ser propostas soluções tanto no sentido de remediar o estrago — ter uma força de trabalho de reserva, por exemplo — como no de se prevenir. Nesse caso, a empresa pode investir em ações que promovam a qualidade de vida e aumentem o bem-estar dos colaboradores, entre outras medidas do gênero.
Comunicar
Empresas são compostas por pessoas e isso implica manter relacionamentos. Para que uma relação seja bem-sucedida, é fundamental estar em permanente diálogo. Dessa forma, ao definir sua linha de ação e de conduta com relação aos riscos, é de extrema importância comunicar aos envolvidos que postura e ações devem ser adotadas conforme cada caso.
Por que ela é fundamental para a empresa?
Não por coincidência, antecipar-se às ameaças internas e externas tem tudo a ver com o planejamento estratégico, que caminha de mãos dadas com a gestão de riscos. A justificativa para investir nesse tipo de gestão está nas vantagens de uma postura atenta ao que se passa dentro e fora da empresa. Podemos destacar as seguintes.
Aumenta a eficiência
Quem nunca se sentiu paralisado ou impotente diante de situações na vida e no trabalho com as quais não sabia como lidar? Pois a gestão de riscos ajuda a evitar essa “paralisia”, dando às pessoas ferramentas e recursos para que elas ajam efetivamente. Mesmo sob muita pressão ou em meio a graves problemas internos, elas pelo menos saberão o que, como, onde e quando fazer.
Otimiza recursos operacionais
Outro problema que pode surgir quando uma ameaça inesperada aparece é o mau uso dos recursos disponíveis ou do orçamento. Em períodos de quedas atípicas nas receitas, por exemplo, é comum cortar gastos sem saber bem se essa é a melhor solução.
O mesmo vale para investimentos feitos com o objetivo de mitigar perdas. Com um bom planejamento, a empresa consegue delimitar que tipo de recursos usar e o montante necessário para combater uma crise.
Evita (ou minimiza) perdas financeiras
A consequência natural do uso consciente dos recursos e da sua correta aplicação é a redução dos potenciais prejuízos que uma crise possa vir a gerar. Isso vale para aqueles de ordem material — insumos, dinheiro, equipamentos — e, principalmente, os recursos humanos, desde sempre os mais valiosos para uma empresa.
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Como um software pode ajudar na gestão de riscos?
Por falar em recursos, cabe ressaltar que, hoje, a tecnologia é talvez um dos mais importantes. Empresas maduras digitalmente e que contam com profissionais ou setores de TI bem estruturados com certeza estão mais preparadas para lidar com imprevistos e ameaças de quase todo tipo.
Nesse sentido, a plataforma Scoreplan é a solução mais indicada para o seu negócio porque ela auxilia em aspectos fundamentais de toda a gestão estratégica. Entenda:
Facilita o monitoramento
“Não se gerencia o que não se mede”, já disse o célebre William Deming. Por isso, a plataforma Scoreplan permite criar e analisar seus principais indicadores-chave de performance (KPIs) e medir resultados por meio de:
- alertas e painéis de gestão à vista (com faróis e cores) para a visualização dos resultados por números absolutos;
- visualização gráfica (dashboards) e agrupamento de diferentes indicadores para reuniões gerenciais de tomada de decisão;
- hierarquia de indicadores (operacionais, táticos e estratégicos) que possibilita entender a relação de causa e efeito entre os resultados;
- análise crítica dos resultados, com FCA e 5 porquês, para identificação da causa raiz, além da possibilidade da criação de planos de ação para corrigir desvios.
O que isso tem a ver com Gestão de Riscos? Tudo; um risco em atividade afeta de diferentes maneiras os resultados da empresa. Esse impacto, bem como o tamanho e a extensão dele, por muitas vezes só pode ser verificado – efetivamente, através da gestão de indicadores. Uma análise crítica bem feita pode ajudar a identificar novos “impactos” não considerados no mapeamento, e até mesmo novos riscos não considerados anteriormente.
Integra os dados da empresa
Uma planilha para gerir indicadores, outra para ações e projetos, outra para o planejamento estratégico, e várias versões de cada uma delas — esse é um cenário comum em muitas empresas. Essa falta de integração entre as informações torna a gestão, não só de riscos, mas no geral – mais engessada e menos efetiva. Fica difícil entender a relação entre um resultado e uma ação.
Também, há pouca rastreabilidade e confiabilidade nas informações que estão disponíveis em planilhas, já que estão sujeitas a “erro humano”.
Esse cenário é o que chamamos de “colcha de retalhos”, por um tempo pode até funcionar, entregando o que é necessário, mas depois – dependendo do crescimento da empresa e do modelo de negócio, fica muito difícil.
Um software especializado em Gestão Estratégica e de Riscos, muda isso; criando uma gestão integrada, fluida e compartilhada.
Auxilia na tomada de decisão
Nem sempre as crises podem ser evitadas, mas quase sempre elas podem ser previstas; e com isso planos de contingência podem ser traçados. Essa estratégia pode ser crucial para a sobrevivência e prosperidade da sua empresa, pois envolve a mitigação dos impactos causados.
Porém, como “prever” e agir a tempo se você e os demais líderes não tiverem dados e subsídios para isso? Nesse aspecto, software especializado em Gestão Estratégica e de Riscos é ideal para ter uma base de dados estruturada e confiável para apoiar o processo decisório.
Aumenta a transparência
Bons softwares são embasados em metodologias de gestão globalmente difundidas, portanto – possuem estruturas bem definidas que atuam como “guias”, conduzindo a gestão e os usuários – garantindo uma execução eficaz das atividades propostas e um modelo de comunicação transparente e coesa entre as partes.
Tudo isso, implica em uma consequente redução de falhas, que também aumenta a produtividade.
Para finalizar, em plena era da transformação digital, uma gestão de riscos bem-feita depende da aplicação da tecnologia em todas as etapas, da concepção à operacionalização.
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