Sistema de planejamento estratégico: o que é e importância

Um bom sistema de planejamento estratégico é aquele que permite aos gestores traçar não só metas e objetivos de curto, médio e longo prazo, como também definir planos de ação para garantir que as atividades necessárias para o atingimento dessas metas e objetivos sejam executadas. Além disso, ele deve contar com indicadores para que o desempenho dessas ações seja medido de forma eficiente e contínua, possibilitando ajustes rápidos.

Afinal, é por meio do planejamento estratégico que são definidos os rumos da empresa. No entanto, é essencial não apenas acompanhar resultados, mas utilizar o sistema para criar uma conexão clara entre os objetivos estratégicos e as ações práticas que levarão à sua realização. A integração entre todas as áreas da empresa é crucial para garantir que o planejamento seja efetivamente executado e adaptado à medida que novos desafios surgem.

Neste artigo, você vai ver o que sistema de planejamento estratégico deve ter para ser considerado eficaz neste processo.

O que é um sistema de planejamento estratégico?

Em linhas gerais, quando falamos em sistema de planejamento estratégico estamos nos referindo a uma solução tecnológica preparada para tornar o processo de elaboração e gestão de todo o planejamento mais automatizado e ágil, coeso, integrado e eficiente.

Este tipo de aplicação possui funcionalidades que operam em uma sequência lógica de atividades para que o planejamento e o acompanhamento sejam padronizados e integrem todas as áreas da empresa. Mas, é importante lembrar que sua função vai além de acompanhar resultados; ele deve ser utilizado como uma ferramenta ativa para transformar a estratégia em execução, garantindo que cada etapa do processo esteja vinculada aos objetivos da empresa.

Este tipo de aplicação possui funcionalidades que operam em uma sequência lógica de atividades, desde as análises e diagnósticos preliminares até o acompanhamento e ajuste das ações. Com essa integração, o planejamento torna-se mais orientado a dados e permite decisões mais rápidas e embasadas, evitando que a estratégia fique fragmentada entre diferentes sistemas ou ferramentas, como planilhas ou documentos de texto.

Além disso, o sistema deve ser seguro, já que a segurança digital é uma preocupação crescente. A proteção dos dados confidenciais e da inteligência competitiva da empresa deve estar no centro das prioridades, pois qualquer brecha pode comprometer toda a estratégia empresarial.

Quais são as principais características de um bom sistema de planejamento estratégico?

Aqui estão as principais funcionalidades e características que não podem faltar em um bom sistema de planejamento estratégico:

Análises e Diagnósticos (SWOT)

Um bom sistema de planejamento precisa ter funcionalidades que precedem a definição dos objetivos, que fazem parte do planejamento – e que muitas vezes são negligenciadas pelos gestores.

São as Análises e Diagnósticos. Como é possível chegar a um determinado ponto, se você não sabe de onde está partindo? É por isso que as análises e diagnósticos são importantes, elas preparam o terreno e vão ajudar a embasar a definição dos objetivos e ações.

A análise SWOT, é uma das principais e indispensáveis. Com pesos e medidas para servir de base para o planejamento estratégico, a ferramenta ajuda a identificar forças, fraquezas, ameaças e oportunidades do negócio. Com base nisso, as informações são cruzadas e é possível traçar estratégias de aproveitamento das oportunidades e forças e minimização das fraquezas e ameaças.

Além da SWOT, algumas outras análises e diagnósticos importantes são:

• Canvas;
• Diagnóstico de negócio;
• Diagnóstico de inovação;
• Marketshare;
• BCG;

Entre outras!

Mapa estratégico

Usando um mapa estratégico é possível desenhar o plano e acompanhar o seu desempenho, entendendo a relação de causa e efeito entre os resultados.

Ao usar o método Balanced Scorecard (BSC), por exemplo, é possível saber se as perspectivas e objetivos estabelecidos já foram atingidos e o quanto isso contribui e influencia considerando o contexto geral.

O mapa estratégico também facilita na vinculação e acompanhamento de ações e indicadores, o que dá aos gestores uma visão panorâmica e sistêmica.  

Gestão de Indicadores

Um sistema de planejamento estratégico também precisa ter funcionalidades para criar e visualizar indicadores a partir de um painel gráfico. Com a possibilidade de definir métricas de desempenho e metas para os indicadores, estipulando cores e faixas, conforme o atingimento das metas, para que se tenha uma gestão à vista.

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Gestão de Plano de Ação e Projetos

Ter um plano de ação é fundamental para garantir o alcance dos objetivos estratégicos da empresa, pois é através de pequenas ações sequenciadas que o resultado vai acontecendo.

Esse é o ponto em que boa parte das empresas falham – a execução. Algumas vezes planos de ação nem chegam a ser traçados, em outros casos no entanto, os planos são desenhados mas acabam sendo esquecidos.

Um bom sistema de planejamento estratégico precisa contar com metodologias como 5W2H na construção do plano de ação, pois isso ajudará a garantir a elaboração um plano factível. Além disso, alertas e painéis de Kanban, para evitar esquecimentos, são essenciais.

Um grande diferencial, que o Scoreplan por exemplo tem, é a criação de um vínculo – uma relação de causa e efeito entre as ações, os objetivos estratégicos e o resultado desejado em si. Então, se o período planejado está findando e resultado esperado está longe de ser atingido, é possível identificar que objetivos e ações foram responsáveis por isso.

Dependendo do tamanho da sua empresa e do seu modelo de negócio, é possível que apenas planos de ação não sejam suficientes para suprir suas necessidades de entrega, e neste ponto entram as funcionalidades atreladas a gestão de projetos.

Um sistema de planejamento estratégico precisa entregar a possibilidade de criar projetos; fases, orçamentos, responsáveis, ações por fases, riscos e ainda, entregar um bom dashboard de acompanhamento com Gráfico de Gantt.

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Gestão Orçamentária

Erroneamente negligenciado, o planejamento financeiro ou orçamentário precisa acontecer junto com o planejamento estratégico, pois é quase impossível planejar – e ter sucesso nesse planejamento – sem saber o orçamento disponível.

Sendo assim, um sistema de planejamento estratégico completo, deve permitir que você acompanhe o seu DRE e crie o orçamento empresarial (budget).

Através da opção de Forecast, um bom sistema de planejamento estratégico e, orçamentário, possibilita que você faça ajustes no seu orçamento e mantenha suas metas e objetivos alcançáveis, possibilitando também a projeção/simulação de cenários futuros para uma tomada de decisão mais efetiva.

Integração e atualizações automáticas

Um bom sistema de planejamento precisa facilitar a integração com outros sistemas e fontes de dados que a empresa utilize. Desta forma, indicadores por exemplo, são atualizados automaticamente.

As integrações são importantes pois, além de deixar o processo mais ágil e fluido, os dados e informações ganham em confiabilidade; isso porque são totalmente rastreáveis e excluem a possibilidade de erro humano.

Acesso controlado

Por fim, é imprescindível não só que o sistema permita a configuração sob o controle; de quem pode visualizar e modificar as informações, como também gere e guarde logs dos acessos e edições feitas.

Características EXTRAS

De um bom sistema de planejamento estratégico, que também podem ser importantes para o seu negócio.

Gestão da Qualidade

A gestão da qualidade desempenha um papel crucial no crescimento e resultado dos negócios. Por isso, muitas empresas já entenderam que é preciso implementar um procedimentos, ferramentas e técnicas para garantir que tudo esteja alinhado com o nível de qualidade desejado.

Riscos

Contar com um processo de gestão de riscos bem definido é tão importante quanto prezar pela excelência em processos, produtos e serviços. Se não fosse assim, a gestão de riscos não estaria incluída nos requisitos da ISO 9001:2015 acerca dos sistemas de gestão da qualidade.

Se a sua empresa já faz gestão de riscos, contar com um sistema de planejamento, que contenha a Matriz de Riscos para que você possa avaliar e controlar as incertezas, de modo a evitar surpresas e contingenciar riscos de forma ágil, é essencial.

Ocorrências

Optar por um sistema como o Scoreplan que, não só te permita registrar suas ocorrências e definir suas origens (não conformidades, reclamações de clientes  e etc), mas que também possibilite fazer análises críticas através de metodologias globalmente difundidas como FCA, 5 Porquês e Ishikawa, e a partir disso poder traçar planos de ação para correção é, certamente, um diferencial competitivo.

E você, já conta com um sistema de planejamento estratégico?

• Se sim, ele contempla todas essas funcionalidades?
• Se não, fez sentido sua adoção?

Um sistema de planejamento estratégico é a espinha dorsal que conecta análises, ações e resultados de forma coesa. O uso de planilhas ou ferramentas simples pode acabar fragmentando o processo, mas um sistema completo automatiza e integra todas as etapas, tornando o planejamento mais factível e permitindo ajustes rápidos conforme necessário. A segurança dos dados, a clareza na execução dos planos de ação e a gestão eficiente dos indicadores são alguns dos grandes benefícios que uma solução como o Scoreplan pode proporcionar.

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