Como planejar projetos e obter sucesso executando e gerenciando o andamento
Independentemente do projeto, existe um fator comum que une todos eles: querer que ele seja bem executado e, assim, obtenha sucesso. Ninguém planeja algo esperando que não dê certo. Contudo, sempre há grandes possibilidades; para evitar o fracasso de um projeto, é preciso executar e gerenciar o seu andamento. O segredo de bons resultados está no percurso que leva até ele.
Neste artigo você vai entender a fundo a gestão de projetos nas empresas; vantagens, para que tipos de empresas esse modelo é indicado, como fazer um bom planejamento de projetos, dicas de como gerenciar e, ainda, os problemas comuns e como evitá-los.
Siga lendo para conferir!
O que é um projeto?
Em um sentido amplo, um projeto é um esforço temporário, que tem como finalidade um resultado único e possui recursos delimitados. Ele pode ser social, pessoal, cultural, empresarial ou de pesquisa.
Uma pessoa que deseja perder peso, por exemplo, precisa encarar essa vontade como um projeto para conseguir cumprir o seu propósito — ao menos se ela quer resultados mais rápidos e mais efetivos. É preciso estabelecer quantos quilos ela quer perder, determinar quanto tempo ela terá para isso e delimitar quais serão os seus gastos com atividades que a ajudem a alcançar a meta (academia, nutricionista, etc).
Para uma empresa que deseja lançar um novo site, a mesma coisa: é necessário tratar essa ideia como um verdadeiro projeto: criar oportunidades de realização, planejar recursos, prever riscos e estipular uma data para concluir.
O que é planejamento de projetos?
O planejamento de projetos consiste em uma série de práticas feitas logo no início, afim de estruturar os detalhes que devem, depois, guiar o gerenciamento e a execução do projeto. Em resumo, tem como objetivo detalhar as informações em um nível gerenciável, tornando-se uma referência completa sobre como o projeto deve ser conduzido e quais resultados que ele deve gerar.
Veja abaixo algumas informações essenciais que devem constar em um planejamento de projetos:
- Nome do projeto: como ele será conhecido dentro da empresa, para facilitar a comunicação;
- Partes interessadas: o time do projeto (gerente, patrocinador e interessados no resultado);
- Escopo: abrange o objetivo e as características do projeto;
- Metas: referências, para avaliar se o projeto atingiu as expectativas por meio de indicadores;
- Riscos: principais riscos e ações para evitá-los;
- Cronograma: detalhamento das tarefas e marcos do projeto, contendo datas de entrega, esforço estimado e responsáveis por cada atividade;
- Orçamento: custo estimado do projeto.
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento ou gestão de projetos serve para tornar a execução dos projetos mais eficiente. É a união de ideias e práticas, que servem para planejar, executar, monitorar e finalizar um projeto. Serve para auxiliar no gerenciamento do escopo, no gerenciamento das comunicações e em mais uma série de outros elementos importantes. Tudo isso para obter um resultado satisfatório em um tempo hábil.
Uma gestão bem feita sempre levará em conta o ciclo de vida (ou processo) do projeto, que consiste na separação do gerenciamento do projeto em etapas menores, que permitem determinar o ponto de partida e o período de finalização, conferindo ao projeto o caráter transitório que ele exige.
As etapas que compreendem o ciclo de vida de um projeto são quatro. Elas guiam as principais tomadas de decisões dos gestores. São elas:
1. Fase inicial
É quando o projeto começa a ser definido, onde são determinados os motivos, os objetivos e tudo o que é necessário para o andamento das etapas posteriores. As possibilidades e as restrições são analisadas, permitindo a abertura do projeto.
É importante também contar com a atuação dos clientes e das partes interessadas durante essa etapa inicial. Isso vai possibilitar o aumento da satisfação e também de uma melhor aceitação na entrega do resultado final, assegurando o êxito do projeto e permitindo que todos os envolvidos contribuam para a obtenção de resultados.
2. Organização e preparo ou, Planejamento
Essa fase do ciclo de vida necessita de alguns elementos como documentação, cálculo de custos, definição dos materiais a serem usados, adoção dos equipamentos necessários e a elaboração de métricas qualitativas.
3. Execução e monitoramento do projeto
Consiste na realização de tudo aquilo que foi planejado e estipulado nas etapas anteriores. É preciso que os planos sobre o projeto estejam devidamente revisados e adequados aos propósitos da equipe, mas imprevistos ainda podem ocorrer nessa fase. Quando eles surgirem, é necessário efetuar uma análise precisa das suas causas e reestruturar o planejamento.
Essa etapa é o momento do ciclo que mais exige recursos humanos e materiais no projeto. Além de executar, também é preciso monitorar, para obter um maior controle e visão sobre o projeto, tendo, assim, a oportunidade de dispor dos indicadores de desempenho e verificar se o projeto está sendo devidamente executado.
O monitoramento possibilita que a equipe tenha condições de analisar com eficiência o andamento, prevendo os riscos, planejando alternativas, e realizando relatórios de desempenho.
4. Encerramento
Após a realização das etapas anteriores, das tarefas executadas e do devido monitoramento, o projeto é concluído. Nessa etapa, é efetuada a entrega ao cliente, e são analisadas as lições aprendidas.
Ao observar criticamente o que foi realizado no projeto, a equipe está apta a realizar outros projetos com mais preparo, conhecimento e segurança. Por isso, a fase do encerramento deve ser usada para analisar os erros e os acertos.
Em suma, gerenciar projetos significa organizar pessoas, recursos e processos para se atingir um objetivo com início e fim definidos. Uma gestão de projetos bem feita exige organização e metas transparentes, além do comprometimento de todos os envolvidos.
Afinal, projetos falham quando as pessoas, os processos ou a comunicação não estão organizados. Manter os três sob controle é o que faz com que o projeto enfrente apenas pequenos contratempos fáceis de gerenciar. Para evitar essas armadilhas e garantir que seus projetos permaneçam no caminho certo, é preciso seguir o processo de gerenciamento de projetos.
Diferença entre projeto e processo
Processo é tudo aquilo que tem atividades repetitivas, que possui um esforço contínuo sem tempo determinado e que não possui um resultado único. Um projeto é algo temporário e com um resultado final exclusivo.
Ou seja, a diferença entre processo e projeto é a repetitividade das atividades. Um projeto é realizado uma vez só, as entregas serão realizadas para atingir um objetivo. Em um processo existe recorrência das atividades, onde as entradas são transformadas em saídas.
Quais as vantagens de trabalhar com gestão de projetos nas empresas?
A gestão de projetos contribui para o bom andamento das rotinas gerenciais, ajuda na resolução de problemas e facilita a tomada de decisões. Além disso, com o gerenciamento correto, é possível ter uma visão mais abrangente do negócio, fornecendo subsídios para manter a equipe inspirada e motivada.
Além de garantir sucesso e reduzir custos, trabalhar com projetos demonstra maturidade da empresa frente ao mercado. Investidores e clientes buscam por isso. Com uma gestão bem feita, é possível controlar os processos, cumprir com prazos, monitorar os lucros, reduzir riscos, agilizar a tomada de decisões e garantir a satisfação do cliente.
Como fazer uma boa gestão de projetos?
Só o fato de ter uma gestão de projetos, você já está no caminho certo. Contudo, seguir algumas estratégias e dicas aumentam exponencialmente as chances de sucesso dos projetos. Confira:
1. Esclarecer os detalhes do projeto antes de começar
Antes de começar a programar o projeto, é preciso saber o que ele envolve. Comece pensando no resultado final e pense no caminho da volta, retroativamente. Quais etapas e resultados menores precisam ser completadas para chegar ao produto final?
Reserve um tempo para entender tudo o que há para ser cumprido e de quais recursos precisará dispor para que isso aconteça. Ao detalhar o seu projeto, é importante adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos e começar a construir um planejamento com base nela.
Além de servir de roteiro para nortear as ações, o planejamento define os objetivos e estratégias. Procure não se distanciar do planejamento. Vale destacar que, mesmo com o projeto em andamento, é importante consultar o planejamento geral e, se necessário for, reformular algumas ideias.
2. Avalie seu projeto sob várias perspectivas e tenha sempre um plano B
Durante a fase de planejamento, é importante dar um passo atrás e observar o projeto a partir das perspectivas das diferentes funções. Alguns desafios não são perceptíveis à primeira vista. Afinal, o planejamento de projeto deve levar em conta as necessidades de cada função, prevendo e antecipando os problemas mais comuns que cada uma delas poderá vir a enfrentar.
É fácil deixar de considerar possíveis problemas ou perder oportunidades no momento do planejamento. Por isso, o ideal é ir mostrando para outros membros da equipe, conforme ele vai sendo construído para ver se eles enxergam algo que você talvez tenha deixado passar.
3. Elabore planos de ação
Para implementar o projeto, é indispensável elaborar os planos de ação contendo as atividades que precisam ser feitas, os requisitos, etapas, a data limite para entrega, e os responsáveis pela execução. Com acesso a essas informações, fica mais fácil monitorar a evolução do projeto.
4. Acompanhe o projeto de perto
Não subestime ou deixe de lado o monitoramento diário do projeto. É esse acompanhamento frequente que fará toda a diferença nos resultados, determinando se eles serão de sucesso ou falha. Portanto, monitore tudo bem de perto: a qualidade, os custos, os prazos, a equipe, o status, as datas, o processo, dentre outros fatores. Se algo fora do esperado for notado, ponha em prática ações para solucionar eventuais problemas de performance.
5. Faça reuniões periódicas
Este item, de certa forma, complementa o anterior. Para fazer um bom gerenciamento de projetos, é de suma importância realizar reuniões periodicamente. Esses encontros devem ser feitos tanto com a equipe quanto com os clientes, a fim de avaliar o desempenho, mensurar os resultados, receber e emitir feedbacks.
As reuniões são importantes também para trocar ideias, ouvir o que a equipe tem a dizer e, com base nas opiniões, tomar decisões e melhorar os processos gerenciais. Nessas ocasiões, também é interessante criar ou atualizar documentos, como planilhas e relatórios, para tornar a apresentação mais concreta e ter onde buscar as informações posteriormente.
6. Escolha as pessoas certas para a equipe do projeto
Um projeto será tão bem-sucedido quanto as pessoas que trabalham nele. Cada membro da equipe deve ser escolhido por suas habilidades e personalidades, porque elas farão parte do projeto.
O encontro de habilidades e personalidades conflitantes poderá atrasar — ou até mesmo desestabilizar completamente — um projeto. Reunir pessoas pensando em quem seria o melhor para cada etapa de cada projeto pode tornar o processo muito mais leve e com resultados mais satisfatórios para todos.
7. Mantenha a equipe engajada
Não basta ter as melhores pessoas com as melhores habilidades se elas não estiverem motivadas. Para um projeto ser bem-sucedido, é imprescindível manter a equipe com vontade e entusiasmo de torná-lo uma realidade. Profissionais motivados são muito mais produtivos e eficientes, afinal, sentem vontade de trabalhar e demonstram prazer em executar. Sendo assim, estabeleça metas, ofereça estímulos materiais, elogie, dê feedbacks. Faça com que os colaboradores se sintam parte do projeto.
8. Defina metas atingíveis para medir o progresso
Grandes projetos podem sofrer desvios ou atrasos se não tiverem metas específicas e mensuráveis ao longo do caminho. Definir metas divide um projeto em pontos de checagem frequentes. Você pode usá-las para engajar sua equipe e ajustar o cronograma e as datas do projeto à medida que for avançando.
Estabelecer metas também é uma excelente estratégia de gestão para as partes interessadas. Se você tiver indicadores com prazos definidos ao longo do projeto, poderá relatar aos clientes como ele está evoluindo, sem ter que tentar explicar cada tarefa, seus status e sua relação com o projeto como um todo.
9. Avalie seu processo após a conclusão do projeto
Após a conclusão e depois dos relatórios, informativos ou retrospectivas — como preferir chamar —, você precisa avaliar o projeto. É necessário ir além de ter sido um sucesso ou um fracasso, olhar para cada meta e passo que deu durante o processo.
Primeiro, celebre suas vitórias. O que correu bem e o que você quer reproduzir no futuro? Em seguida, procure os pontos de falha, onde houve rupturas no processo, e se pergunte o que você pode mudar no próximo projeto para evitar os mesmos erros e problemas. Essa análise ajudará você a refinar seu processo de gerenciamento e tornar seus próximos projetos ainda melhores.
Quais são os principais problemas na gestão de projetos e como evitá-los?
Apesar de ser difícil encontrar algum projeto que não tenha tido nenhum erro ou, ao menos, uma pequena falha durante sua execução, é possível minimizar a quantidade de rupturas que afetem o resultado final.
Ao conhecer quais são os principais problemas na gestão de projetos, fica muito mais fácil saber como evitá-los e, caso eles ocorram, saber como solucionar. Por isso, acompanhe a seguir os erros mais comuns em um gerenciamento de projetos:
1. Falta de planejamento
Pode parecer óbvio, mas, apesar de ser uma premissa básica para iniciar um projeto, a falta de planejamento é um dos principais erros quando se trata de gestão dos projetos. Ela normalmente acontece quando não é realizado o mapeamento completo de todos os detalhes desse novo desafio.
Por isso, realize a distribuição das tarefas entre sua equipe, estimativa de custo, tempo de entrega das demandas, todas as etapas do projeto, e, por último, não esqueça de sanar as dúvidas que possam vir a surgir entre a equipe. É fundamental para a execução do projeto que todos tenham entendido suas funções.
Além disso, um erro comum é utilizar um planejamento de um projeto passado para o atual. Tenha em mente que o que serviu para um não necessariamente é o ideal para o outro. Isso pode acabar elevando seus custos e colocando em risco o sucesso do projeto.
2. Problemas de comunicação entre a equipe
A comunicação entre lideranças e equipe é algo fundamental e, muitas vezes, por não ser efetiva, pode acarretar em diversas falhas, que podem ser desastrosas para o bom andamento de seu projeto. Por isso, antes de melhorar a comunicação com o cliente, invista em melhorar a comunicação entre sua equipe. Depois, melhore também com o seu cliente, afinal ele precisa saber o andamento das entregas e os resultados do projeto. Para que isso ocorra da melhor forma, é preciso criar e estabelecer duas maneiras de comunicação: uma entre liderança e equipe, e uma entre a sua empresa e o cliente.
3. Realizar muitas alterações durante a execução
Alterações durante a execução de um projeto são normais e, inclusive, necessárias. Contudo, um projeto com seu planejamento bem feito, normalmente, possui poucas alterações em seu escopo até o final. Caso seja preciso ficar alterando a todo momento alguma coisa no seu projeto, talvez seja melhor sentar com a equipe e re-planejar.
Afinal, vale mais a pena gastar um pouco mais de tempo refazendo todo o planejamento e evitando alterações durante o trajeto, do que ter que ficar alterando a todo momento o seu projeto. Isso ajuda a evitar adiamentos no andamento das entregas.
4. Pessoas erradas para exercer as funções
Você pode ter uma equipe incrível e com habilidades excelentes, porém é preciso saber em qual função cada membro se encaixa. Delegar as atividades entre os colaboradores de sua equipe é fundamental para que seu projeto tenha sucesso.
Por isso, é necessário pensar muito nas características e habilidades de cada pessoa ao delegar as tarefas do projeto. Além disso, também é preciso acompanhar de perto a execução para que, caso alguém esteja sobrecarregado, outro integrante possa assumir.
Essa questão está interligada com os problemas de comunicação entre sua equipe e a falta de planejamento. Afinal, se um projeto foi mal planejado ou não possui uma comunicação adequada, as lideranças não conseguem identificar quem está sobrecarregado para, assim, melhorar o fluxo de trabalho.
Se você está querendo obter sucesso com os seus projetos, execute e gerencie o andamento dele seguindo as dicas deste artigo. Outra forma de garantir planejamento e execução eficiente de um projeto, é com o apoio da tecnologia; conheça o Scoreplan e veja como é possível automatizar processos e deixar a comunicação e o fluxo de trabalho mais ágil e fluido.
