Os problemas de comunicação nas empresas deveriam ser tema de reflexão constante para gestores de todas as áreas. Afinal, a forma como a informação circula dentro da empresa pode determinar o seu desempenho.
As empresas que não tratam a comunicação interna de maneira estratégica costumam ter baixa produtividade, altos índices de rotatividade, pouca colaboração no alcance de metas, muitos erros e retrabalhos que geram desperdícios e custos, além de inúmeros outros problemas. Essa questão também se reflete no mercado, por exemplo, em um atendimento ruim ou em um produto mal acabado.
Neste artigo, mostraremos como resolver problemas de comunicação dentro de uma empresa e também o que você pode fazer para evitá-los no seu negócio. Confira!
3 grandes problemas de comunicação nas empresas
Problemas de comunicação nas empresas podem ser muito prejudiciais para o cumprimento dos objetivos e metas. Então, é preciso conhecer e entender bem o problema para posteriormente aprender a lidar com ele.
1. As pessoas não recebem as informações necessárias
Esse problema comunicacional é a raiz de todos os outros e não é raro de acontecer. Importa saber que o não recebimento de informações faz com que as pessoas não realizem determinadas atividades que são importantes para a empresa. Ou pior: por não terem direcionamentos claros, muitas vezes, os profissionais realizam suas tarefas de forma incorreta. Isso impacta direta e indiretamente no atingimento de metas e objetivos da organização.
Por isso, é fundamental estruturar um fluxo de comunicação no qual as informações sejam repassadas pelas lideranças de maneira clara e objetiva. O ideal é sempre responder às seguintes perguntas:
- O que precisa ser feito?
- Por que precisa ser feito?
- Quem são os responsáveis por fazer?
- Em qual prazo precisa ser terminado?
- Para quem deve ser entregue?
2. As pessoas não entendem por que precisam realizar determinadas atividades
Outro dos problemas de comunicação nas empresas é a falta de clareza das atribuições. Isso acontece normalmente com o pessoal operacional, que recebe uma lista de tarefas e nenhuma explicação da importância de realizá-las. Muitos especialistas em gestão de pessoas alertam para isso, especialmente agora que a geração Y chegou à idade adulta e ocupa o mercado de trabalho.
Essa geração é formada por pessoas que cresceram com muitos meios de comunicação, logo, sempre esperam respostas claras e têm necessidade de enxergar o sentido de suas ações. Sem entender o porquê de suas atividades, os profissionais não têm motivação suficiente para realizá-las. Também, não sentem abertura para questionar, dar feedbacks e contribuir para a melhoria dos processos.
3. As pessoas esquecem o que foi planejado
Por fim, uma comunicação pouco estratégica favorece o esquecimento por parte das pessoas. Isso mesmo, elas simplesmente não lembram o que foi planejado, pois não recebem comunicados que as ajudem a rememorar o seu papel dentro do plano de ação. Sabemos que o esquecimento faz com que as pessoas não realizem determinadas atividades ou tarefas fundamentais para o negócio, percam os prazos, atrasem o atendimento aos clientes etc.
Como resolver problemas de comunicação dentro de uma empresa
Como você pode perceber, problemas de comunicação dentro de uma empresa geram resultados muito negativos que interferem na produtividade e no cumprimento das metas organizacionais. Assim, confira abaixo boas práticas que podem ser adotadas para evitar isso.
Investir em boas ferramentas de comunicação
Uma empresa precisa não só ter objetivos claros e um plano de ação definido, como ter tudo isso compartilhado com todos os colaboradores. Assim, fica mais fácil definir qual ferramenta de comunicação é mais adequada para o momento. Quer dizer, em alguns momentos pode ser o e-mail, em outros o telefone ou uma reunião presencial. A resposta para isso vai depender dos objetivos e metas da corporação.
Para identificar qual tipo de ferramenta melhor se encaixa, fique de olho:
- apresentar más notícias e ter um debate mais sério pode funcionar melhor com uma abordagem presencial. Isso porque esse tipo de encontro permite uma leitura corporal e contato pessoal;
- a troca de informações rotineiras pode funcionar melhor pelo e-mail ou algum outro aplicativo de mensagens rápidas;
- se houver questões sérias e complicadas que precisam ser resolvidas de forma rápida, uma sessão de Skype ou um telefonema pode funcionar muito bem para sua organização.
Criar uma linguagem adequada
É essencial considerar todos os envolvidos no processo de direcionamento de uma informação. Quer dizer, termos técnicos e palavras difíceis — como as que são bem aceitas no ramo jurídico por exemplo — devem ser evitados para a clareza das ideias. No mundo empresarial, quanto mais simples, direta e sem formalidades for a conversa, mais fácil se torna o entendimento.
Um exemplo comum de uma área que pode gerar muitos ruídos na comunicação é a contabilidade, ou até mesmo a tecnologia. Nem sempre os ouvintes, que podem ser gestores de empresas, entendem as siglas e os termos utilizados. Assim, é necessário adequar a linguagem para que ela consiga atingir todos os públicos.
Ter um canal de comunicação definido
Se o número de colaboradores da sua empresa for alto, se torna ainda mais difícil impedir que informações não se percam ou sejam distorcidas. Por esse motivo, adotar um canal oficial de comunicação se torna essencial.
O primeiro passo é realizar um levantamento sobre as reais necessidades do time, em seguida; elaborar um plano de comunicação interno, e, com base nisso estudar as ferramentas de comunicação disponíveis; suas funcionalidades e aplicações, para então escolher aquela que melhor se adequa ao seu público e necessidade. Alguns exemplos: Intranet, Rede Social Corporativa e outras ferramentas específicas para a gestão de times.
Lembre-se que é fundamental que as pessoas tenham pleno acesso aos planos de ação aos quais estão inclusas. Também, é importante criar um modelo de comunicação na qual as pessoas sejam constantemente lembradas das atividades que as competem execução ou avaliação no caso das lideranças, para evitar esquecimentos, atrasos e impactos maiores.
Integrar as diferentes áreas da empresa
É comum que haja uma circulação de informações mais funcional dentro dos setores, porém quando se trata de comunicação intersetorial o cenário é diferente. Isso acontece pela falta de visão sistêmica, ou seja, nem sempre as pessoas conseguem perceber que as ações suas, ou do setor, influenciam em mais áreas e pessoas da empresa – o que acaba se tornando um problema.
Sendo assim, é importante considerar o contexto geral e os objetivos estratégicos da empresa como um todo, ao criar um plano de comunicação. Estimular o senso se coletivo e a visão sistêmica das equipes constantemente também é parte importante do processo de melhoria na comunicação.
Isso ajuda a melhorar o clima organizacional e a identificar situações que podem gerar erros graves devido a informações que não foram repassadas como deveriam.
Ainda, manter os colaboradores bem informados sobre tudo que acontece dentro da organização contribui para o desenvolvimento profissional de cada um, já que as tarefas são melhor definidas e os erros minimizados.
Agora que você sabe como resolver problemas de comunicação dentro de uma empresa, identificou a incidência de algum desses na sua empresa? Vai colocar as soluções em prática? Deixe seu comentário!
