Gestão de projetos: saiba o que é e como fazer de forma eficiente
A cada ano, o mercado se torna mais competitivo, exigindo o máximo de empresários e gestores que desejam permanecer também competitivos.
A inovação é essencial para manter o funcionamento eficiente da empresa e, para criar um modelo de gestão e de negócio adaptável a qualquer mudança e sempre traçando o caminho da melhoria contínua. Dessa forma, a busca por ferramentas, metodologias e processos para ajudar tem crescido.
É importante que essas ferramentas, metodologias e processos favoreçam uma administração mais eficaz que potencialize seus lucros. A gestão de projetos é uma delas. Entretanto, existe muita dúvida sobre como funciona e, principalmente, como esse conceito pode ser aplicado no âmbito empresarial. Pensando nisso, resolvemos escrever este post.
Nele, mostraremos como fazer gestão de projetos, incluindo sua importância e as metodologias que você pode utilizar para implementar esse processo em sua empresa. Continue lendo para saber mais sobre esse tema que cresce a cada ano. Continue com a gente!
O que significa a gestão de projetos?
Inicialmente, vamos entender o que é um projeto, a sua estrutura e, depois, os propósitos. Basicamente, um projeto trata-se de um esforço temporário que é empreendido com algum objetivo, como por exemplo; desenvolver um novo produto.
Todo ano, diversas empresas apresentam projetos, sejam produtos que estarão no mercado ou, até mesmo, reformas que ocorrerão na empresa. Os projetos diferem das operações normais da empresa por serem temporários. Portanto, têm uma data de início e finalização, diferentemente da operação, que se difere dos projetos por ser contínua e constante.
Podemos definir um projeto como um escopo ou planejamento de algo que precisa ser executado no futuro. É a elaboração de um plano para a constrição de uma nova sede da empresa, por exemplo. Sempre lidando com pré-projeto (planejamento), produção, finalização, prazos de entrega, orçamento e pós-produção.
Na estrutura do projeto estão detalhadas uma série de ações a serem tomadas, além de metas e objetivos que precisam ser batidos, bem como o cronograma que precisa ser seguido para que isso ocorra, afinal, tempo é dinheiro. Aliás, “em terra de gestão de projetos, cronograma é lei”.
Em seguida, compreendemos que a gestão de projetos é a aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos. Esses fatores são predominantes para garantir que um projeto seja finalizado com sucesso, sem interrupções ou contratempos. Uma gestão precisa utilizar uma metodologia definida, que vamos mostrar em outro tópico deste artigo.
Como esse processo funciona?
A gestão de projetos envolve uma série de ações que visam gerenciamento, administração e coordenação de várias etapas do início ao fim, com os objetivos da empresa (projeto) sendo alcançados. Nessa série de ações estão inclusas as tarefas com data e horário destinadas ao projeto.
Frequentemente, encontramos pessoas que confundem o projeto com a sua gestão, isso é um grande equívoco. Isso acontece porque esse processo está diretamente ligado à execução do que foi proposto pela empresa. É relevante que essa distinção esteja clara em nossas mentes.
Como você já sabe, um projeto é a definição de algo que será executado. A gestão desse elemento, nesse caso, seria o acompanhamento e a análise de cada um dos passos que foram previamente estabelecidos. Sempre pensando na melhoria constante do processo, potencializando seus resultados.
Sendo assim, a gestão de projetos funciona, basicamente, no controle, gerenciamento, alteração e aplicação da metodologia selecionada. Para tanto, é designada uma equipe que ficará responsável pelo projeto, sua gestão e execução até o prazo estabelecido.
Qual é a importância da gestão de projetos para a empresa?
Agora que você entendeu o conceito de gestão de projetos, mostraremos os principais benefícios desse processo para uma empresa. Você verá que o processo só tem benefícios a oferecer para a gestão da sua empresa. Continue lendo e fique por dentro!
Controle na execução dos processos
A gestão de projetos possibilitará o acompanhamento de todos os processos relacionados a uma atividade (projeto). Com o propósito de simplificar e otimizar a sua execução e o compartilhamento de informações e do conhecimento acerca desses processos. Isso acontece em razão da gestão de projetos sempre envolver a execução de etapas, prazos e recursos. Assim, será mais fácil controlar todas as ações que forem executadas.
Cumprimento do cronograma
Também, a gestão de projetos tem uma importância crucial no cumprimento do cronograma que foi estabelecido. Um projeto sempre tem prazos para iniciar, bem como para finalizar. Como alertamos, no início do projeto, temos o planejamento do pré-projeto, com datas ainda incertas, mas já pensando em prazos estimados. As datas devem ser seguidas com bastante atenção, lembre-se de educar a equipe quanto a isso.
Por isso, é crucial que você conte com uma ferramenta capaz de acompanhar esse=cronograma. Também, fazer os ajustes que forem necessários para que as datas-limite sejam respeitadas. Com a gestão de projetos, é possível acompanhar a resolução do projeto e, até mesmo, minimizar e evitar possíveis atrasos.
Monitoramento da lucratividade
A execução de um projeto sempre envolverá custos e esses impactarão diretamente a lucratividade do seu negócio. Ferramentas específicas são capazes de fazer uma previsão dos custos que serão necessários para que o projeto seja finalizado.
Sendo assim, você pode utilizar essa gestão para acompanhar tais gastos e verificar se, em algum ponto, eles serão maiores que o montante previsto. Com esses dados em mãos, poderá fazer análises para tentar dirimir esses custos extras. Também, é possível identificar falhas suspeitas ou desvios que aumentam os gastos do projeto.
Minimização de riscos
Acredite, por mais simples que possa parecer, todo projeto estará exposto a riscos. Por mais que você faça um bom planejamento e gestão, eles sempre rondarão a sua empresa — em especial, seus projetos. Não tem como fugir disso, mas você pode tirar proveito de cada situação e aprender para não repetir o mesmo erro.
Entretanto, ao aplicar metodologias de gestão de projetos, duas coisas poderão acontecer. Primeiro, os riscos envolvidos serão bastante reduzidos e, caso venham a ocorrer, sua empresa estará preparada para suportar a situação. Em seguida, você poderá prever acontecimentos que colocarão em risco o seu projeto. Isso serve para facilitar a tomada de ações que minimizem esses resultados.
Agilidade na tomada de decisões
Por fim, a gestão de projetos possibilitará que você tenha mais agilidade na tomada de decisões. Afinal, esse processo gerará várias informações, dados e insights sobre toda a execução. Com esses elementos, será mais fácil decidir sobre questões que, aparentemente, parecem complexas.
Tenha uma visão geral do seu projeto para tomar as decisões certas na hora certa. Isso será muito útil no fim do projeto. Primeiro, reúna todos os dados e informações estruturadas e faça um levantamento geral sobre possíveis problemas. Será mais fácil pensar em ações que podem ser tomadas imediatamente para solucionar possíveis problemas e para não comete-los novamente em um futuro.
Quais são as metodologias para elaboração da gestão de projetos?
Conhecidos o conceito e a importância da gestão de projetos para uma empresa, seguiremos adiante. Agora, vamos passar para a parte prática deste artigo. Ou seja, as metodologias que você pode adotar para implementar esse processo em seu negócio. Selecionamos as principais metodologias utilizadas em projetos de empresas renomadas. Não perca o foco e continue a leitura!
Agile
O Agile é uma metodologia de gerenciamento de projetos que possibilita processá-los em pequenas fases ou ciclos, tornando-se um dos métodos mais flexíveis e dinâmicos. Permitindo um controle maior sobre cada etapa, com mais atenção e cuidado. Não apenas pensando no resultado como um todo, mas considerando cada parte do projeto.
Essa metodologia pode ser utilizada para projetos muito grandes que possam ser quebrados em fases ou etapas. Dessa forma, permitindo ao gestor elaborar uma organização mais detalhada e minuciosa. Em cada uma delas, dedicando foco máximo à que é executada naquele determinado momento. Por exemplo, caso um projeto dure três meses, será possível tomar nota de cada semana e presumir os resultados parciais.
A aplicação principal da metodologia Agile é nos processos que demandam muito tempo para serem finalizados. Como ela pressupõe que eles podem ser divididos em etapas, fica mais fácil se adequar a mudanças que podem ocorrer no mercado ao longo da execução do projeto.
Scrum
O Scrum é uma metodologia que foi criada, inicialmente, para o desenvolvimento de produtos e pode ser perfeitamente aplicada à gestão de projetos. A sua execução envolve um conjunto de estratégias, todas pensadas na realização de um projeto claro e objetivo. Sendo essas práticas focadas na velocidade e na eficiência das ações da equipe responsável pela implementação do projeto.
Essa metodologia é capaz de se adaptar rapidamente às mudanças que podem ocorrer no projeto ao longo do período de sua implementação. O Scrum tem uma característica semelhante à do Agile. Isso porque ele se concentra na execução de pequenos passos, ao contrário de focar totalmente no resultado. Desse modo, o objetivo principal é quebrado em metas que podem durar, em média, 4 semanas. Cada uma dessas etapas é chamada de sprint.
Quando cada sprint é finalizado, uma reunião deve ser feita. Nesse encontro devem ser analisadas todas as ações e os resultados alcançados com a aplicação da metodologia. Além de, claro, discutir o que poderia ter sido feito de forma diferente, visando sempre aprender com os erros para que uma melhora a longo prazo seja viável.
Nessa reunião, também deve-se apontar todos os fatores de sucesso, bem como as interferências negativas que foram encontradas. Assim, esses dados podem ser utilizados para refazer o planejamento do próximo sprint. Buscando aprender com as falhas e potencializar os pontos fortes, visando a melhora contínua.
PRINCE 2
O PRINCE 2 é uma metodologia de gestão de projetos criada na Inglaterra e utilizada largamente por mais de 150 países. Seu nome significa Project in Controlled Environment, o que, traduzindo para o português, significa “Projeto em Ambiente Controlado”.
Os principais focos dessa estratégia são o produto e as entregas, que precisam ser realizadas durante a execução do projeto. Para tanto, será necessário cumprir alguns princípios básicos, tais como:
- a justificativa para que o projeto fosse desenvolvido;
- os aprendizados que foram obtidos com os erros e acertos do passado;
- divisão bem definida dos papéis que devem ser executados por cada membro da equipe de gestão de projetos;
- divisão do projeto em formato de estágios;
- a tolerância com possíveis adversidades;
- o foco nos resultados projetados e já obtidos;
- grau de flexibilidade, adaptando a metodologia ao projeto.
A metodologia PRINCE 2 visa o acompanhamento de todas as etapas do projeto. Inicialmente, serão realizadas a primeira idealização e a busca da viabilidade. Também, serão desenvolvidas as atividades que correspondem às fases de controle, revisão e monitoramento até que todo o projeto esteja finalizado.
Deve-se destacar que o PRINCE 2 é uma metodologia de gestão de projetos utilizada em todo o mundo. Contudo, os que pretendem aplicá-la devem saber que existe uma série de desafios que precisam ser considerados. Separamos alguns para que você fique atento a eles.
Um é o fato de haver poucos textos teóricos explicando o método detalhadamente. Além disso, a maioria do material encontra-se registrada somente na língua inglesa. Essas são algumas desvantagens dessa metodologia de projetos que, apesar de útil, tem seus obstáculos para alguns usuários.
PMBOK
Muitos consideram o PMBOK mais como um guia de melhores práticas que uma metodologia de gestão de projetos. Entretanto, atualmente, ele é considerado uma bíblia desse tipo de ferramenta. Continue lendo para descobrir o motivo.
A metodologia é dividida em 10 áreas de conhecimento. Isso já possibilita aos gestores um melhor planejamento, execução e controle de todos os pontos relativos a um empreendimento.
Assim como a PRINCE 2, o PMBOK também é amplamente utilizado em todo o mundo. Principalmente, devido ao fato das melhores práticas serem mais genéricas e se adaptarem a qualquer tipo de projeto. As áreas de conhecimento do PMBOK são classificadas em 10 elementos distintos, que descreveremos nos seguintes tópicos:
- gerenciamento de integração;
- gerenciamento do tempo;
- gerenciamento do escopo;
- gerenciamento dos custos;
- gestão da qualidade;
- gerenciamento dos recursos humanos utilizados no projeto;
- gestão da comunicação;
- gerenciamento e análise de riscos;
- gerenciamento das aquisições necessárias;
- stakeholders, que estão ligados à comunicação de softwares.
Six Sigma
Assim como o exemplo do PMBOK, o Six Sigma não foi concebido para ser uma metodologia de gestão de projetos. No entanto, atualmente, ele é utilizado para essa finalidade pelos grandiosos e excelentes recursos que é capaz de oferecer a essa tarefa. Ele se baseia em estatísticas para medir as conformidades de um projeto durante a sua execução. Dessa forma, ele visa eliminar possíveis pontos que estejam em desconformidade com o que foi estabelecido.
Os padrões estabelecidos no Six Sigma preveem que o resultado do projeto deve ser livre de defeitos em um percentual, incrível, de 99,9996%. Para que esse número seja alcançado, são utilizados dois processos principais. Ambos os projetos são inspirados no ciclo PDCA (planeje, faça, confira, aja), o qual descrevemos nos tópicos abaixo.
Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar (DMAIC)
O objetivo principal do processo DMAIC é a garantia do melhor desempenho de um processo ou, até mesmo, de um produto. Ele visa a utilização de ferramentas para garantir a melhor qualidade de forma quantitativa e mensurável.
Definir, Medir, Analisar, Desenhar e Verificar (DMADV)
Esse processo tem como principal objetivo a facilitação do lançamento de novos produtos no mercado. Portanto, pode ser mais bem aproveitado em projetos que tenham essa finalidade. Ele também é utilizado para remodelar processos quando o aumento de desempenho promovido pela DMAIC não for suficiente para suprir as demandas.
Project Model Canvas
A metodologia de gestão de projetos denominada de Project Model Canvas é uma das mais conhecidas e utilizadas no Brasil. Ela pressupõe, inicialmente, a substituição de todos os papéis por folhas em formato A4 e alguns post-its. Analisando essa característica peculiar, algumas pessoas podem acreditar que se trata de uma metodologia simples e pouco eficaz. Contudo, a sua aplicação pode proporcionar resultados surpreendentes para a companhia.
Para que os resultados possam ser alcançados, o gestor de projetos deve se reunir com cada uma das equipes e criar um plano muito objetivo e simples. O Project Model Canvas é um processo que funciona com base em seis perguntas fundamentais:
- Por que o projeto deve ser executado?
- O que será feito?
- Quem será o responsável?
- Como será executado?
- Quanto será obtido em termos de resultados?
- Quando deverá ser concluído?
A partir das respostas a cada pergunta, será possível obter ideias mais claras e objetivas para que o projeto seja iniciado. Cada um desses questionamentos será inserido nos post-its, facilitando a definição e visualização do projeto durante sua execução. A grande vantagem dessa metodologia é o fato de ser muito simples de ser compreendida e utilizada. Principalmente por aqueles funcionários que não estão totalmente familiarizados com o tema ou são inexperientes em gestão de projetos.
Agora que você sabe como fazer gestão de projetos e a sua importância, chegou a hora de escolher a metodologia. Leia novamente as informações neste artigo e escolha a que mais se adapta à realidade do seu negócio. Em seguida, comece a aplicá-la para obter todos os benefícios que foram descritos neste artigo.
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