Gestão por Diretrizes (GPD) para engajar pessoas e atingir metas
O gerenciamento por diretrizes ajuda a obter melhores resultados no curto e longo prazo, bem como a tornar os processos internos da sua empresa mais eficazes. Apenas a partir disso, é possível garantir um ganho sustentável para seu negócio. Também conhecido como Gestão por Diretrizes (GPD), trata-se de um modelo que começou a ser inserido no Brasil nos últimos anos e é responsável por orientar ações nas organizações.
Para saber mais sobre o assunto, avance na leitura e tire suas dúvidas sobre esse tema!
Qual é a importância da Gestão por Diretrizes?
Um estudo realizado pelo proeminente professor Clay Christensen, da Harvard Business School (HBS), revela que 95% dos novos produtos fracassam no mercado. Uma das possíveis razões para isso é a falta de mecanismos internos que direcionem os esforços, afinal, inovar apenas por inovar nunca foi garantia de sucesso.
É nesse ponto que a GPD se mostra uma ferramenta de grande utilidade. Ela trata justamente de gerir o negócio para que ele consiga se ajustar às mudanças de forma controlada. Note que não se trata da gestão da inovação, mas de adotar um conjunto de métodos gerenciais que permitam a uma empresa se aprimorar com um mínimo de risco.
Ainda, vale lembrar de que, no Brasil, a obra de referência para o gerenciamento por diretrizes é o livro homônimo do célebre Vicente Falconi. Portanto, se depois da leitura deste conteúdo você quiser se aprofundar ainda mais no tema, fica desde já a indicação de leitura.
O que é esse conceito?
A Gestão por Diretrizes (GPD) é um conceito que começou a aparecer no Brasil de forma tímida nos últimos 20 anos. Seu objetivo é otimizar o gerenciamento e a formulação das metas estratégicas de uma empresa, nos setores gerenciais ou orçamentários.
Também conhecido como Método Falconi, ele é usado por gigantes do mercado, como Massey Ferguson e Peugeot. Logo, se funciona para essas empresas, é provável que a sua também se beneficie desse modelo de gestão.
Sua base vem da técnica japonesa Hoshin Kanri e seu objetivo é conseguir obter a qualidade total em todas as áreas da organização. Seu foco, portanto, é no gerenciamento de mudanças, a fim de implementar medidas de melhoria contínua e liderança, de forma a definir, acompanhar e realizar as metas e os objetivos pretendidos pela empresa.
Como o gerenciamento por diretrizes funciona?
Como o próprio nome diz, a ideia é ter um gerenciamento que propicie a realização das diretrizes, por meio das medidas necessárias para esse fim.
Em primeiro lugar, para que isso ocorra, é necessário que se desdobre as metas maiores em objetivos menores, de forma que cada gestor ficará responsável por um conjunto de pequenas metas e medidas. Isso propicia uma maior chance de que elas sejam, de fato, cumpridas.
Além disso, a GPD também conta com algumas ferramentas específicas, úteis para que metas e diretrizes sejam devidamente cumpridas. São elas:
- PDCA;
- indicadores de desempenho;
- dashboards;
- análise SWOT;
- planos com base no sistema 5W2H, entre outros.
Onde entra o planejamento estratégico?
A GPD também se vale do planejamento estratégico de médio e longo prazo, além da definição de diretrizes por parte das lideranças. No gerenciamento por diretrizes, também é feito o levantamento das possíveis causas para os problemas que afetam a empresa. Assim, eles são “destrinchados”, de maneira que possam ser atacados por partes pelos diferentes setores.
Cabe ressaltar que, no planejamento estratégico, é recomendada a abordagem em três tipos de planos. Essa distinção é fundamental para conseguir determinar as rotinas internas da sua empresa, tanto para o momento presente quanto para os próximos anos.
Sendo assim, eles devem ser divididos em:
- plano atual: discorre sobre as ações que serão elaboradas nos próximos meses em seu negócio. Ele também deve avaliar qual será o orçamento disponível nesse período;
- plano de médio prazo: é o intermediário entre o anual e os de curto-prazo. Normalmente atende um período de aproximadamente 3 anos, avaliando quais serão as diretrizes aplicadas nesse período;
- plano de longo prazo: é aquele que orienta a visão macro da empresa, mostrando qual caminho ela deverá seguir entre 5 e 10 anos. É a parte do planejamento estratégico que orienta as ações de maior impacto no negócio.
Lembrando que tudo isso deve ser feito de forma colaborativa, com o auxílio de todos os funcionários envolvidos. Porém, o papel do líder é fundamental para bons resultados.
Quais as vantagens da Gestão por Diretrizes?
Contar com a GPD pode trazer uma verdadeira revolução para os resultados do seu negócio. Algumas das vantagens esperadas com a implementação desse modelo são:
- maior nível de comprometimento por parte de todos os níveis da organização em relação às estratégias de médio e curto prazo;
- foco naquilo que é prioridade e redução dos gargalos que atrapalham que as metas sejam alcançadas;
- potencialização do alcance das metas estratégicas;
- seu gerenciamento passa a ser feito com foco em Qualidade Total e Melhora Contínua, em busca de resultados;
- monitoramento contínuo de metas e ações, elevando sua empresa a patamares de organizações de prestígio internacionais.
Como usar a GPD para atingir metas?
Como falamos, a GPD faz com que todos os colaboradores passem a se dedicar ao cumprimento de metas e objetivos de acordo com as diretrizes traçadas anteriormente pelo presidente e demais gestores.
Porém, para que funcione para esse fim, é preciso que ela seja orientada dentro de seus três pilares básicos:
- crença de que os resultados da sua organização são oriundos do esforço e dedicação de todos os envolvidos nos processos;
- presença constante da inovação, que deve fazer parte das rotinas internas e ser incentivada constantemente;
- as mudanças implementadas por essa gestão devem, de fato, ocorrer.
Diante desses pilares, é possível maximizar a busca pela realização de metas e objetivos menores, com maior eficiência e maior aproximação das diretrizes finais.
Como colocar a GPD em prática?
Além das medidas destacadas, o Método Falconi pode ser colocado em prática com algumas iniciativas adicionais no sentido de facilitar sua implementação.
Veja algumas delas na sequência.
Estabelecer diretrizes
Como vimos, a GPD consiste, basicamente, na definição de planos encadeados por prazos. Para cada um deles, é fundamental que sejam estabelecidas as diretrizes necessárias para que cada etapa seja cumprida dentro do cronograma estipulado. Ajuda também a manter a disciplina orçamentária, de forma que os recursos destinados para o cumprimento de cada plano sejam otimizados, considerando a realidade interna e a do mercado.
Aplicar os conceitos top-down e bottom-up
Definidas as diretrizes gerais, é hora de determinar quem faz o quê em cada um dos setores e na sequência dos planos. Uma maneira de se fazer isso é aplicar os conceitos top-down e bottom-up, nos quais os colaboradores de uma empresa ou setor sabem a quem se reportar e sobre o que fazer.
No caso do top-down, prevalece a gestão verticalizada, na qual as determinações vêm de cima para baixo. Ou seja, os líderes e gestores decidem, cabendo a quem estiver abaixo na hierarquia cumprir. Por sua vez, o conceito bottom-up é uma espécie de democratização do top-down. Nele, as ordens continuam a vir de cima, contudo, os subordinados e os profissionais envolvidos têm mais autonomia e liberdade para dar sugestões e contribuir com ideias.
Gerenciar os planos na rotina do nível operacional
Uma vez que a empresa conhece as diretrizes em todos os níveis de prazo e quem é quem no seu quadro hierárquico, estará, enfim, apta a implementar os planos no nível operacional. Um aspecto importante a ser salientado aqui é que gerir atividades operacionais não é o mesmo que a improdutiva microgestão. Nesse caso, o que importa é garantir que as tarefas delegadas sejam conduzidas conforme as diretrizes gerais, de modo a respeitar as limitações de tempo e de recursos.
A GPD pode ser uma excelente ferramenta para melhorar a performance em todos os sentidos, porque ela dá um norte para todas as ações em uma empresa. Isso quer dizer que as pessoas envolvidas saberão o que fazer e, mais importante ainda, por que fazem o que fazem. Chegamos ao fim deste conteúdo, no qual você aprendeu mais a fundo o que significa o gerenciamento por diretrizes e como aplicá-lo. Aposte nessa ideia e tenha resultados melhores em seus negócios.
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