Gestão de projetos: saiba o que é e como fazer de forma eficiente

A cada ano o mercado se torna mais e mais competitivo, exigindo o máximo de empresários e gestores que desejam permanecer competitivos. Desta forma, a busca por ferramentas, metodologias e processos que favoreçam uma administração mais eficaz do negócio e potencialize seus lucros, se torna mais constante. A gestão de projetos é uma delas.

Entretanto, existe muita dúvida sobre como isso funciona e, principalmente, como esse conceito pode ser aplicado no âmbito empresarial. Pensando nisso, resolvemos escrever este post. Nele, mostraremos o que é a gestão de projetos, sua importância e as metodologias que você pode utilizar para implementar esse processo em sua empresa. Confira!

O que é a gestão de projetos?

O termo “gestão de projetos” é muito utilizado e visto em vários sites ou publicações voltadas para a área de negócios. Inicialmente, vamos entender o que é um projeto.

Basicamente, trata-se de um esforço temporário que é empreendido para desenvolver um produto ou serviço ou implementar novos processos dentro de um negócio.

Os projetos são diferentes das operações normais da empresa, por serem temporários, tendo, portanto, uma data de início e finalização, diferentemente da operação, que é contínua.

Podemos definir um projeto como um escopo ou planejamento de algo que precisa ser executado no futuro. Nesse elemento estão descrita uma série de ações a serem tomadas, metas e objetivos que precisam ser batidos, bem como, o cronograma para que isso ocorra.

Assim, temos que a gestão de projetos é a aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos para garantir que um projeto seja finalizado com sucesso, utilizando uma metodologia definida, que vamos mostrar em outro tópico deste artigo.

Como esse processo funciona?

A gestão de projetos envolve uma série de ações que visam o gerenciamento, administração e coordenação de várias etapas do início ao fim, com os objetivos da empresa (projeto) sendo alcançados.

Frequentemente, encontramos pessoas que confundem o projeto com a sua gestão. Isso é um grande equívoco, pois esse processo está diretamente ligado à execução do que foi proposto pela empresa.

Como você já sabe, um projeto é a definição de algo que será executado. A gestão desse elemento, nesse caso, seria o acompanhamento e análise de cada um dos passos que foram previamente estabelecidos, visando sempre a melhoria constante do processo, potencializando seus resultados.

Sendo assim, a gestão de projetos funciona, basicamente, no controle, gerenciamento, alterações e aplicação da metodologia selecionada. Para tanto, é designada uma equipe que ficará responsável pelo projeto, sua gestão e execução até o prazo que foi estabelecido.

Qual é a importância da gestão de projetos para a empresa?

Agora que você entendeu o conceito de gestão de projetos, mostraremos os principais benefícios desse processo para uma empresa. Continue lendo!

Controle na execução dos processos

A gestão de projetos possibilitará o acompanhamento de todos os processos, simplificando e otimizando a sua execução e o compartilhamento de informações e do conhecimento acerca desses processos. Isso, porque a gestão de projetos envolve a execução de etapas, prazos e recursos; assim, será mais fácil controlar todas as ações que forem executadas.

Cumprimento do cronograma

A gestão de projetos também tem uma importância crucial no cumprimento do cronograma que foi estabelecido. Um projeto, geralmente, tem prazos para iniciar, bem como para ser finalizado.

Por isso, é crucial que você conte com uma ferramenta capaz de acompanhar esses períodos e fazer os ajustes que forem necessários para que as datas-limite sejam respeitadas. Com a gestão de projetos, é possível acompanhar a resolução do projeto e, até mesmo, minimizar e evitar possíveis atrasos.

Monitoramento da lucratividade

A execução de um projeto sempre envolverá custos, e esses impactarão diretamente a lucratividade do seu negócio. Ferramentas específicas são capazes de fazer uma previsão dos custos que serão necessários para que o projeto seja finalizado.

Sendo assim, você pode utilizar essa gestão para acompanhar tais gastos e verificar se, em algum ponto, eles estão sendo maiores do que o montante previsto. Com esses dados em mãos, poderá fazer análises para tentar dirimir esses custos extras ou identificar possíveis falhas ou desvios que estão aumentando os gastos do projeto.

Minimização de riscos

Acredite, por mais simples que possa parecer, todo o projeto estará exposto a riscos. Por mais que você faça um bom planejamento e gestão, eles sempre estarão rondando a sua empresa — em especial, seus projetos.

Entretanto, ao aplicar metodologias de gestão de projetos, duas coisas poderão acontecer. Primeiro, os riscos envolvidos serão bastante reduzidos, e, caso venham a ocorrer, sua empresa estará preparada para suportar a situação; segundo, você poderá prever acontecimentos que colocarão em risco o seu projeto, possibilitando a tomada de ações que minimizem esse os resultados.

Agilidade na tomada de decisões

Por fim, a gestão de projetos possibilitará que você tenha mais agilidade na tomada de decisões. Afinal, esse processo gerará várias informações, dados e insights sobre toda a execução. Com esses elementos, será mais fácil decidir sobre questões que, aparentemente, parecem complexas.

Com todos os dados e informações estruturados, além do levantamento dos pontos que podem sair do controle, será mais fácil pensar em ações que podem ser tomadas imediatamente para solucionar possíveis problemas.

Quais são as metodologias para elaboração da gestão de projetos?

Conhecidos o conceito e a importância da gestão de projetos para uma empresa, vamos passar para a parte prática deste artigo, ou seja, as metodologias que você pode adotar para implementar esse processo em seu negócio. Continue lendo!

Agile

O Agile é uma metodologia de gerenciamento de projetos que possibilita que eles sejam processados em pequenas fases ou ciclos, tornando-se um dos métodos mais flexíveis e dinâmicos.

Essa metodologia pode ser utilizada para projetos muito grandes que possam ser quebrados em fases ou etapas, permitindo ao gestor organizar melhor cada uma delas, dedicando foco máximo à que está sendo executada naquele determinado momento.

A aplicação principal da metodologia Agile é nos processos que demandam muito tempo para serem finalizados. Como ela pressupõe que eles podem ser divididos em etapas, fica mais fácil se adequar a mudanças que podem ocorrer no mercado ao longo da execução do projeto.

Scrum

O Scrum é uma metodologia que foi criada, inicialmente, para o desenvolvimento de produtos; no entanto, pode ser perfeitamente aplicada à gestão de projetos. A sua execução envolve um conjunto de estratégias e práticas focadas na velocidade e eficiência das ações da equipe responsável pela implementação do projeto.

Com isso, essa metodologia é capaz de se adequar rapidamente às mudanças que podem ocorrer no projeto ao longo do período de sua implementação.

O Scrum tem uma característica semelhante à do Agile. Isso, porque ele se concentra na execução de pequenos passos, em vez de focar totalmente o resultado final. Dessa forma, o objetivo principal é quebrado em metas que podem durar, em média, 4 semanas. Cada uma dessas etapas é chamada de sprint.

Quando cada sprint é finalizado, uma reunião deve ser feita com o objetivo de analisar todas as ações e os resultados que foram alcançados com a aplicação da metodologia, além de discutir sobre o que poderia ter sido feito de forma diferente.

Nessa reunião, deve-se apontar todos os fatores de sucesso, bem como as interferências negativas que foram encontradas. Assim, esses dados podem ser utilizados para refazer o planejamento do próximo sprint, buscando sempre aprender com as falhas e potencializar os pontos fortes, visando a melhoria contínua.

PRINCE 2

O PRINCE 2 é uma metodologia de gestão de projetos criada na Inglaterra e utilizada largamente por mais de 150 países. Seu nome significa Project in Controlled Environment, o que, traduzindo para o português, significa “Projeto em Ambiente Controlado”.

Os principais focos dessa estratégia são o produto e as entregas que precisam ser realizadas durante a execução do projeto. Para tanto, será necessário cumprir com alguns princípios básicos, tais como:

  • a justificativa para que o projeto fosse desenvolvido;
  • os aprendizados que foram obtidos com os erros e acertos do passado;
  • divisão bem definida dos papéis que devem ser executados por cada membro da equipe de gestão de projetos;
  • divisão do projeto em formato de estágios;
  • a tolerância com possíveis adversidades;
  • o foco nos resultados projetados e já obtidos;
  • grau de flexibilidade, adaptando a metodologia ao projeto.

A metodologia PRINCE 2 visa o acompanhamento de todas as etapas do projeto. Inicialmente, serão realizadas a primeira idealização e a busca da viabilidade. Também serão desenvolvidas as atividades que correspondem às fases de controle, revisão e monitoramento até que todo o projeto esteja finalizado.

Deve-se destacar que o PRINCE 2 é uma metodologia de gestão de projetos utilizada em todo o mundo, porém, os que pretendem aplicá-la devem saber que existe uma série de desafios que precisam ser considerados. Um deles é o fato de haver pouca bibliografia explicando o método detalhadamente. Além disso, a maioria do material encontra-se registrada em idioma inglês.

PMBOK

Muitos consideram o PMBOK mais como um guia de melhores práticas do que uma metodologia de gestão de projetos. Entretanto, atualmente, ele é considerado uma “Bíblia” desse tipo de ferramenta.

A metodologia é dividida em 10 áreas de conhecimento, possibilitando aos gestores um melhor planejamento, execução e controle de todos os pontos relativos a um empreendimento. Assim como a PRINCE 2, o PMBOK também é amplamente utilizado em todo o mundo, principalmente devido ao fato de as melhores práticas serem mais genéricas e se adaptarem a qualquer tipo de projeto.

As áreas de conhecimento do PMBOK são classificadas em 10 elementos distintos, que descreveremos nos tópicos abaixo:

  • gerenciamento de integração;
  • gerenciamento do tempo;
  • gerenciamento do escopo;
  • gerenciamento dos custos;
  • gestão da qualidade;
  • gerenciamento dos recursos humanos utilizados no projeto;
  • gestão da comunicação;
  • gerenciamento e análise de riscos;
  • gerenciamento das aquisições necessárias;
  • stakeholders, que estão ligados à comunicação de softwares.

Six Sigma

Assim como o exemplo do PMBOK, o Six Sigma não foi concebido, inicialmente, para ser uma metodologia de gestão de projetos. No entanto, atualmente, ele é utilizado para essa finalidade pelos grandiosos e excelentes recursos que é capaz de oferecer a essa tarefa.

Ele se baseia em estatísticas para medir as conformidades de um projeto durante a sua execução. Dessa forma, ele visa eliminar possíveis pontos que estejam em desconformidade com o que foi estabelecido.

Os padrões estabelecidos no Six Sigma preveem que o resultado final do projeto deve ser livre de defeitos em um percentual de incríveis 99,9996%. Para que esse número seja alcançado, são utilizados dois processos principais, inspirados no ciclo PDCA (planeje, faça, confira, aja), os quais descrevemos nos tópicos abaixo.

Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar (DMAIC)

O objetivo principal do processo DMAIC é a garantia do melhor desempenho de um processo ou, até mesmo, de um produto. Ele visa à utilização de ferramentas para garantir a melhor qualidade de forma quantitativa e mensurável.

Definir, Medir, Analisar, Desenhar e Verificar (DMADV)

Esse processo tem como principal objetivo a facilitação do lançamento de novos produtos no mercado. Portanto, pode ser mais bem aproveitado em projetos que tenham essa finalidade. Ele também é utilizado para remodelar processos quando o aumento de desempenho promovido pela DMAIC não for suficiente para suprir as demandas.

Project Model Canvas

A metodologia de gestão de projetos denominada de Project Model Canvas é uma das mais conhecidas e utilizadas no Brasil. Ela pressupõe, inicialmente, a substituição de todos os papéis por folhas em formato A4 e alguns post-its.

Analisando essa característica peculiar, algumas pessoas podem acreditar que trata-se de uma metodologia simples e pouco eficaz. Contudo, a sua aplicação pode proporcionar resultados surpreendentes para a companhia.

Para que os resultados possam ser alcançados, o gestor de projetos deve se reunir com cada uma das equipes e criar um plano muito objetivo e simples. O Project Model Canvas é um processo que funciona com base em seis perguntas fundamentais:

  • Por que o projeto deve ser executado?
  • O que será feito?
  • Quem será o responsável?
  • Como será executado?
  • Quanto será obtido em termos de resultados?
  • Quando deverá ser concluído?

A partir das respostas a cada uma das perguntas, será possível obter ideias mais claras e objetivas para que o projeto seja iniciado. Cada um desses questionamentos será inserido nos post-its, tornando mais fácil a definição e visualização do projeto durante a sua execução.

A grande vantagem dessa metodologia é o fato de ser muito simples de ser entendida, principalmente por aqueles funcionários que não estão totalmente familiarizado com o tema ou que sejam inexperientes quando o assunto é a gestão de projetos.

Agora que você entende o que é a gestão de projetos e a sua importância, escolha a metodologia que mais se adapta à realidade do seu negócio e comece a aplicá-la para obter todos os benefícios que foram descritos neste artigo.

Gostou dessas informações? Quer continuar aprendendo sobre o assunto? Então, confira o post que preparamos para você. Nele, mostraremos 5 bons motivos para fazer a gestão de projetos!