Guia completo de gestão de projetos para 2024

Você já parou para pensar como a gestão de projetos pode ser desafiadora e, muitas vezes, complicada? A boa notícia é que, para o ano que vem, esse processo pode ficar muito mais fácil e eficiente no seu empreendimento. E como isso será possível? Com o Guia completo de gestão de projetos para 2024 que preparamos para você.

Afinal, quando a gestão de projetos é bem realizada, a empresa consegue alavancar seus resultados, independentemente do tamanho ou do setor.

Neste artigo, você encontrará um guia completo para realizar essa atividade imprescindível para o sucesso do seu negócio.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é uma área da administração de empresas estruturada e planejada para ajudar negócios a alcançarem um objetivo específico, em um prazo determinado e com recursos limitados. Em outras palavras, trata-se de organizar e supervisionar tarefas e atividades para atingir metas já definidas.

O processo envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para garantir que um planejamento seja concluído com sucesso. Em essência, essa abordagem visa responder a algumas perguntas fundamentais:

• “O que precisa ser feito?”: ajuda a identificar claramente as metas do projeto, bem como os resultados esperados;

• “Quem fará o quê?”: permite alocar responsabilidades às pessoas ou equipes apropriadas;

• “Quando será feito?”: colabora para a criação de um cronograma claro e realista para a conclusão das atividades;

• “Quanto custará?”: viabiliza a estimativa e o gerenciamento dos custos necessários para a execução do projeto;

• “Como será feito?”: possibilita a definição dos processos e procedimentos que serão seguidos para atingir as metas predefinidas.

Além disso, a gestão de projetos envolve a avaliação e mitigação de riscos, a comunicação eficaz com todas as partes interessadas e a adaptação às mudanças inevitáveis que podem ocorrer durante a execução da iniciativa.

Quais as principais metodologias de gestão de projetos existentes?

A gestão de projetos é uma abordagem versátil que se adapta às necessidades específicas de cada organização. Assim, para atingir os objetivos de negócio de maneira eficaz, é possível empregar uma das diversas variedades de metodologias desenvolvidas ao longo do tempo.

Cada uma delas possui seus próprios princípios, práticas e benefícios. Vale ter em mente, também, que escolher a prática certa é fundamental para evitar erros na administração de projetos. Com isso em mente, veja a seguir um pouco mais sobre as principais metodologias:

1. Método cascata ou tradicional

A metodologia em cascata é uma abordagem linear e sequencial, na qual as fases de um determinado projeto ocorrem em uma ordem específica. O importante aqui é que cada fase seja concluída antes que a próxima comece.

Ela é adequada quando os requisitos são estáveis, bem definidos e compreendidos.

2. Metodologia ágil

A metodologia ágil, incluindo frameworks como Lean, Scrum ou Kanban, é caracterizada por ciclos de desenvolvimento curtos e interativos. Ela se concentra na colaboração entre equipes, na adaptação às mudanças de requisitos e na entrega contínua de partes do projeto.

Essa abordagem é ideal para projetos que requerem flexibilidade, como desenvolvimento de software.

3. Metodologia PMBOK

O PMBOK, ou Guia PMBOK, é uma das abordagens mais reconhecidas e amplamente utilizadas para a gestão de projetos em todo o mundo. Desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), ele fornece um conjunto abrangente de padrões e boas práticas para a execução das atividades.

Nele, é possível encontrar um conjunto de processos, ferramentas e técnicas que os gerentes podem aplicar para planejar, executar e controlar com sucesso todo o processo. O PMBOK apresenta uma abordagem estruturada ao mesmo tempo que é adaptável e personalizável.

Ele pode ser interessante para projetos de TI complexos, especialmente quando há uma necessidade de integração com outras áreas de negócios. Ou, ainda, de construção civil ou infraestrutura, uma vez que ajuda a garantir o cumprimento de prazos e orçamentos rigorosos.

4. Metodologia critical chain (cadeia crítica)

A metodologia critical chain, ou cadeia crítica — em português, é uma abordagem de gestão de projetos que se destaca por sua ênfase na identificação e administração de gargalos que podem atrasar as atividades de um empreendimento.

Essa metodologia é especialmente interessante em cenários em que existem incertezas ou desafios complexos, como no desenvolvimento de um novo produto. Sua abordagem ajuda a garantir uma entrega pontual e um acompanhamento de projetos mais eficiente.

5. Metodologia PRINCE2

A metodologia PRINCE2 — Projects In Controlled Environments ou Projetos em Ambientes Controlados, é uma abordagem estruturada e amplamente reconhecida para a gestão de projetos.

Utilizada pelo governo britânico, ela oferece um conjunto de princípios, processos e temas que orientam a execução eficaz de projetos. Ela interessa em situações em que é imprescindível ter uma governança sólida, uma divisão clara de responsabilidades e um foco na adaptação às mudanças do ambiente.

O PRINCE2 é recomendado quando estão envolvidas várias equipes, múltiplos stakeholders e o projeto é de alta complexidade. Ele oferece uma estrutura robusta para lidar com essas situações desafiadoras, sendo ideal para empresas que operam em setores altamente regulamentados, como o farmacêutico ou financeiro.

Por que é importante ter uma estrutura de gestão de projetos bem estabelecida?

Se você está pensando como planejar projetos para obter sucesso, saiba que o primeiro passo é ter uma estrutura de gestão bem estabelecida. Isso independe do setor da empresa ou do tipo de negócio pelo qual você é responsável.

Ter uma configuração definida é crucial, pois ajuda seu empreendimento a:

●  garantir que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da sua organização;

●  direcionar recursos e esforços para iniciativas que contribuem diretamente para o crescimento e a missão da empresa;

●     estabelecer diretrizes para estimar, monitorar e gerenciar os gastos e recursos necessários para concluir um projeto;

●       definir padrões de qualidade e processos;

●       identificar, avaliar e mitigar riscos;

●       melhorar a comunicação entre equipes e partes interessadas;

●   facilitar a adaptação a novos desafios e oportunidades, ao oferecer flexibilidade para incorporar mudanças sem comprometer a eficiência ou a eficácia do projeto.

Como ter uma estrutura de gestão de projetos bem estabelecida?

Construir uma estrutura de gestão de projetos requer planejamento e implementação atenta. Mas, basta seguir algumas etapas para garantir que sua organização tenha uma boa configuração.

O primeiro passo é identificar os objetivos estratégicos do seu empreendimento. Certifique-se de que cada projeto esteja alinhado com essas metas para garantir que o esforço esteja sendo direcionado para o caminho certo.

Em seguida, você pode optar por alguma das metodologias citadas acima ou, ainda, optar por outros métodos existentes. É preciso considerar aspectos como:

●       tipo de projetos que você executa;

●       complexidade;

●       tamanho da organização;

●       requisitos de flexibilidade.

O próximo passo

A próxima ação passa pela definição de responsabilidades, que devem ser passadas para os membros da equipe e partes interessadas com clareza. Então, basta estabelecer os processos e procedimentos específicos para cada fase, desde o planejamento até a entrega e a avaliação. Isso ajuda a garantir que todas as etapas sejam executadas de maneira consistente e eficaz.

É interessante, ainda, escolher uma ferramenta de gestão de projetos para ajudar na organização, comunicação e acompanhamento do progresso das atividades. Por fim, é imprescindível estabelecer métricas e indicadores de desempenho (KPIs) para medir o progresso e o sucesso da estrutura.

Lembre-se de estar sempre atento aos riscos potenciais associados ao projeto e desenvolva planos de mitigação. Esteja preparado para lidar com imprevistos e mudanças ao longo do caminho. Também, tenha em mente que a estrutura de gestão de projetos não é estática; ela deve evoluir e se adaptar às necessidades em constante mudança da organização.

6 áreas do conhecimento fundamentais para uma boa gestão de projetos

Para se tornar um gestor de projetos eficaz, é essencial possuir conhecimentos sólidos em diversas áreas. Confira as seis principais habilidades que você precisa desenvolver para ter ainda mais sucesso no seu empreendimento:

1. Gestão estratégica

Uma gestão de projetos eficiente passa por uma gestão estratégica de qualidade. Assim, o gestor responsável pelo desenvolvimento de determinado plano precisa entender os objetivos por trás da atividade.

Isso ajuda a garantir que os projetos estejam alinhados com as metas gerais do empreendimento.

2. Gestão de escopo

O conhecimento em gestão de escopo ajuda o gestor a evitar mudanças não controladas no projeto e garantir que o trabalho seja executado conforme o planejado. Dessa maneira, os times não se sobrecarregam e as equipes não realizam tarefas extras e sem relação com a atividade principal.

3. Gestão de tempo

Como já diz o ditado: tempo é dinheiro. E, quando falamos em projetos, ela se torna ainda mais real. Logo, uma das principais habilidades de um gestor de projetos é a gestão de tempo. Com esse conhecimento, o profissional garante que tudo seja entregue no prazo (ou com mínimos atrasos) e que as tarefas sejam concluídas conforme o planejado.

4. Gestão de custos

A gestão de custos é outra habilidade que o gestor de projetos utiliza como forma de garantir que o projeto desenvolvido permaneça dentro do orçamento e que os recursos financeiros sejam alocados de maneira eficiente.

Ao saber como gerenciar os gastos, o responsável é capaz de identificar desperdícios, o que permite à equipe do projeto tomar medidas corretivas para eliminar essas ineficiências. Além disso, empresas que gerenciam seus custos de maneira eficaz podem oferecer preços mais competitivos no mercado.

Isso é especialmente importante em projetos altamente competitivos.

5. Gestão de qualidade

Qualidade é sempre um aspecto fundamental. Nessa perspectiva, uma habilidade muito valorizada quando falamos em gestão e planejamento de projetos é a capacidade de acompanhar e manter a qualidade dos entregáveis, sejam eles quais forem.

Mais do que isso, um dos principais objetivos dela é que tudo esteja de acordo ou supere as expectativas dos clientes. Clientes satisfeitos tendem a ser mais leais e a recomendar a empresa para outras pessoas. E, como você sabe: a satisfação do público é um fator determinante para o sucesso de longo prazo de qualquer organização.

6. Gestão de riscos

Problemas e imprevistos sempre podem acontecer, o que traz a necessidade de estar, a todo momento, preparado contra imprevistos. Por esse motivo, a capacidade de monitorar riscos é imprescindível para quem atua como gestor de projetos.

A partir dela, é possível criar planos de ação para reduzir os impactos negativos dos riscos e aproveitar as oportunidades que surgem ao longo do desenvolvimento das atividades.

Quais são as 5 fases do ciclo de vida de um projeto e como funcionam?

O desenvolvimento de projetos está em constante evolução. Assim, um projeto envolve uma série de etapas interconectadas, cada uma com seu próprio conjunto de desafios e objetivos específicos. Essas fases são geralmente agrupadas em um ciclo de vida, que serve como um guia para o planejamento, execução e conclusão bem-sucedidos de iniciativas complexas.

Com isso em mente, veja a seguir quais são os principais estágios existentes:

1. Iniciação

Na fase de iniciação, o objetivo principal é definir com clareza o propósito do projeto, identificar as partes interessadas envolvidas e estabelecer sua viabilidade. Isso inclui a elaboração de uma declaração de escopo preliminar e a definição dos objetivos iniciais.

Entre as principais atividades é viável citar a:

●       identificação do problema ou oportunidade;

●       análise preliminar de viabilidade;

●       definição do escopo do projeto;

●       identificação das partes interessadas.

2. Planejamento

Durante o planejamento, o gestor desenvolve um plano detalhado que descreve como o projeto será executado. Isso envolve a criação de:

●       cronogramas;

●       orçamentos;

●       alocação de recursos;

●       e a identificação de riscos.

3. Execução

 Na fase de execução, o projeto é colocado em prática conforme o plano estabelecido na fase anterior. As equipes executam as atividades programadas e os recursos são alocados conforme necessário.

O progresso de cada ação é acompanhado de perto e os avanços são comunicados às partes interessadas.

4. Monitoramento e controle

Ao longo do monitoramento, o gestor responsável acompanha o andamento do projeto, compara o desempenho real com o planejado e toma medidas corretivas, se necessário. O foco é garantir que aquilo que está sendo desenvolvido permaneça no escopo, prazo e orçamento definidos.

5. Encerramento

A fase de encerramento marca o término do projeto. É o momento de garantir que todos os entregáveis foram concluídos com sucesso, que os recursos sejam liberados e que os resultados obtidos atendem aos critérios pré-definidos.

Aqui, é comum que algumas atividades sejam realizadas, como a:

●       Documentação de lições aprendidas;

●       Entrega de resultados aos stakeholders;

●       Liberação de recursos.

Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos

É importante, também, considerar que o ciclo de vida de um projeto não é, necessariamente, linear, e pode haver sobreposição entre as fases. Além disso, a duração de cada etapa pode variar de acordo com a natureza e a complexidade dele.

No entanto, seguir esse modelo de cinco fases fornece uma estrutura sólida para a gestão eficaz de projetos, desde a concepção até a entrega bem-sucedida.

3 indicadores necessários na gestão de projetos

Na gestão de projetos, o acompanhamento do desempenho é essencial para garantir que o projeto esteja no caminho certo e que os objetivos sejam alcançados. Para isso, é crucial utilizar indicadores de qualidade e desempenho que fornecem insights valiosos sobre o progresso e a eficácia das atividades.

Existem diversos KPIs no mercado, sendo possível pesquisar e escolher aqueles que melhor se aplicam à sua empresa. No entanto, existem três principais parâmetros que podem ser utilizados para a grande maioria dos negócios. São eles:

1. Indicador de desempenho de prazo (SPI)

Conhecido como indicador de desempenho de prazo ou schedule performance indicator (SPI), em inglês, esse critério mede a eficiência na utilização do tempo. Ele compara o valor agregado com o valor planejado. Ou seja, o trabalho realmente feito com o trabalho que deveria ter sido realizado até o momento.

Ele é expresso como uma relação na qual um valor maior que 1 indica que o projeto está adiantado em relação ao cronograma e um valor menor que 1 indica atraso.

Esse acompanhamento é importante para a gestão de projetos porque o atraso em uma atividade pode ter impactos significativos no orçamento e nos recursos. Ao colaborar para a identificação de problemas de cronograma em tempo hábil, o indicador permite que medidas corretivas sejam tomadas para evitar atrasos significativos.

2. Indicador de desempenho de custo (CPI)

O cost performance indicator (CPI) ou, em português, indicador de desempenho de custo, é responsável por medir a eficiência na utilização dos recursos financeiros. Da mesma forma que o critério anterior, esse compara o valor agregado com o valor planejado. Ou seja, o custo real do trabalho realizado com aquilo que deveria ter sido gasto até o momento.

Em resultados maiores que 1, indica que o projeto está abaixo do orçamento. Já ao ser menor do que 1, determina que o projeto está acima do orçamento.

Ter um KPI que monitore os investimentos é crucial para evitar estouros orçamentários que possam afetar negativamente a saúde financeira da organização.

3. Indicador de qualidade

O indicador de qualidade avalia se os entregáveis do projeto atendem aos padrões e requisitos especificados inicialmente. Eles costumam variar dependendo do tipo de atividade realizada, mas, geralmente, envolvem medidas quantitativas e qualitativas dos produtos ou serviços entregues.

Observar esse aspecto é fundamental para a satisfação do cliente e para a reputação da organização e, por esse motivo, não deve ser subestimado.

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Descubra 6 boas práticas para uma gestão de projetos eficiente e eficaz

Uma gestão de projetos eficiente e eficaz passa por uma série de boas práticas e, aqui, podemos listar seis delas que ajudam a tornar o processo ainda mais tranquilo e alinhado. Confira cada uma a seguir:

1. Definir objetivos claros

Antes de dar o pontapé inicial em um projeto, é essencial definir objetivos claros e que estejam alinhados com a estratégia da organização. Certifique-se de que todos os membros da equipe e partes interessadas entendam o propósito daquilo que está sendo realizado e como ele contribui para os objetivos de negócios mais amplos.

2. Desenvolver um plano de projeto

Outra boa prática na gestão de projetos fala sobre a elaboração de um plano detalhado que inclua um cronograma, alocação de recursos, orçamento e lista de tarefas. Quando bem feito, ele serve como um guia que ajuda a manter o projeto no caminho certo e permite a identificação precoce de riscos ou ajustes de rota.

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3. Atribuir responsabilidades

Cada membro da sua equipe tem um papel específico a desempenhar ao longo do processo. Então, é necessário definir tudo de forma clara e precisa. Dessa maneira, você evita conflitos e garante que todos saibam quem é responsável por quais aspectos do projeto.

4. Treinar sua equipe

Capacitação é fundamental para que todas as etapas do projeto ocorram conforme o esperado. Nesse contexto, certifique-se de que os membros da equipe tenham o treinamento e as habilidades necessárias para desempenhar suas funções com eficiência.

Essa ação é fundamental para o sucesso da gestão de projetos.

5. Investir em uma boa comunicação

A comunicação é fundamental em projetos e não deve ser deixada de lado. Portanto, estabeleça um plano de comunicação que detalhe como, quando e com que frequência as informações serão compartilhadas entre a equipe e as partes interessadas.

6. Apostar no feedback

Feedback é sempre importante, e na gestão de projetos isso não é diferente! Ao final das atividades, não esqueça de realizar uma avaliação detalhada de todas as etapas.

Identifique o que funcionou bem, o que não funcionou e as lições aprendidas. Use essas informações para aprimorar continuamente seus processos de gerenciamento.

Seguir essas boas práticas não apenas aumenta a probabilidade de sucesso do projeto, mas também ajuda a criar uma cultura de gestão eficiente em toda a empresa. Com esses pequenos checkpoints, sua equipe estará bem equipada para enfrentar os desafios e alcançar os resultados desejados em cada atividade.

Ferramentas para facilitar a gestão de projetos: como escolher

A gestão de projetos é uma tarefa complexa que requer um conjunto de recursos para torná-la mais eficiente e eficaz. A boa notícia é que você pode contar com ferramentas especializadas para ajudar sua equipe a atingir os objetivos propostos com ainda mais sucesso.

Afinal, é importante escolher a ferramenta certa, especialmente uma que englobe não apenas os projetos, mas o planejamento de todas as áreas da empresa.

A importância de escolher a ferramenta certa

Como já dito, optar por um recurso de gestão de projetos adequado é interessante para garantir o sucesso da equipe de projeto, assim como a entrega bem-sucedida dos objetivos estabelecidos. Entre as principais razões pelas quais essa escolha é tão importante, estão:

Aumento da eficiência e produtividade

Uma ferramenta eficaz automatiza tarefas repetitivas, simplifica o acompanhamento do progresso e potencializa a comunicação da equipe. Isso melhora a gestão de tempo e esforço, o que aumenta a eficiência e a produtividade da equipe.

Organização

Uma boa ferramenta de gestão de projetos oferece uma visão clara de todas as tarefas, prazos e recursos envolvidos em uma atividade. Isso ajuda a equipe a manter-se organizada e a evitar a sobrecarga de informações.

Colaboração eficaz

Muitos projetos costumam envolver equipes distribuídas geograficamente. Uma ferramenta de gestão permite uma colaboração mais eficaz, independentemente da localização dos membros do time.

Monitoramento do desempenho

Por meio de recursos de acompanhamento, é possível acompanhar o desempenho do projeto em tempo real e tomar medidas corretivas quando necessário.

Gestão de recursos

O gerenciamento eficaz de recursos, como pessoas, orçamentos e materiais, é fundamental para o sucesso de um projeto. Uma boa ferramenta auxilia na correta alocação e acompanhamento deles.

Afinal, você terá ao seu alcance o número de tarefas entregues, o tempo gasto em cada uma delas e muito mais. Isso ajuda a otimizar a performance e também possíveis custos atrelados ao processo.

Por que integrar a gestão de projetos com o planejamento de todas as áreas da empresa?

A gestão de projetos não ocorre de maneira solitária; ela está diretamente ligada às operações e ao planejamento de toda a organização. Por esse motivo, muito mais interessante do que ter um software que engloba apenas as atividades do projeto, como ocorre com ferramentas como Asana, Trello e ClickUp, é ter um software que faça o mapeamento do planejamento de todas as áreas da empresa.

Isso melhora a integração entre as atividades do projeto e os objetivos de alto nível, fazendo com que a organização foque em iniciativas que contribuam diretamente para o crescimento geral e sucesso a longo prazo. Além disso, ao ter uma visão holística de todos os projetos e recursos da empresa, é mais fácil alocar recursos de forma eficiente.

Ainda, ao integrar dados de todos os departamentos fica muito mais fácil realizar uma análise mais profunda das operações da empresa, o que facilita a identificação de oportunidades de melhoria e riscos potenciais que podem afetar os projetos.

Sem falar que ter dados centralizados de todas as áreas da empresa possibilita uma tomada de decisão mais informada, ponto fundamental para o sucesso da gestão de projetos, pois permite ajustes com base em informações precisas.

Quais as consequências de ter dados da gestão de projetos separados das outras áreas da empresa?

A falta de integração entre projetos e o planejamento de outras áreas da empresa pode levar a diversas consequências negativas. A primeira delas é, sem dúvida, a falta de visibilidade do todo, que dificulta a alocação de recursos.

O segundo problema é o desalinhamento estratégico com a meta geral do negócio, o que pode levar a iniciativas desconexas e falta de direção. Além disso, essa falta de coordenação pode levar a uma alocação ineficiente de recursos, resultando em desperdício de tempo e dinheiro.

A terceira consequência negativa é a ausência de informações integradas, o que dificulta a tomada de decisões baseada em dados e que pode levar a escolhas problemáticas para a saúde financeira do negócio. Ou, ainda, levar a perda de oportunidades de aprimoramento e a falta de preparação para enfrentar riscos iminentes.

Escolher a ferramenta certa para a gestão de projetos é peça-chave para o sucesso de qualquer projeto. Isso não apenas aumenta a eficiência e a eficácia do gerenciamento, mas também pode auxiliar a empresa a se manter alinhada com seus objetivos estratégicos, a tomar decisões informadas e a identificar oportunidades de melhoria.

Portanto, se você usa o Trello ou Asana e está considerando mudar de para uma ferramenta ainda mais integrada, leia este artigo que preparamos e aprenda tudo sobre o tema!