Planilhas: quando elas passam a ser um problema na gestão estratégica?

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As planilhas são muito importantes, dependendo da maturidade e do tamanho do negócio. Mas há momentos em que torna-se perceptível que planilhas e documentos isolados e restritos não conseguem mais suprir as demandas da organização.

Sobre isso vamos conversar no artigo de hoje.

Confira, a seguir, os sinais mais claros de que está na hora de superar a “planilhização” e partir para um sistema especializado:

1. As planilhas, por si só, não servem mais quando as coisas param de acontecer

As pessoas esquecem de revisitar as planilhas e, consequentemente, esquecem de executar o planejado e de alimentá-las.

Isso acontece porque as planilhas por si só não conseguem reforçar a cultura de priorização do planejado — são simples bases de dados, é necessário disciplina e organização para conseguir trabalhar com elas, e mesmo com essas características, dependendo do tamanho da sua empresa, é quase impossível conseguir.

Visto que, quanto maior a sua empresa, ou maior a complexidade do seu negócio, mais planilhas haverão. Este excesso de planilhas acaba configurando um amontoado dedados desencontrados, difíceis de serem consolidados e verificados.

Os colaboradores, por sua vez, além de terem dificuldade de lembrar que existe um planejado, quando lembram e se deparam com aquele emaranhado de planilhas,  acabam desistindo porque simplesmente não sabem “para onde ir”.

2. Os prazos se perdem

Quando tudo é realizado por meio de planilhas de Excel, por exemplo, inevitavelmente chega um momento em que as pessoas esquecem de revisitá-las. Consequentemente, os prazos se perdem. E, nós sabemos, não existe planejamento estratégico sem planos de ação com cronogramas bem definidos.

No extremo, também pode acontecer de os profissionais alterarem os prazos, uma vez que as planilhas permitem edição. O problema é que nem sempre são feitas análises de impacto nessas alterações de calendário, o que pode colocar todo o planejamento estratégico em perigo.

3. Muito tempo é gasto buscando informações para alimentá-las

O trabalho manual exigido pelas planilhas também demanda muito tempo da equipe. Os profissionais precisam atualizar constantemente as informações, gerar gráficos e montar apresentações.

Com isso, a produtividade cai bastante, uma vez que não há automatização e tudo precisa ser feito e refeito, conferido e reconferido.

4. Os dados e informações perdem a confiabilidade

Com um número grande de membros das equipes podendo editar, cada um tendo uma versão diferente de uma planilha, fica quase impossível falar em confiabilidade das informações.

Como pensar em planejamento estratégico sem informações íntegras, confiáveis e 100% disponíveis?

5. Você não consegue acessar a planilha “mestre”  fora do escritório

Por fim, um dos sinais mais claros de que a “planilhização” da gestão estratégica é um problema para o seu negócio é quando você viaja e não consegue acessar a planilha original (planilha mestre), tendo que trabalhar sob uma cópia e realizar a atualização quando volta ao escritório.

Todo o retrabalho que isso gera acaba atrasando os planos de ação, causando desencontro de informações. E isso impacta negativamente nos resultados.

? Leia também: A importância de contar com um software de planejamento estratégico!

Sua empresa já sofre com alguns destes sintomas?

Então está na hora de começar a inserir tecnologia na sua gestão estratégica.

Com um sistema especializado, será possível desenvolver um plano de ação eficaz e garantir a sua execução, bem como seus resultados –  que saltarão aos olhos através de uma gestão de indicadores completa, com automatizações e apresentações gráficas. A interpretação dessas informações do negócio irá fornecer subsídios confiáveis para decisões mais assertivas.

? Leia também: Sistema de planejamento estratégico: o que é e como deve ser essa solução tecnológica!

As planilhas ainda são a base da sua gestão estratégica? Conheça agora o Scoreplan e veja como ele pode torná-las uma coisa do passado!