Ciclo PDCA: o que é essa metodologia e como aplicar?

O PDCA ou Ciclo PDCA é um modelo repetitivo de quatro estágios para melhoria contínua no gerenciamento de processos de negócios.

Neste artigo, você vai entender em profundidade essa metodologia, para que ela serve e como pode ser aplicada na sua empresa – com exemplos.

Confira!

O que é PDCA?

PDCA ou ciclo PDCA é um modelo para melhorar a qualidade e a eficácia dos processos empresariais que vem do acrônimo Plan-do-Check-Act. 

Em português,  significa Planejar-Fazer-Verificar-Agir e Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar, respectivamente. 

Cada termo do acrônimo, representa uma das etapas do PDCA.

Ele é muito utilizado:

• no gerenciamento do ciclo de vida de produtos, 
• no gerenciamento de projetos, 
• na administração de recursos humanos, 
• na cadeia de suprimentos 
• e muitas outras áreas de negócios.

O PDCA foi popularizado pelo Dr. W. Edwards Deming, um engenheiro, estatístico e consultor de gestão estadunidense que é também considerado o pai do controle de qualidade moderno.

As teorias de Deming fundamentaram os padrões de qualidade TQM (Total Quality Management) e ISO 9001, amplamente difundidos no mundo corporativo ao redor do mundo.

Juntamente com Walter Andrew Shewhart, um engenheiro e estatístico americano, ele lançou as bases para simplificar e tornar mais eficiente a maneira como empresas controlam e mensuram a qualidade do que realizam.

Na prática, o Ciclo PDCA se tornou essencial dentro das organizações que buscam excelência operacional. 

Ele permite que problemas sejam tratados com metodologia, reduzindo desperdícios e promovendo uma cultura de melhoria contínua.

Para que serve o Ciclo PDCA?

Para entendermos o uso do Ciclo PDCA em uma organização, tomemos o processo de controle de qualidade como exemplo. 

Ele deve ser dividido em quatro etapas, que são, basicamente, as seguintes:

• PLANEJAR: definir o desafio de qualidade a ser abordado, coletar dados relevantes e determinar a causa raiz do problema;
• FAZER: desenvolver e implementar uma solução; decidir sobre uma medição para avaliar sua eficácia;
• VERIFICAR: avaliar/confirmar os resultados por meio da comparação de dados antes e depois;
• AGIR: documentar os resultados, informar os envolvidos sobre mudanças no processo e fazer recomendações para que o problema seja abordado no próximo ciclo PDCA.

Como um modelo de gerenciamento, o PDCA inclui testes de soluções, análise de resultados e melhoria dos processos.

Por exemplo, imagine que você tenha muitas reclamações de clientes sobre a baixa taxa de resposta de sua equipe de pós-vendas. Então, você provavelmente precisará melhorar a maneira como seu time trabalha para manter os clientes satisfeitos. 

Esse é o ponto em que o PDCA entra em ação. Esse é o tipo de desafio que precisa ser resolvido rapidamente. Afinal, o mercado oferece alternativas aos consumidores o tempo todo. 

Mas, a rapidez na ação não pode comprometer a qualidade dos ajustes realizados no processo de atenção ao cliente. Em suma, a metodologia serve para promover a melhoria contínua de processos em uma organização. 

Ele ajuda a identificar problemas, planejar soluções, testar mudanças, verificar resultados e padronizar o que deu certo, tornando os processos mais eficientes, reduzindo falhas e garantindo melhores resultados de forma constante.

Como o PDCA impulsiona a gestão de projetos

O Ciclo PDCA é uma metodologia amplamente utilizada na gestão de projetos, pois permite uma abordagem iterativa e repetitiva, favorecendo a melhoria contínua e o controle dos processos. 

Dentro do contexto dos projetos, o PDCA pode ser aplicado de forma estruturada, garantindo que as etapas de planejamento, execução, monitoramento e ajustes sejam realizadas de maneira eficaz.

Uma das vantagens de utilizar o PDCA na gestão de projetos é a capacidade de identificar os problemas e suas causas raízes de forma rápida e eficiente.

Com o ciclo bem estabelecido, é possível planejar com precisão, executar as atividades de maneira assertiva, verificar os resultados obtidos e, se necessário, fazer ajustes para alcançar os objetivos definidos.

Portanto, ao utilizar o PDCA na gestão de projetos, é possível ter uma visão clara e estruturada de todo o processo, permitindo a identificação precoce de problemas, a tomada de decisões assertivas e a melhoria contínua ao longo do projeto.

Quais os benefícios da aplicação do Ciclo PDCA?

O PDCA não é só uma metodologia bonitinha no papel. 

Ele resolve problemas de forma organizada, eficiente e contínua. Empresas que colocam o ciclo em prática colhem uma série de vantagens. 

Alguns exemplos são:

• Criar um passo a passo claro para melhorar processos continuamente (sem achismos!);
  
• Pode ser usado por qualquer time, de qualquer área, do RH à logística;
  
• Evita gastar energia com soluções que não funcionam;
  
• Estimula a colaboração com sessões de brainstorming e foco na causa do problema;
  
• Incentiva o aprendizado e a evolução de pessoas e processos;
  
• Permite testar melhorias em pequena escala antes de grandes mudanças;
  
• Reduz erros repetitivos que drenam tempo e paciência;
  
• Acelera a tomada de decisões com base em dados;
  
• Facilita o atingimento de metas com mais clareza e foco;
  
• Ajuda a construir uma cultura de melhoria constante;
  
• Aumenta a produtividade e o uso inteligente do tempo;
  
• Engaja o time ao mostrar progresso concreto;
  

E o melhor: transforma a melhoria contínua em um hábito! planejar, agir, medir e ajustar se tornam parte do dia a dia.

PDCA e gestão da qualidade: Uma dupla poderosa

O ciclo PDCA é uma metodologia amplamente utilizada na gestão da qualidade. 

Sua implementação em conjunto com a Gestão da Qualidade Total traz resultados significativos para as empresas.

O PDCA é um processo contínuo de melhoria, que envolve planejar, executar, verificar e agir para aprimorar os processos e produtos. 

Por meio desse ciclo, as organizações têm a oportunidade de identificar e corrigir falhas, aumentar a eficiência e alcançar altos níveis de qualidade.

Enquanto a Gestão da Qualidade Total proporciona o arcabouço e as diretrizes para a busca pela excelência, o PDCA oferece a estrutura para a implementação prática dessas diretrizes.

Ao adotar o PDCA na qualidade, as empresas são capazes de acompanhar de perto seus processos, realizar análises sistemáticas e tomar decisões embasadas em dados e informações. 

Isso traz uma maior eficácia na identificação de problemas e na implementação de soluções, levando a uma melhoria contínua dos produtos e serviços oferecidos.

LEIA TAMBÉM: Como a Gestão da Qualidade Total e o PDCA podem impulsionar a qualidade dos processos e produtos de sua empresa!mpresa!

Além do PDCA: Integrando com outras metodologias

Para discutir a integração do PDCA com outras metodologias de gestão, podemos explorar como o PDCA se relaciona com o 5W2H, o BSC ou Balanced Scorecard e o OKR.

• O 5W2H é uma ferramenta de planejamento que significa Quem, O que, Quando, Onde, Porquê, Como e Quanto. Ele ajuda a definir etapas de ação claras e responsabilidades para projetos ou tarefas.
• O BSC (Balanced Scorecard) é uma estrutura de gestão estratégica que fornece uma visão holística do desempenho de uma organização. Ele considera as perspectivas financeira, do cliente, de processos internos e de aprendizado e crescimento para estabelecer objetivos e medir o progresso.
• O OKR (Objectives and Key Results) é uma metodologia de definição de metas que alinha os objetivos individuais e de equipe com os objetivos estratégicos da organização. Ele se concentra em estabelecer objetivos ambiciosos e resultados-chave mensuráveis para acompanhar o progresso.

Mas afinal, como integrar o  PDCA com essas metodologias?

• PDCA e 5W2H: O PDCA e o 5W2H se complementam nas etapas de planejamento e execução. Enquanto o PDCA fornece o framework de melhoria contínua, o 5W2H ajuda a definir etapas de ação claras e responsabilidades. Ao combinar ambos, as organizações podem garantir que os esforços de melhoria sejam bem definidos, executados e monitorados.
• PDCA e BSC: O PDCA pode ser integrado ao framework do BSC para impulsionar a melhoria contínua em cada uma das perspectivas (financeira, do cliente, de processos internos e de aprendizado e crescimento). As organizações podem usar os ciclos PDCA para analisar o estado atual, identificar áreas de melhoria, implementar mudanças e medir o impacto nos objetivos e métricas do BSC.
• PDCA e OKR: O PDCA pode aprimorar a implementação dos OKRs, fornecendo uma abordagem estruturada para a melhoria contínua. Pelos ciclos PDCA, as organizações podem identificar obstáculos e ajustar suas ações para alcançar os resultados-chave. O PDCA garante que os OKRs sejam revisados regularmente, o progresso seja acompanhado e ajustes necessários sejam feitos para manter o caminho certo.

Ao integrar o PDCA com essas metodologias, as organizações criam uma abordagem de gestão dinâmica e adaptável que combina melhoria contínua, definição de metas e etapas de ação claras. 

Essa integração permite um sistema de gestão mais abrangente e eficaz, que impulsiona resultados e garante alinhamento com os objetivos estratégicos.

Mas, lembre-se: a integração dessas metodologias pode variar dependendo das necessidades e contexto específico de cada organização. Por isso, personalize e adapte essas abordagens para se adequar às circunstâncias únicas do seu negócio.

Implementando o PDCA na sua estratégia de gestão

A implementação do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) ajuda a identificar e resolver problemas, realizar melhorias contínuas e, consequentemente, aumentar a eficiência operacional e a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Para facilitar a aplicação do PDCA, é recomendável utilizar ferramentas e softwares que auxiliem nos processos de planejamento, execução, avaliação e aprendizado. 

A combinação do PDCA com outras metodologias, como o 5W2H, por exemplo, pode ser uma abordagem ainda mais eficiente. 

O 5W2H consiste em definir o que, por quê, onde, quando, quem, como e quanto será realizado em determinada atividade. 

Ao integrar essas duas metodologias, é possível promover uma gestão mais assertiva e orientada a resultados.

Utilizando como exemplo um cliente da Scoreplan cujo objetivo era a redução de custos, veja a seguir um descritivo de aplicação do PDCA.

Etapa 1: Planejar

No início do processo estratégico, a organização empreendeu uma fase de planejamento meticuloso, visando um profundo entendimento das suas despesas correntes. 

Essa análise detalhada funcionou como um diagnóstico preciso do estado financeiro atual da empresa, estabelecendo o terreno para ações futuras. 

Com base nesse diagnóstico, a organização estabeleceu um objetivo ambicioso: reduzir suas despesas totais em 10% ao longo do próximo ano. 

Para alcançar essa meta, foram desenvolvidas várias iniciativas e planos de ação, com um foco particular em projetos Lean, visando a eficiência e a eliminação de desperdícios.

Etapa 2: Fazer

Seguindo a fase de planejamento, a organização entrou em um período de execução ativa, caracterizado por um alinhamento coeso e debates produtivos sobre as entregas propostas. 

Os projetos Lean, em particular, ganharam destaque através de sessões de brainstorming e reuniões Kaizen, que foram cruciais para identificar as atividades que verdadeiramente contribuem para o objetivo principal de redução de custos.

Esse período foi marcado por um alto nível de engajamento de todos os participantes, que se dedicaram a realizar as atividades necessárias. 

A execução dessas iniciativas seguiu um fluxo natural, apoiado pela colaboração mútua entre os envolvidos, demonstrando o comprometimento da equipe com os objetivos estratégicos da organização.

Etapa 3: Verificar

Durante a execução, o monitoramento contínuo dos planos de ação foi uma prioridade. 

Reuniões periódicas de follow-up garantiram o alinhamento e o controle das atividades, com um foco especial na avaliação da eficácia das estratégias implementadas.

As reuniões semanais serviram como um momento crucial para reforçar as expectativas e objetivos iniciais, além de identificar quaisquer desvios dos resultados esperados, assegurando uma gestão eficaz do projeto.

Etapa 4: Agir

Durante a execução, o monitoramento contínuo dos planos de ação foi uma prioridade. 

Reuniões periódicas de follow-up garantiram o alinhamento e o controle das atividades, com um foco especial na avaliação da eficácia das estratégias implementadas. 

As reuniões semanais serviram como um momento crucial para reforçar as expectativas e objetivos iniciais, além de identificar quaisquer desvios dos resultados esperados, assegurando uma gestão eficaz do projeto.

Após a conclusão do ciclo PDCA, a organização não apenas alcançou, mas superou seu objetivo inicial, registrando uma redução de despesas de 13,4%. 

Este resultado notável reflete o sucesso da abordagem estratégica adotada, marcando um avanço significativo na eficiência operacional e na gestão financeira da empresa.

Quando a empresa adota a metodologia PDCA, a prática e sequência de suas etapas se tornam tão integradas ao cotidiano que a execução flui de maneira contínua, trazendo benefícios verdadeiramente transformadores. 

O ciclo PDCA se destaca pela sua eficiência na resolução de problemas, ajuste de trajetórias e aprimoramento de processos, sendo aplicável a qualquer tipo de negócio. Isso se deve à sua capacidade de promover a melhoria contínua. Ao combinar essa metodologia com um software que facilita a implementação de estratégias, o sucesso nos resultados e o alcance dos objetivos se tornam inevitáveis.” Arthur Winkler, Consultor de Implantação

Erros comuns na aplicação do PDCA e como evitá-los

Apesar da eficácia comprovada do PDCA, sua implantação pode ser desafiadora, e erros comuns podem surgir durante a aplicação. Então, a seguir reunimos os equívocos mais frequentes encontrados na utilização do PDCA, com orientações práticas para evitá-los:


• Não compreender os fundamentos do PDCA: é fundamental entender os princípios e conceitos do ciclo PDCA para aplicá-lo corretamente. Um erro comum é não ter um conhecimento sólido sobre o PDCA, levando à má interpretação e aplicação inadequada ou parcial do método. 

Para evitar esse erro, é importante ler, se informar e trocar conhecimentos com quem já tem experiência prévia na sua implementação.

• Pular a fase de planejamento: a fase de planejamento é essencial para estabelecer metas e definir os processos necessários para alcançá-las. Pular essa etapa resulta em ações descoordenadas e falta de direção. 

É importante dedicar tempo e esforço para planejar adequadamente, estabelecendo metas claras e identificando os métodos necessários para alcançá-las.

• Não realizar avaliações precisas: A fase de verificação é crucial para avaliar se os resultados alcançados estão de acordo com o planejado. Um erro comum é não realizar avaliações precisas e confiáveis, baseadas em dados reais.

Para evitar esse erro, é importante coletar dados de forma adequada e realizar análises detalhadas para determinar as diferenças entre os resultados reais e esperados.

• Falta de ação corretiva: o PDCA não se resume apenas a planejar e verificar, mas também a agir de acordo com as diferenças encontradas durante a fase de verificação. 

Um erro comum é não tomar as ações corretivas necessárias para corrigir falhas e melhorar o processo. É crucial agir de acordo com os resultados encontrados, implementando mudanças e ajustes para alcançar os objetivos estabelecidos.

• Não envolver todos os colaboradores: o sucesso na aplicação do PDCA depende da participação e engajamento de toda a equipe. Um erro comum é não envolver todos os colaboradores relevantes no processo, limitando a aplicação do PDCA a apenas algumas pessoas. 

É importante garantir que todos os envolvidos compreendam o PDCA e contribuam ativamente para sua implementação e melhoria contínua.

• Falta de acompanhamento e revisão: o PDCA não é um processo único, mas sim um ciclo contínuo de melhoria. 

Um erro comum é não acompanhar e revisar regularmente os resultados obtidos e as ações realizadas. É importante revisitar regularmente as metas, os planos de ação e os resultados para identificar oportunidades de melhoria e ajustar o ciclo PDCA conforme necessário.

• Não utilizar as ferramentas adequadas: o PDCA oferece uma variedade de ferramentas e técnicas para ajudar na análise, planejamento e implementação das ações corretivas. Um erro comum é não utilizar as ferramentas adequadas ou ignorar sua importância. 

É fundamental aproveitar as ferramentas disponíveis, como o diagrama de Ishikawa, gráficos de controle e análise de causa e efeito, para realizar análises mais precisas e tomar decisões informadas durante o processo do PDCA.


Agora, você já pode dizer que sabe tudo sobre o PDCA. Então, seu próximo passo é revisar o planejamento com o nosso pack gratuito de ferramentas exclusivas.