Kaizen: o que é e como aplicar na sua empresa

O Kaizen é uma metodologia japonesa que tem como objetivo aprimorar o processo das empresas de forma contínua. Na sua aplicação, os gestores implementam as etapas do PDCA — Planejar, Fazer, Checar e Agir. 

O método de planejamento estratégico foca em garantir o desenvolvimento organizacional, a identificação de oportunidades e a construção de uma cultura baseada na inovação. 

Para simplificar o entendimento e a implementação do Kaizen, reunimos nesse conteúdo um guia completo com todas as informações sobre esse método, bem como um passo a passo que você deve seguir para alcançar seus objetivos. Boa leitura!

O que é Kaizen?

O Kaizen foi criado em 1950, após a Segunda Guerra Mundial, por Masaaki Imai, um consultor e teórico organizacional, especializado no gerenciamento de qualidade.

Com tradução livre que significa “mudança para melhor”, essa ferramenta é aplicada atualmente pelas empresas que desejam alcançar uma melhoria contínua dos seus processos e produtos.

Basicamente, a Metodologia Kaizen é baseada na realização de pequenas mudanças diárias, bem como na redução de custos e benefícios, com foco no aumento da produtividade.

Dessa forma, com um passo de cada vez, as empresas conseguem alcançar melhores resultados, especialmente no longo prazo.

Além disso, para funcionar de forma eficiente, o Ciclo Kaizen deve ser adotado não apenas pelos gestores e CEOs, mas por todos os seus funcionários, independente da posição na organização. 

Qual a relevância do Ciclo Kaizen no mundo corporativo?

Na época do seu desenvolvimento, a Metodologia Kaizen tinha como foco as grandes indústrias, que precisavam se reerguer e recuperar sua vantagem competitiva no mercado mundial.

Porém, em razão dos seus excelentes resultados conquistados, essa ferramenta conquistou também a atenção de empresas de outros setores.

Portanto, atualmente é comum encontrar essa metodologia nos comércios modernos e até mesmo em pequenos negócios, cuja atividade diverge do cenário industrial para o qual foi pensada.

O importante é que, independente de quais sejam as atividades realizadas, o Ciclo Kaizen vem conquistando excelentes resultados para as empresas, especialmente relacionados à melhoria contínua dos seus processos.

A partir disso, as empresas conseguem aumentar a produtividade, suprindo demandas cada vez maiores, com alta qualidade e satisfação dos seus clientes.

Princípios do Kaizen e relação com os 5S

Os princípios fundamentais do Kaizen são:

• Melhoria contínua;
• Eliminação de desperdícios;
• Engajamento;
• Estabelecimento de padrões;
• Qualidade e eficiência.

Para alcançar esses objetivos e aproveitar suas vantagens, os gestores devem contar com o suporte de ferramentas, entre elas os 5S.

Também de origem japonesa e pós-segunda guerra, essa metodologia tem como principal objetivo organizar o ambiente de trabalho, focando no aumento da segurança e produtividade, bem como na redução dos desperdícios.

Por terem basicamente os mesmos objetivos principais, os dois métodos são aplicados juntos, o que potencializa os resultados.

Para compreender bem, entenda o que significa os 5S:

• Senso de utilização (Seiri): eliminação dos itens desnecessários;
• Senso de ordenação (Seiton): organização do local de trabalho eficientemente;
• Senso de limpeza (Seiso): manter o ambiente limpo e organizado;
• Senso de Padronização (Seiketsu): criação de padrões para manter a consistência dos primeiros “S”;
• Senso de Disciplina (Shitsuke): desenvolvimento de disciplina e hábitos, visando a melhoria contínua.

Além da metodologia 5S, você também pode usar outras ferramentas para aplicar o Kaizen em sua organização. Entre elas, você pode optar pelo PDCA (Plan-Do-Check-Act), Diagrama de Ishikawa, Kanban, Brainstorming e 5W2H.

Benefícios do Kaizen para empresas e equipes

Um estudo publicado na Revista de Gestão e Secretariado demonstrou que a aplicação do Ciclo Kaizen em uma indústria eletrônica proporcionou um aumento de 25% na produtividade, além de reduzir em 55,4% o tempo ocioso em 88% as falhas e retrabalhos.

Sabendo disso, os gestores conseguem abrir novas oportunidades para o negócio avançar exponencialmente, tendo acesso a vantagens como:

• Aumento da eficiência operacional
• Melhoria da qualidade;
• Redução de custos e eliminação de desperdícios;
• Aumento da satisfação do cliente;
• Redução no tempo de ciclo de produção;
• Identificação e correção de riscos de segurança;
• Desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua;
• Envolvimento e satisfação dos funcionários;
• Encorajamento da inovação e da criatividade;
• Maior flexibilidade organizacional.

Exemplos de aplicação do Kaizen

Para entender bem como o Ciclo Kaizen pode ajudar a sua empresa, é importante entender como ele é aplicado na prática. Abaixo, listamos algumas companhias que fizeram o uso do método e tiveram bons resultados. Confira:

1. Zen S.A.

A Zen S.A é uma fabricante brasileira do setor automotivo, que adotou a metodologia Kaizen há cerca de uma década.

Como resultado, a empresa conquistou um aumento de 20% na satisfação dos clientes e reduziu 75% do seu tempo de fabricação das peças. Além disso, a marca passou a exportar seus produtos para mais de 60 países nesse período.

Em relação às indústrias, o Ciclo Kaizen também auxiliou a Zen S.A. a superar outro obstáculo: o número de acidentes. Após a adoção dessa metodologia, a empresa diminuiu 95% das ocorrências nos centros fabris.

2. Aeris

A Aeris adotou o Kaizen para desenvolver um software capaz de ajudar a superar os desafios envolvidos nos programas de inovação.

Ou seja, seu principal objetivo era aumentar o engajamento dos colaboradores, analisar uma grande quantidade de ideias e transformá-las em resultados.

Como resultado, o programa saiu de uma média de 340 sugestões por ano para um total de 1.700 propostas enviadas pelos funcionários.

Ainda, a empresa alcançou um retorno de R$6,80 para cada real investido nesse sistema, bem como 20% de implementação.

7 passos para aplicar o Ciclo de Kaizen na Gestão

A aplicação do Ciclo Kaizen envolve 7 passos fundamentais que devem ser seguidos pelos gestores. Além disso, esse processo pode ser facilitado através do método PDCA!

Veja, abaixo, como funciona essa implementação e qual a relação entre as ferramentas:

1. Defina o líder do projeto

O primeiro passo do Kaizen é escolher quem será o profissional responsável por liderar o projeto de implementação. Essa pessoa vai orientar os demais integrantes da equipe na criação de ideias e aplicação das estratégias.

Também, esse líder será responsável por envolver os demais colaboradores nessa metodologia, garantindo resultados mais sólidos para a empresa.

2. Estabeleça as metas 

Assim como toda estratégia, a aplicação da metodologia Kaizen também deve ser baseada nos objetivos que a empresa quer alcançar com a ferramenta.

Essas metas devem ser claras e específicas, compatíveis com os interesses do seu negócio e com a sua realidade.

3. Escolha a equipe e ferramentas

O próximo passo é formar a equipe que fará parte do processo de implementação do Kaizen.

Como a metodologia visa otimizar os processos de todas as áreas da empresa, o ideal é escolher colaboradores de diferentes setores, o que garante uma troca mais eficiente de ideias e soluções.

Não esqueça também de escolher quais ferramentas serão usadas para facilitar essa adoção, como o 5S e o PDCA.

O PDCA significa Plan, Do, Check, Act (em português: Planejar, Executar, Verificar, Agir), consistindo em uma abordagem de melhoria contínua de processos e soluções de problemas. 

Para aplicá-la, você deve seguir 4 passos:

1. Planejar: analise os problemas em busca de oportunidades de melhoria;
2. Executar: implemente o plano de ação conforme planejado;
3. Verificar: avalie os resultados e compare-os  com as metas estabelecidas;
4. Agir: implemente ações corretivas e padronize os processos que funcionaram.

4. Identifique os pontos de melhoria

Com seu grupo formado, comece a focar na identificação das atividades, equipamentos, processos e demais pontos que precisam de melhoria em sua empresa.

Para isso, é preciso realizar uma análise abrangente e profunda de cada etapa de produção, incluindo todos os setores do negócio — desde o administrativo até o departamento de vendas.

5. Crie um plano de ação

Com base nas necessidades identificadas na etapa anterior, a equipe poderá traçar quais soluções serão adequadas para superá-las e alcançar uma melhoria nesses processos.

Nessa hora, todas essas estratégias devem ser organizadas em forma de plano de ação, seguindo uma lógica inteligente e com todos os passos necessários para sua implementação.

O ideal é que a equipe reúna também esse plano em um documento organizado, que posteriormente pode ser disponibilizado para os demais colaboradores.

6. Envolva todos os colaboradores

Para realmente funcionar, a metodologia Kaizen deve envolver os colaboradores de todos os setores da empresa, valorizando a contribuição de cada membro para o alcance do resultado.

Nesse caso, o líder e a equipe deverão pensar em formas de engajar a participação dos times, seja explicando como funciona a ferramenta ou promovendo incentivos e recompensas.

7. Monitore e avalie os resultados

Após sua implementação, a equipe deve continuar investindo no Kaizen a partir do acompanhando dos resultados.

Com base nesse monitoramento, é possível realizar as mudanças necessárias para otimizar os processos da empresa e promover o desenvolvimento eficiente da organização.

Acelerando a Implementação do Kaizen com a Scoreplan

Para otimizar o planejamento estratégico da sua empresa, você precisa ter o suporte de uma ferramenta inteligente e eficiente.

Com isso, será possível compreender os resultados obtidos por cada estratégia, identificar as necessidades e pontos de melhoria, bem como garantir a transparência entre todos os envolvidos.

Ao implementar o Ciclo Kaizen, a Scoreplan pode ser o seu braço direito no desenvolvimento de planos de ação, análise de indicadores, gestão de projetos e gestão de pessoas. 

Além disso, nossa ferramenta possui uma interface super simples e fácil de usar, agilizando sua implementação e permitindo que todos consigam adotá-la durante as suas atividades.

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Conclusão

O Ciclo Kaizen é a ferramenta que sua empresa precisa para otimizar a produtividade, reduzir desperdícios e estar em constante melhoria nos seus processos.

Portanto, com os passos apresentados acima, você poderá adotar essa metodologia e alcançar todos os resultados proporcionados por ela — e comprovados por outras empresas.

Para te ajudar nessa evolução, separamos abaixo outros materiais que vão enriquecer ainda mais sua jornada de conhecimento e aprendizagem sobre a melhoria contínua e o método Kaizen:

• Guia Rápido: 5 Passos para começar a fazer Gestão de Riscos (e-book)
• Gestão lean para melhoria contínua PUCRS (curso) 
• Formação Especialista em Melhoria Contínua | Udemy (curso) 
• Aprenda o que é a matriz SWOT e saiba como fazer uma análise estratégica do seu negócio (artigo) 
• O que é Business Model Canvas e como aplicá-lo no seu negócio? (artigo) 
• Análise PEST: saiba o que é e como realizá-la na sua empresa! (artigo)