Kanban vs Scrum: entenda as diferenças entre eles e como usar

Atualmente há diferentes métodos adotados por empresas do mundo todo, de diferentes tamanhos e segmentos, quando se trata de gestão de atividades e projetos. Os métodos Kanban e Scrum são os que mais têm conquistado profissionais.

É comum haver dúvidas sobre qual adotar e, confusões na diferenciação sobre eles. Por isso, neste artigo além de trazer as características principais do Kanban e do Scrum, vamos também abordar em quais situações devem ser utilizados e as diferenças entre eles, além de vantagens e desvantagens de cada um.

Kanban vs Scrum: siga com a gente para entender tudo!

O que é Kanban?

O método Kanban surgiu a partir de processos industriais e propõe a criação de uma estrutura visual que explora a divisão de tarefas em três blocos distintos: to do (a fazer), work in progress (trabalho em andamento) e done (feito). O termo significa “tabuleiro” e não é incomum ser feito com os conhecidos post-its.

Dessa forma, é uma estratégia de gestão visual exibida em um layout em formato de quadro (físico ou digital), com colunas que representam cada estágio de trabalho, mostrando qual é o status da ação, quais são as tarefas pendentes, quais estão em andamento e quais já estão feitas.

Se você pesquisar um pouco sobre o Kanban, verá que em suas raízes trata-se de um método que tem como foco gerenciar a criação de diferentes produtos a partir de uma visão de entrega contínua, com o cuidado de não sobrecarregar os times.

No entanto, atualmente o Kanban é utilizado muitas vezes como forma de gerenciar atividades, a partir de um plano de ação do planejamento estratégico por exemplo, atividades de um projeto ou ainda, para a gestão e o acompanhamento de tarefas mais rotineiras.

O objetivo do Kanban, com a visualização, é criar um fluxo onde as tarefas estejam sincronizadas com a capacidade de entrega das pessoas e equipes, além de proporcionar uma maior clareza dos gargalos existentes nos processos (e que causam atrasos), de forma que sejam ajustados de maneira rápida.

O que é Scrum?

O Scrum surgiu dentro do universo de desenvolvimento de software e é um framework ágil baseado em um conjunto pré-estabelecido de características, valores, instrumentos e eventos – pensados para garantir a entrega de projetos em um tempo mais curto e, com grande valor agregado.

Sendo assim, é considerado uma estrutura de colaboração e conclusão de trabalhos de alto impacto. Por ser uma estrutura completa, pode-se assegurar que o Scrum contribui muito para as equipes trabalharem unidas e em harmonia.

O Scrum consegue fazer isso porque sua estrutura estimula os times a aprenderem rápido com as experiências (e os erros), além de terem mais atenção com a organização na busca pela resolução de problemas.

Kanban vs Scrum: entenda as diferenças e semelhanças

Quando o assunto é Kanban vs Scrum, é importante entender quais são as diferenças e semelhanças entre os dois métodos, de forma que fique claro o conceito de cada um e não haja confusão.

Apesar de apresentarem similaridades, como você verá a seguir, há sim disparidades entre as técnicas. Ter o conhecimento delas permite que você e a sua equipe façam a melhor escolha para a sua empresa.

Para começar, o que os dois têm em comum é que são sistemas de organização criados para garantir equipes alinhadas, processos ágeis e entregas de ato valor que atendem e superam as expectativas dos stakeholders.

Agora, confira alguns tópicos importantes sobre os dois métodos:

Times e definição de papéis

No Kanban, não há a necessidade de designar papéis específicos, sendo um método que requer menos supervisão. Por outro lado, a ausência da definição de responsabilidade pode se tornar um gargalo para bons resultados. No entanto, se pensarmos na utilização do Kanban para gestão de projetos e atividades, é impossível não designar papéis, portanto, essa afirmação funciona quando pensamos no Kanban em suas raízes, para controle de estoques por exemplo.

Já com o Scrum, é fundamental a definição de três funções pré-definidas: scrum master (responsável por garantir que o Scrum seja entendido e aplicado), scrum owner (responsável por maximizar o valor do produto) e scrum team (equipe de profissionais responsável pelo desenvolvimento do produto). Ou seja, exige equipes multifuncionais e auto-organizadas.

Evolução dos processos

Quando falamos sobre processos, há diferenças. O método Kanban tem como foco a otimização do fluxo de trabalho e, valor para o cliente; o que traz melhorias em diversos aspectos, como na eficiência e eficácia gerais, assim como em previsibilidade de processos.

Por sua vez, o Scrum é um processo que prevê repetições e aprimoramento gradual, tendo como base o conhecimento e a tomada de decisões que vêm da experiência. É sustentado por três pilares: transparência, inspeção e adaptação.

Cliente como foco

Aqui há mais uma característica em comum entre os dois: ambos são 100% orientados à criação e desenvolvimento de soluções para os clientes, tendo como prioridade número 1 a sua satisfação por meio de uma entrega contínua e visionária, com maior valor agregado.

Realização de reuniões

Temos mais uma discordância entre os métodos quando se trata de reuniões. No Kanban, os encontros não são previamente marcados e não há obrigatoriedade da sua duração. Por outro lado, o Scrum exige reuniões para acompanhamento dos projetos e estabelece 15 minutos por dia, sendo conduzidas pelo scrum team.

Flexibilidade e transparência

Nesse ponto, encontramos mais uma similaridade entre os sistemas, já que uma característica do Kanban é ser muito flexível, enquanto o Scrum também preza pela flexibilidade, já que permite revisões do planejamento, mudanças de direção e adaptações nas interações.

Essa agilidade oferece uma estrutura de melhoria contínua na gestão e desenvolvimento de projetos. Por conta das inevitáveis mudanças que surgem no decorrer da realização de projetos, é fundamental contar com métodos que sejam adaptáveis.

Além disso, os dois propiciam transparência ao processo.

Divisão das tarefas

Outra semelhança entre os dois é que os projetos podem ser divididos em tarefas menores, o que diminui o tempo de realização. Além disso, o Kanban e o Scrum buscam entregas frequentes e, por isso, focam em equipes auto-organizáveis.

Velocidade

Quando falamos sobre velocidade, há diferença entre eles. No Kanban, o desenvolvimento das atividades é constante, apresentando um fluxo contínuo de entregas, assim como de execução.

Já o Scrum prevê que as atividades sejam realizadas dentro do sprint (arrancada), definida a partir do product backlog (carteira de produtos). Durante esse período, que dura em geral de duas a quatro semanas, o foco do time é finalizar as tarefas determinadas.

Os sistemas também utilizam maneiras diferentes de medir as entregas das equipes. Para o Kanban, utiliza-se o work in progress, o que limita o número de atividades. Já o Scrum foca na velocidade. Em outras palavras, na produtividade alcançada em cada sprint.

Quais são as principais aplicações do Kanban?

Agora que já entendemos mais sobre o “duelo” Kanban vs Scrum, vamos falar sobre as principais aplicações do Kanban, para trazer ainda mais clareza.

Como já deve ter ficado claro, um dos diferenciais do Kanban é a visualização do fluxo de trabalho. Então, se o seu desejo é visualizar o seu trabalho com clareza, este método é para isso. Além de identificar as tarefas nas colunas to do, work in progress e done, podem ser acrescentadas identificações mais específicas, como o colaborador responsável por cada atividade, além de dificuldades a serem superadas ou que precisam de atenção.

Outro uso do Kanban é o estabelecimento de um limite para o trabalho em andamento em termos de prazo ou prioridade. Esse fator é importante para evitar que haja sobrecarga de trabalho ou que se perca o controle sobre as tarefas. Estipular um limite faz com que os times realizem primeiro as atividades mais importantes.

O Kanban deve ser utilizado também por quem deseja focar na melhora do fluxo de trabalho. Com o quadro sendo acompanhado pela equipe, de forma natural o trabalho começa a fluir melhor. É importante ficar atento a questões que causem interrupções e passar a vê-las como oportunidades de aperfeiçoamento. O objetivo maior é que o trabalho flua sem paralisações.

Outra aplicação do Kanban é a melhoria contínua. Ao monitorar o modo como o seu time funciona ancorado no sistema, analisando a sua resposta a ele, é possível enxergar maneiras de trazer melhorias com o passar do tempo, o que certamente traz mais assertividade ao fluxo de trabalho.

A partir disso, é possível utilizar o Kanban para:

• Criação e manutenção de produtos e serviços
• Gestão de atividades
• Gestão projetos
• Fluxo de vendas
• Planejamento Estratégico

Quais são as principais aplicações do Scrum?

Depois de abordar com mais profundidade o Kanban, chegou o momento de falar sobre as principais aplicações do Scrum. Vamos lá!

O Scrum é muito indicado para quem deseja desenvolver auto-organização. Isso porque é necessário que cada membro da equipe assuma as suas responsabilidades para que seja possível desenvolver um trabalho em conjunto eficaz. Além disso, colabora para que o ambiente se mantenha criativo.

Outro ponto forte do Scrum, complementando o anterior, é a cooperação. Nesse sistema, a gestão de projetos só acontece quando é vista como um processo de criação de valor compartilhado. Ou seja, quando há consciência de que as equipes devem trabalhar juntas para entregar sempre o maior valor.

O Scrum prevê também a manutenção de valores importantes, como transparência, avaliação e adaptação, fundamentais para que o controle empírico de processos seja mantido pelos colaboradores.

Como complemento ao anterior, o Scrum mantém como sua prioridade o valor da sua entrega. Por utilizar a repetição, as equipes estão sempre se certificando de se aprimorar e entregar produtos relevantes e funcionais ao final de cada Sprint. Isso se dá também por estarem sempre atentas ao feedback de clientes.

A partir disso, é possível utilizar o Scrum em:

• Desenvolvimento e gestão de produtos e serviços
• Gestão de projetos
• Resposta a mudanças
• Colaboração com clientes
• Redução de falhas

Quando usar Kanban e quando usar Scrum?

Afinal, se tanto o Kanban quanto o Scrum ajudam as equipes a alcançar as metas de forma mais rápida, melhoram a comunicação e incentivam um senso mais forte de responsabilidade, como saber qual é a melhor alternativa para o seu negócio?

O recomendado é que equipes que estão iniciando o uso de uma abordagem auto-organizada para a gestão de projetos optem pelo Scrum, já que ele fornece mais ferramentas para orientar o desenvolvimento e o trabalho iterativo, além de uma maior estrutura.

Nesse sentido, é interessante às equipes mais experientes o uso do Kanban por ser uma maneira de manter o ritmo de execução sem a necessidade de regras excessivas de como os membros devem abordar seus trabalhos.

Outra recomendação é que, para projetos mais simples ou de pequena escala, é possível colocar em prática o Kanban apenas com a utilização de um quadro branco, notas coloridas tipo post-it e marcadores de texto. Também pode ser uma maneira de começar a criar uma conexão com o método.

Por outro lado, quando se trata de projetos maiores ou mais complexos, a gestão feita dessa forma pode se tornar difícil e confusa. Por isso, muitas vezes, as equipes que decidem adotar a estrutura Kanban utilizam um quadro digital para gerenciar as tarefas de forma mais fácil e fazer o acompanhamento.

Com o Scrum, como já foi pontuado, os times trabalham dentro de sprints com prazos definidos, onde as entregas finais são muito importantes para as demais equipes. Por isso, é essencial haver comunicação, autoavaliação e feedback para que os processos aconteçam sem maiores dificuldades. Por isso, pode ser mais indicado para equipes que já trabalham em sincronia.

Porém, acima de tudo, a decisão por Kanban vs Scrum vai depender dos tipos de projetos que sua equipe está envolvida, assim como do nível de preparo para absorver mudanças em seus fluxos de trabalho sem prejuízos.

Quais as vantagens e desvantagens do Kanban?

Para te ajudar ainda mais a ficar por dentro de como funciona o Kanban, vamos listar os prós e contras do método a seguir. E não, não existe método perfeito. Então, confira:

Vantagens do Kanban

A primeira vantagem que queremos reforçar é que o método facilita a manutenção do fluxo de trabalho, por tudo o que já falamos até aqui.

Além disso, por ser um modelo visual, possibilita maior clareza em relação a este fluxo. Poder ter uma visão panorâmica faz com que os gargalos possam ser vistos e ajustados com maior facilidade e agilidade.

Outro fator positivo é a possibilidade de alterar o trabalho que já está em andamento. Por conseguir enxergar os avanços feitos e as tarefas ainda a fazer, o líder tem a percepção de erros ou atrasos, agindo para que o time não fique com mais ou menos atividades do que o adequado.

O baixo custo é outra vantagem, já que a implantação do Kanban não costuma exigir altos investimentos.

Além disso, um benefício é possibilitar a otimização do tempo, porque a divisão dos projetos em pequenas tarefas facilita para o colaborador saber o que fazer, sem a sensação de sobrecarga, que pode atrapalhar muito.

Dessa forma, estimula a autonomia dos colaboradores, porque eles ficam mais à vontade para trabalhar por conta própria sem grandes ou rotineiras intervenções do líder. Sem a demanda de muitas reuniões, é um método que tem como foco a execução adequada.

Com menos burocracia, é possível aumentar a produtividade com o Kanban, já que ele reduz os ruídos entre as diferentes partes. Dessa forma, o clima organizacional também é beneficiado, porque quando todos sabem o que fazer há um maior bem-estar geral.

Desvantagens do Kanban

É preciso ter consciência que o Kanban é um método que precisa de disciplina para funcionar. Pode não parecer uma desvantagem, mas dependendo do perfil da sua equipe, pode ser mais desafiador colocar em prática esse sistema. Afinal, é papel de cada colaborador preencher o quadro com as informações corretas e no momento certo. Caso não seja feito isso, o Kanban torna-se praticamente inútil.

Outra desvantagem é que demandas urgentes são um desafio. Isso acontece porque o Kanban mostra-se uma ferramenta instável em casos não previstos. Como possui apenas três especificações (to do, work in progress e done), não se tem clareza onde se encaixaria um pedido “pra ontem”.

Por isso, é importante saber que o Kanban é um sistema que funciona bem para produção em série, porque pedidos emergenciais impactam de forma negativa todo o processo. Se a sua equipe costuma lidar com demandas urgentes, pode não ser uma boa escolha.

Quais as vantagens e desvantagens do Scrum?

Agora chegou o momento de abordarmos os prós e contras do Scrum, que também não é perfeito. Se você pensa em optar por ele, confira:

Vantagens do Scrum

Uma das vantagens do Scrum é ajudar as equipes a concluir os resultados dos projetos de forma mais rápida, além de mais eficiente. Isso acontece porque se sabe o quê e quando será entregue, já que há priorização da entrega.

O aumento da motivação da equipe também é uma vantagem. Ao trabalhar com tarefas e sprints, o time sente-se valorizado por ter consciência do seu valor, além de ver mais facilmente a importância do processo em si. O esforço individual de cada membro é enaltecido durante as reuniões diárias.

Poder testar hipóteses durante o desenvolvimento de produtos ou serviços dentro do prazo do sprint é outro pró do Scrum. Dessa forma, há validação de valor. Além disso, grandes projetos podem ser divididos em sprints que facilitam muito a gestão do seu desenvolvimento.

Vale destacar também que é um método que funciona bem para projetos rápidos, uma vez que sprints curtos permitem que sejam feitas alterações baseadas em feedbacks de clientes e stakeholders com mais facilidade. É uma metodologia ágil, afinal.

Sendo assim, a adaptabilidade também é uma de suas características positivas, já que se adapta rapidamente a imprevistos ou mudanças.

Desvantagens do Scrum

Podemos dizer que a maior desvantagem do Scrum é a necessidade de seguir o processo à risca para que se tenha sucesso. Os motivos de se não conseguir êxito podem ser, entre outros, falta de conhecimento técnico, resistência do time ou falta de experiência com o uso de metodologias ágeis.

Por isso, é fundamental preparar a equipe, deixando claro os benefícios de se utilizar o Scrum, além de explicar como vai funcionar o projeto até que se chegue ao resultado esperado. Dessa forma, adotar o método em grandes equipes pode ser um verdadeiro desafio.

Outro ponto fundamental é o comprometimento de todos na execução do que é proposto. Já se sabe que se os colaboradores não se comprometerem a serem assertivos e cooperativos, o fracasso pode ser o resultado. Logo, o Scrum tende a ter sucesso quando conta com uma equipe de membros experientes.

Um fator negativo é o impacto das reuniões diárias, previstas pelo sistema, que podem acabar frustrando os membros da equipe. É necessário cuidado e atenção para que não sejam apenas burocracia.

Mais um contra do Scrum é que, para atingir um patamar de alta qualidade, pode levar um tempo maior do que imaginado, e para isso é recomendado que a equipe passe por um processo de teste agressivo.

Afinal, como escolher entre Kanban vs Scrum?

A decisão pela melhor opção para sua equipe depende de vários fatores, como a análise do contexto no qual a sua empresa está inserida, o entendimento dos objetivos e da complexidade dos projetos e a abertura dos membros da equipe na adoção de novos sistemas de trabalho.

De qualquer forma, o Kanban pode ser uma escolha mais acertada quando se trata de um time com demandas mais abrangentes. Já o Scrum pode ser a melhor alternativa se as demandas precisam de mais definição e organização.

Se a sua empresa não se encaixa nesses quesitos, é possível ainda optar por uma combinação das duas metodologias, um método híbrido, já que as duas técnicas são frameworks ágeis. Hoje já existe o Scrumban, que utiliza o Scrum como método de trabalho e alguns aspectos do Kanban para obter melhorias contínuas.

Seja qual for a sua escolha, não há dúvida de que uma solução de trabalho em equipe poderosa é essencial para se alcançar uma gestão eficaz de projetos e atividades.

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