Os gestores de empresas contam atualmente com diversas metodologias e ferramentas já validadas, para auxiliá-los a ter um gerenciamento cada vez mais preciso e eficiente. Para os gestores financeiros, um exemplo é o orçamento flexível; uma técnica de gestão orçamentária que pode ser uma boa alternativa dependendo do core business da empresa.
O que é orçamento flexível?
Pode-se dizer, que uma das principais características do orçamento flexível é que ele considera todos os custos como sendo variáveis, isso porque admite que caso o volume de vendas aumente por exemplo, a consequência lógica é também um aumento proporcional em outros orçamentos; impostos, matéria-prima e etc.
No orçamento flexível é possível sim embasar-se em dados históricos ou tendências no momento de definir o orçamento estimando valores. A diferença é que esta estimativa vai assumir uma margem aceitável de variação considerando o resultados obtidos e, desejados – porque as mudanças de cenário e rota estratégica também implicam em ajustes nas finanças.
Afinal, a fundamentação do orçamento flexível está baseada em quê?
A montagem de um OF precisa ser orientada conforme os fundamentos e princípios que lhes são peculiares.
Isso sem contar os tipos de variação previstas nessa ferramenta, das quais falaremos mais à frente em um rápido exemplo.
Veja agora um breve resumo dos principais fundamentos do orçamento flexível e de que forma eles são tratados nessa abordagem.
Custos fixos e variáveis
No orçamento flexível, os custos fixos servem apenas como referência, sendo replicados periodicamente, mas variando conforme a exigência do momento — mais à frente vamos entender melhor.
Em outras palavras, os custos variáveis serão tomados apenas como um ponto de partida, não sendo mais o fator preponderante na elaboração do orçamento.
Já nos custos variáveis, considera-se o ponto em que cada rubrica muda conforme novas demandas são incorporadas.
Sistemas de informação, recursos humanos e tecnologia
Pelo fundamento dos sistemas, tecnologia e RH, o OF passa a ser orientado conforme a disponibilidade de cada um desses recursos.
Isso porque, em certos casos, a falta de sistemas que ajudem a medir resultados com mais agilidade pode representar um limitador para a aplicação do orçamento flexível.
Afinal, como vimos no tópico sobre desvantagens, a equipe responsável por controlá-lo precisa ser ágil da mesma forma que o OF propõe.
Previsões de vendas
Digamos que, no próximo mês, sua estimativa seja vender 10% mais do que no mês que passou.
Sendo assim, haverá um impacto natural no orçamento que, como tal, deve ser incorporado ao elaborar o budget do mês.
A propósito, embora o OF geralmente seja feito em períodos mensais, nada impede que ele seja feito quinzenalmente ou mesmo a cada 7 dias.
Fatores internos
Será que sua empresa está realmente preparada em termos de pessoal e de recursos para adotar uma nova abordagem em seu orçamento?
Ou, ainda, será que ela está equipada para dar respostas ágeis, tal como o OF exige?
Portanto, os fatores internos também devem ser colocados na balança ao avaliar a viabilidade do OF e se vale a pena o esforço em implementá-lo.
Cronograma
Não menos importante, o fator tempo é decisivo para que os resultados esperados ao adotar esse tipo de orçamento se concretizem.
Note que, nele, os ajustes orçamentários são feitos de acordo com a demanda, por isso, é fundamental que haja grande capacidade de repostas para que ele seja elaborado a tempo.
Para quem é indicado?
Geralmente a abordagem flexível é mais adequada a empresas de menor porte e/ou mais jovens, porque estas necessitam que as tomadas de decisão e ajustes de curso sejam muito ágeis; muitas vezes é disto que depende sua sobrevivência. Os departamentos e equipes tendem a ser enxutos, o que facilita a gestão do orçamento flexível. Do mesmo modo, os recursos são mais escassos e, consequentemente, mais valiosos – ou seja, cada oportunidade precisa ser aproveitada ao máximo.
Quais os prós do orçamento flexível?
É uma técnica que oferece grande capacidade de adaptação considerando alterações não esperadas e mudanças de objetivo. Ainda, outra vantagem é a relevância dada as peças da gestão orçamentária, como custos, despesas e investimentos. Ao não considerar as variações, algumas peças de orçamentos estáticos acabam deixando de fazer sentido na realidade do negócio.
Quais os contras do orçamento flexível?
Essa é uma modalidade que exige acompanhamento constante, portanto acaba por ser necessário que mais tempo seja dedicado ao seu gerenciamento. A alta e rápida capacidade de adaptação, um dos pontos positivos do orçamento flexível, pode ser também um dos “contras”, isso porque exige que a resposta dos envolvidos tenha a mesma agilidade e flexibilidade.
Qual a diferença entre o orçamento flexível e o estático?
O orçamento estático é uma técnica orçamentária na qual os cálculos dos itens do orçamento, receitas, investimentos, custos e despesas são determinados a partir de estimativas preestabelecidas e fixas. Considerando os valores, a gestão pode prever o orçamento necessário para cada segmento do negócio, compreendendo o gasto necessário com matéria-prima, insumos, funcionários e fornecedores.
Já o orçamento flexível considera a maioria dos custos como variáveis e não pré-fixados com base em estimativas definidas de produção e vendas. É uma modalidade de orçamento empresarial que permite a variação dos recursos disponíveis para despesas, investimentos e outros custos, de acordo com os resultados obtidos.
Como você percebeu, o orçamento flexível é uma técnica de planejamento financeiro empresarial. Assim, é uma alternativa que deve ser considerada e estudada pela gestão para compor o planejamento estratégico da sua empresa.
Como elaborar um orçamento flexível?
Imagine que uma empresa opera por 6 mil horas no mês de abril, a um custo de R$ 8,00 por hora e seus custos fixos são estimados em R$ 50 mil
Nesse caso, temos:
50.000 + 8 x 6.000 = R$ 98 mil
Mas, em maio, foi definido pelos seus gestores que a quantidade de horas trabalhadas deverá ser de 7,3 mil. Pela abordagem flexível, o orçamento será de:
50.000 + 8 x 7.300 = R$ 108.400
Como se vê, o orçamento flexível permite que a empresa se adapte a novas circunstâncias, ajudando gestores a definirem limites orçamentários mais realistas.
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